Журнал регистрации трудовых договоров образец

Приняв нового сотрудника на должность, работодатель оформляет с ним трудовой контракт.

В журнал для их учета и регистрации записывается вся нужная информация о трудовых сделках, совершенными со специалистами организации.

Регистрируются как заключенные новые трудовые договора, так и дополнительные соглашения к уже существующим контрактам с изменениями условий.

Обязательно ли вести книгу учета?

Сегодня многие сотрудники кадровой службы задаются вопросом, обязателен ли для заполнения данный журнала учета.

Благодаря оформлению учетного сводного журнала, договор, оформленный на предприятии, не сможет потеряться, и сам факт существования соглашения со специалистом легко доказывается.

Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда.

Регистрация и грамотный учет трудовых договоров позволяет быстро составлять отчетность в статистику для крупных фирм и организаций.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА

Также необходимость учета данной документации заключается в выдаче справки трудящемуся при увольнении и устройстве на другую работу. Зачастую работодатели требуют подтверждать предыдущее место деятельности справкой установленного образца.

[stextbox один важный момент необходимости ведения журнала — рассмотрение трудовых конфликтов. При его отсутствии позиции работодателя в суде становятся менее убедительными.[/stextbox]

Как заполнить бланк?

Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера. Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала.

Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.

Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании).

В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные). На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения.

Бланк журнала учета может содержать следующие пункты:

• номер по порядку;
• дата договора;
• номер трудового контракта;
• данные о дополнительном соглашении к договору;
• должность, на которую принят работник (по приказу);
• ФИО подчиненного, заключившего трудовой контракт;
• характер работы: основная или по совместительству;
• роспись ответственного сотрудника за сделанную запись;
• комментарии (важная информация по поводу трудовой деятельности специалиста).

Последняя страница обязательно содержит надпись о закрытии журнала регистрации и сдаче его в архив. Также заполняются данные о количестве заполненных листов и номеров подписанных контрактов. Далее указывается должность ответственного специалиста и соответствующее основание (приказ или распоряжение с указанием его номера и даты).

Регистрацию договоров можно делать сквозную (если документов небольшое количество), или же каждый год начинать нумерацию с номера «один» (для более крупных компаний).

Скачать образец заполнения

[stextbox примерный образец журнала учета и регистрации трудовых договора и доп соглашений к ним — excel.[/stextbox]

Особенности оформления

Срок хранения документа составляет 75 лет.

При обнаружении ошибки в частично заполненном журнале требуется закрыть его досрочно. На завершающей странице учетной книги делается необходимая запись о его закрытии, издается об этом приказ.

[stextbox изменения в журнал можно по разным причинам: перевод на иную должность, отстранение от занимаемой должности, смена работодателя или трудовых функций.[/stextbox]

Данные изменения в первоначальный контракт с работником не вносятся, а оформляется дополнительное соглашение к нему. Количество доп соглашений к трудовым договорам законом не ограничено. Крупные компании могут также вести учет дополнительных соглашений.

Причем доп соглашения можно учитываться по-разному. Можно проводить их регистрацию отдельной строкой в том же порядке, что и основной документ. Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Журнал регистрации трудовых договоров

Все соглашения, касающиеся деятельности коллектива организации, удобно фиксировать в журнале регистрации трудовых договоров, образец заполнения которого мы приводим здесь.

Записи нумеруются по порядку (книга регистрации трудовых договоровпрошивается), далее прописывается дата, на которую приходится заключение, расторжение или внесение корректировки в контракты работников. Если изменения предусматривают разработку дополнительного соглашения к основной части контракта, то обязательно прописываютего порядковый номер и реквизиты документа, к которому он относится (см. образец).

Журнал регистрации трудовых договоров: Видео

Источник: ipinform.ru

Положение о порядке регистрации трудовых договоров («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 3, март 2007 г.)

Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров

Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда. Однако ведение записей во многом упрощает работу специалистов кадрового отдела, особенно когда речь идет о крупных заводах с большой численностью работников. В регистр вносятся основные сведения: Ф. И. О. служащего, должность, дата оформления. Этой информации достаточно для составления справок статистики или выписок работникам. Кроме того, фиксирование сведений о заключенных соглашениях с подчиненными используется при решении споров в судебном порядке.

Характеристика документа

Согласно общему кадровому законодательству, ведение документа о регистрации договоров и соглашений между сотрудниками и компанией не считается строго обязательным условием. Но если обратить внимание на простые нюансы ведения документооборота, то там говорится об учитывание всего, что имеет справочный характер. Чаще инспекция при проверке требует сотрудников кадровиков предъявить такую книгу. Следовательно, лучше не ссылаться на Трудовой кодекс, а хранить документацию всю в порядке, тем более, что так значительно облегчается труд большинства работников отдела кадров.

Цель записей

Книга учета трудовых договоров облегчает труд кадровых работников. Проще держать под рукой один журнал регистрации, чем всегда копаться в огромном количестве оригиналов. Есть и другие преимущества:

• Кадровый работник быстро найдет важную бумагу при возникновении конфликта между сотрудником и организацией.
• С осуществлением записей в книге кадровикам легче искать необходимую информацию для любого вида справок.

Несмотря на отсутствие обязательств по ведению журнала, если его нет, у компании могут возникнуть трения с различными инспекциями. Также книга регистрации трудовых договоров есть в списке стандартных управленческих бумаг. Да и общее мнение кадровиков утверждает неоспоримое удобство наличия такого документа под рукой.

Плюсы для кадровой службы

Сотрудники многочисленных отделов по работе с персоналом в один голос заявляют, что достоинств в наличии журнала учета трудовых договоров точно больше, чем минусов. Для начала — удобство. Все важные данные о различных соглашениях, основных и дополнительных между компанией и сотрудником заключены в единственном месте. Ее сложно потерять или не заметить. Любая официальная бумага, необходимая работнику выдается по данным, содержащимся в этом документе.

Важно знать! Даже в небольших индивидуальных фирмах, где полностью режим самоуправления и директор является одновременно и кадровым сотрудником, и бухгалтером, наличие рассматриваемой книги не помешает, чтобы вести статистику привлеченных работников. Легко проследить и возникновение «текучки».

Если следовать основам создания первичной документации, у книги регистрации трудовых договоров должна быть оформлена обложка, а сам журнал иметь несколько необходимых для заполнения столбцов. На титульной странице расписаны данные с датой начала ведения документа, а также оставлена графа для срока окончания. Каждый лист имеет свой номер, чтобы не было возможности удалить информацию.

На первой странице указывается подробный пример заполнения. На следующей — данные об ответственных лицах. Затем каждый разворот оформляется по правилам учета.

Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам

Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним. Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником.

Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров

Так как действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает каких-то особых правил нумерации, то на практике применяются самые разные способы учета документов на предприятиях и фирмах.

В Постановлении Госкомстата от 05 января 2004 года, о котором мы выше упоминали, указаны актуальные рекомендации по нумерации ТД и других соглашений. Так рекомендуется составлять нумерацию из номера трудового договора и цифр, которые обозначают день, месяц и год его оформления.

Например, если трудовой договор был заключен восьмого января 2016 года и имел личный номер 11, то нумерация будет выглядеть следующим образом: 11-0812016. Где 11 это номер ТД, а остальные числа — дата оформления документа.

Существует масса других вариантов ведения нумерации в организации: можно указывать лишь номер документа и год оформления или же номер документа, а также месяц и год оформления, в зависимости от масштабов организации и желания работодателя.

В том же Постановлении Госкомстата указано, что рекомендуется нумерацию трудовых договоров начинать сначала с наступлением нового года

. Тем не менее, на практике нередко в организациях продолжают нумерацию ТД, не обновляя ее каждый год. Каких-то обязательных норм на этот счет в законодательстве не указано.

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Нумерация трудового договора с нового года

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров. В рекомендательных пояснениях к Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

• Сначала указывается порядковый номер соглашения;
• Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Изменение нумерации в трудовом договоре

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником. Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

• Последовательность изложения от меньшего к большему;
• Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
• Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
• Прописывается очередность исключаемого пункта.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Нумерация срочных трудовых договоров

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным. Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Правила ведения журнала

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме. Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально.

Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:

• Обложка – на титульном листе прописывается полное наименование организации, реквизиты, название регистра, дата его начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного за ведение записей.
• Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей. На последней странице делается запись, что журнал закрыт, опломбирован и передан на хранение в архив. Нужно указать количество заполненных страниц, количество внесенных документов, Ф. И. О. и должность ответственного, номер приказа о его назначении.
• Допустимо ежегодно заводить новую книгу для регистрации договоров и допсоглашений. Такой учет упростит статистическое наблюдение за движением кадров.

Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:

1. Порядковый номер позиции.
2. Номер соглашения.
3. Дата оформления документа.
4. Дата получения контракта сотрудником.
5. Полное имя и фамилия подчинённого.
6. Номер и наименование структурного подразделения, в которое определен работник.
7. Должность нанятого.
8. Срок действия контракта.
9. Подпись работника.

Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально. Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица.

СОВЕТ! Допустимо ведение учета договоров в электронном варианте.

По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера.

Образец заполнения

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать по этой ссылке. Документ содержит таблицу, состоящую из десяти столбцов. Сведения из таблицы охватывают основную информацию из контрактов, а также данные о допсоглашениях.

Вам может быть интересно: Какую ответственность несет работодатель за прием на работу без трудового договора?

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

С 18 сентября 2021 года

вводятся в действие
Правила представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров
(Правила ЕСУТД), утвержденные Приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 3 сентября 2021 года №353.

Утвержденными Правилами определены:

• порядок представления сведений в ЕСУТД;
• порядок получения сведений из ЕСУТД.

Работодатель вносит информацию

в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:

• о заключении и прекращении
  с работником
  трудового договора
  ,
• о вносимых изменениях
  и (или) дополнениях в трудовой договор.

Обязательные сведения

о трудовых договорах:

• реквизиты сторон: ИИН работодателя — физического лица или БИН работодателя — юридического лица, ИИН работника;
• работа по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовая функция);
• место выполнения работы;
• срок трудового договора;
• дата начала работы;
• дата заключения и порядковый номер договора.

Дополнительные сведения

о трудовых договорах:

• режим рабочего времени и отдыха;
• основания расторжения трудового договора;
• военная обязанность.

Сведения представляются
работодателем
или
руководителем кадровой службы
, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.

Сроки внесения сведений

1) о вновь заключенных трудовых договорах — не позднее 5 рабочих дней

со дня подписания трудового договора обеими сторонами;

2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• для предприятий с численностью до 2 000 человек
  —
  в течение 1 года
  со дня вступления в силу Правил;
• для предприятий численностью свыше 2 000 человек
  —
  в течение 2 лет
  со дня вступления в силу Правил;

3) об изменениях и дополнениях в трудовой договор — не позднее 15 календарных дней

со дня подписания их обеими сторонами;

4) о корректировке в случае восстановления работника на работе — в течение 10 рабочих дней

со дня восстановления;

5) об исправлении ошибки при неправильном введении сведений — в течение 30 календарных дней

со дня внесения первоначальных данных;

6) удаление сведений при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя — в течение 30 календарных дней

со дня ввода первоначальных;

7) о прекращении трудового договора — не позднее 3 рабочих дней

со дня прекращения трудового договора.
Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.

Особенности оформления

Все тонкости производимых записей отвечают общим законам ведения первичной документации. Даже неопытный кадровый сотрудник легко разберется, как правильно заполнять журнал регистрации соглашений к трудовым договорам. Если возникнет потребность, можно собрать справки для ПФР, используя данную информацию. Поэтому она и хранится по 75 лет в архивах. Так нужные данные не исчезнут.

Они могут понадобиться и при налоговой проверке, также для пенсионных начислений в ФСС, некоторые справки для подтверждения у нотариуса и юристов.

Требования к формату документа

Согласно правилам данный учет можно вести в бумажной и электронной версии. Чаще всего, несмотря на повсеместную компьютеризацию, преобладает классический вариант. Есть несколько основных правил по формату:

• обложка предусмотрена в жестком или умеренно плотном варианте, чтобы книга прослужила дольше;
• в книге бумага используется с параметрами плотности не менее 60 г на квадратный метр;
• обложка обязательно содержит полное название компании-работодателя;
• каждая страница пронумерована;
• на последней расписать дату, когда журнал был прошит, опломбирован и сдан в архив.