Согласно нормам и требованиям, содержащимся в 62 статье Трудового кодекса, а также, исходя из информации, опубликованной в 7 пункте правительственных Правил – каждый работодатель должен выдать по запросу (оформляется соответствующее заявление) сотрудника необходимые документы, в том числе и копию трудовой книжки.
Стоит отметить, что данное право на получение копии установлено и в 84.1, а также 89 статьях Трудового кодекса, предусматривающим бесплатную выдачу этого документа не позднее 3 дня после направления работником заявления на её выдачу. При этом, многие читатели рубрики о трудовом праве сайта «Юридическая скорая помощь», к сожалению – путают копию книжки и её дубликат, правила выдачи которого чётко прописаны в инструкции, которая входит в 69 Постановление Министерства Труда.
Сегодня я – автор и практикующий юрист Олег Устинов, расскажу Вам как заверить трудовую книжку в 2020 году и о том, как избежать при этом наиболее распространённых ошибок, которые могут привести к конфликтам сторон и судебным искам.
Оставайтесь с нами!
Общая вводная информация
Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность. При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.
Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.
Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж.
РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:
Что делать, если вас заставляют делать чужую работу?
Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:
- не более 5 000 российских рублей — для работодателя;
- от 30 000 до 50 000 российских рублей – для организации.
А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.
Порядок заверения копии трудовой книжки в 2020 году
Начинать создание копии трудовой следует с самого первого листа книжки, на котором содержится информация об её владельце. После этого, можно приступать к страницам с записями, а последним шагом – должен стать лист с записью от самого работодателя, выдающего копию.
Затем копию необходимо обязательно заверить соответствующим требованиям способом. На сегодняшний день, существует 2 варианта такого заверения:
- Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;
- или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.
В большинстве случаев, из-за очевидного удобства и скорости, используется второй способ, ведь работодателю гораздо проще поставить одну печать, чем заверять каждый лист отдельно. Сам же порядок заверения предельно прост – работодатель пишет на копии «Копия верна» или «Верно» (обе приведённые формулировки могут использоваться по собственному усмотрению). При этом, обязательно указывается должность заверяющего, его ФИО и подпись.
[info-box type=»warning»]Важно: Помните, что правом заверять копии трудовой книжки обладают не все сотрудники! Законодатель настаивает на том, что данная процедура может осуществляться исключительно уполномоченными на такие действия людьми![/info-box]
Следующим этапом является проставление печати организации-работодателя (конечно же, если она используется). В тех случаях, когда фирма не использует печать – заверяющий должен написать следующее – «Верить без печати». Осталось прописать дату и проверить правильность всех страниц, на которых должна быть заверяющая запись. Также, напоминаем, что данная запись должна присутствовать на каждом обороте листа копии книжки, если работодатель делал двустороннюю копию!
Вышеописанный процесс заверения аналогичен и для копии трудовой, которая сшита в один документ, кроме того, что в этом случае – заверяющий сотрудник должен указать количество страниц в копии, пронумеровав их.
РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:
Няня без опыта работы — как устроиться?
Также, на одной из страниц настоящий работодатель обязан зафиксировать то, что сотрудник, которому выдаётся копия книжки – продолжает осуществлять на его фирме трудовую деятельность.
В 2020 году полномочиями на заверение и выдачу копий трудовых книжек обладают следующие лица:
- руководитель фирмы;
- бухгалтер;
- работник отдела кадров;
- предприниматель.
Если же копия документа будет заверена подписью любого другого лица – она будет считаться недействительной!
Особенности и новые правила заверения в 2020 году
Теперь, давайте рассмотрим актуальный порядок действий при заверении копии трудовой, который начинает действовать с 1 июня 2020 года. Кроме всего вышеперечисленного, работодателю нужно проставлять ещё одну запись, которая содержит сведения о фактическом месте хранения оригинала копии выдаваемого документа! Без этой записи копия будет считаться недействительной!
Заверитель может указать в качестве места хранения обычный сейф, располагающийся в отделе кадров или же номер личного дела своего сотрудника, в котором собраны для хранения все документы работника. Рассматриваемая надпись проставляется в одном месте, а именно – на странице настоящего работодателя (там, где он указывает, что данное лицо до сих пор является сотрудником его организации).
Распространённые ошибки при заверении книжки
Предпринимателю и руководителю организации, в первую очередь, нужно ознакомить с новыми правилами заверения копий остальных уполномоченных на это сотрудников! Но, это совсем не значит, что работник, получающий копию документа, не должен проверять актуальность данных и соответствие копии нормам и требованиям законодателя. Ведь, в случае ошибки, именно сотруднику придётся повторно обращаться в орган, требующий предоставить копию!
А потому, получая на руки копию – не поленитесь проверить её на наиболее распространённые ошибки из этого списка:
- Подпись заверяемого лица проставлена не на всех страницах. Данный пункт относится лишь к случаям, когда заверяется не сшитая копия.
- Печать фирмы или надпись «Копия верна» проставлена не на каждом листе. Порою, в спешке сотрудник, заверяющий копию трудовой, пропускает несколько или один лист. Как Вы могли догадаться, этот пункт также относится к не сшитым копиям.
- Лицо, заверившее копию – не обладает полномочиями совершать данные действия. Это редкая, но грубая ошибка, ведущая к недействительности документа! Поэтому – обязательно проверьте, чья именно подпись присутствует на странице/страницах копии.
- На странице или страницах копии отсутствует запись о том, что работник продолжает работать в данной организации.
- Отсутствует информация о месте хранения оригинала трудовой книжки.
- Печать фирмы-работодателя проставлена так, что она не касается копии.
Источник: law-03.ru
Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем
Копия трудовой книжки может понадобиться человеку во многих случаях, например, для получения ипотечного кредита или загранпаспорта. Но для того чтобы она имела юридическую силу, ее нужно заверить в установленном порядке.
Правила заверения трудовой книжки
В законодательстве нет конкретных правил, как должна выглядеть копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Образец можно составить на основе рекомендаций по делопроизводству, в частности в ГОСТе 6.30-2003, в пункте 3.26 можно найти следующие рекомендации:
- На копии проставляют гриф «Верно».
- Ставят должность и фамилию с инициалами, лица заверившего документ и его подпись.
- Указывают дату заверения.
- Ставят печать.
Организация может сама определить, какой печатью ей заверять копию, то есть можно использовать не только гербовую, но и печать отдела кадров. Но при этом нужно знать, для чего нужна копия, поскольку многие организации, например, некоторые банки, требуют наличие именно гербовой печати.
Заверение трудовой книжки
В соответствие со ст. 62 ТК РФ работник вправе получить копии и выписки любых документов, связанных с трудовой деятельностью, в том числе трудовой книжки. Правила оформления и заверения копии трудовой книжки должны соответствовать ТК РФ и стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Как запросить и получить копию трудовой книжки
Для получения заверенной копии трудовой книжки работник должен обратиться с письменным заявлением к работодателю. Цель получения копии указывать в заявлении не обязательно. Срок оформления и выдачи заверенной копии не может превышать 3 рабочих дней, а платить за этот работник не должен.
Трудовая книжка находится на ответственном хранении у работодателя только в период действия трудового договора. Делать копию и заверять ее в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 будет специалист предприятия, на которого возложены такие обязанности (как правило, этим занимается кадровая служба или делопроизводство).
Получить копию трудовой книжки можно на руки, о чем ставится подпись в личном деле. По просьбе работника копию могут направить по почте (например, если сотрудник находится в длительной командировке). Также копию документа может получить представитель, если ему выдана доверенность.
Если заверенная копия трудовой книжки нужна в период нетрудоспособности или после увольнения, нужно обращаться в нотариальную контору. Чтобы нотариус удостоверил тождество, нужно представить оригинал трудовой книжки. Услуги по удостоверению платные, а тариф определяется прейскурантом нотариуса.
Консультация юриста в чате или по телефону: 8 (800) 101-46-29
Как правильно сделать копию трудовой
В электронном виде копия выдается, если такое требование указано в заявлении работника, а у предприятия есть техническая возможность удостоверения документов ЭЦП. Если предприятие не имеет цифровой подписи, в ответе на заявлении нужно указать на невозможность заверения электронной копии документа.
При снятии копии с трудовой книжки и подготовки ее к заверению нужно учитывать следующие правила:
- при создании копии на двух и более страницах, второй и последующие листы нумеруют;
- номера страниц проставляются посередине верхнего поля копии на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;
- допускается создание копий на лицевой и оборотной сторонах листа (ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должны быть равны).
После снятия копий все листы должны быть прошиты в порядке нумерации. Сложенные листы сшиваются по левому краю, а края ниток заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист копии.
Как заверить копию трудовой книжки
Перечень сведения для заверения копии трудовой книжки может быть обязательным и рекомендуемым. К обязательным правилам удостоверения копий закон относит:
- на копии ставится отметка «Верно»;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- указывается на место нахождения и хранения оригинала трудовой книжки.
Если копия сделана на одной странице, сведения о заверении указываются только на нем. Если копия сделана на двустороннем листе, заверяются обе стороны. Для прошитой и пронумерованной копии отметку о заверении можно поставить на бумаге, которой скреплены нитки сшивания.
Для внутреннего документооборота на предприятии может устанавливаться дополнительный (рекомендуемый) состав сведений.
Источник: gogov.ru