Бухгалтерские документы подтверждающие постановку на баланс оборудования

Шаг 1 – Обнаружить проблему

• проведение мероприятий внутреннего контроля;
• проведение инвентаризации;
• внешний аудит.

Самым простым и дешевым способом является внутренний контроль. Такие мероприятия прямо предусмотрены в закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно статье 19 Закона зкономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:

а) контрольная среда;

б) оценка рисков;

в) процедуры внутреннего контроля;

г) информация и коммуникация;

д) оценка внутреннего контроля.

Мероприятия внутреннего контроля могут проводиться в любое время в отличие от инвентаризации. Обычно инвентаризация проводится один раз в год. Внеплановая инвентаризация — инвентаризация, точные сроки проведения и назначение которой заранее неизвестны. Внеплановая инвентаризация может проводиться как в обязательном порядке, так и по инициативе руководителя организации. К примерам внеплановых инвентаризаций, проводимых в обязательном порядке, можно отнести:

Поступление оборудования в 1с 8.3 пошаговая инструкция

• инвентаризацию при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

А вот факт непринятия основных средств к учету не относится к случаям проведения внеплановой инвентаризации, поэтому по итогам инвентаризации не всегда можно обнаружить, что основные средства не были приняты к учету. Вместе с тем, согласно статье 11 закона о бухгалтерском учете, При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Основными плюсами выявления таким образом основных средств является отсутствие затрат. Однако «глаз может замылиться» и бухгалтер может не увидеть проблему.

Поэтому для выявления основных средств, которые не приняты на учет, часто проводится внешний аудит. Обязательный внешний аудит проводится в установленных законодательно случаях, поэтому чаще всего не принятые к учету основные средства выявляются при проведении инициативного аудита.

Основным плюсом инициативного аудита является возможность выявления основных проблем, а также «тонких мест». Но недостатком является стоимость, часто микропредприятия просто не могут позволить проведение внешний инициативный аудит. Однако данный механизм является достаточно действенным.

Шаг 2 – понять, какие документы есть для принятия основного средства

В некоторых случаях достаточным является акт инвентаризации и бухгалтерская справка об установлении стоимости. Но существуют и более сложные случаи, когда, например, речь идет об основных средствах. Основные средства принимаются к учету на основании регистрации в государственном реестре. Однако с таким подходом часто не согласны налоговые органы.

Учет оборудования, требующего монтажа

С недавнего времени, документом, подтверждающим право собственности, является не свидетельство о праве собственности, а выписка из реестра. Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП) – базовый государственный информационный ресурс, который содержит данные о существующих и прекращенных правах на объекты недвижимого имущества, данные об объектах недвижимого имущества и сведения о правообладателях.

Также имущество для принятия к учету должно отвечать следующим критериям: имущество и объекты должны принадлежать на праве собственности (за некоторыми исключениями, которые предусмотрены гл. 25 НК РФ) и должны приносить прибыль.

Таким образом, для бухгалтера очень важно иметь основание для принятия к учету основных средств.

Возможные риски!

Нормами законодательства РФ не установлена возможность принятия к учету объекта недвижимости при отсутствии акта приема-передачи.

Первичные документы служат основанием для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Для передачи объекта недвижимости (нежилых помещений) может быть оформлен акт по унифицированной форме N ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» или акт приема-передачи недвижимости по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной организацией.

Акт должен быть подписан должностными лицами, ответственными за совершение сделки, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

На основании п. 38 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н, принятие основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного руководителем организации акта (накладной) приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный инвентарный объект.

В настоящее время организация вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, в том числе форму акта приема-передачи объекта основных средств, в соответствии с положениями ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то есть первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно ст. 313 Налогового кодекса РФ подтверждением данных налогового учета являются также первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Принятие ОС к бухгалтерскому и налоговому учету оформляется актом приема-передачи имущества (ОС-1) и инвентарной карточкой (ОС-6).

Шаг 3 – понять, с какого момента необходимо уплачивать налоги

Причин, по которым не принято основное средство, может быть множество. Но это не означает освобождение от налогообложения. Невключение в налоговую базу по налогу на имущество организаций не означает освобождение от налогов. В этой связи возможны значительные налоговые риски.

Если недвижимое имущество не относится к объектам, налоговая база по которым определяется исходя из кадастровой стоимости согласно ст. 378.2 НК РФ, или если кадастровая стоимость еще не определена, то на основании п. 1 ст. 375 НК РФ налоговая база по налогу на имущество организаций определяется как среднегодовая стоимость имущества, признаваемого объектом налогообложения и учитываемого по его остаточной стоимости, сформированной в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета, утвержденным в учетной политике организации, если иное не установлено НК РФ.

Целесообразно подготовить приказ о принятии основных средств к учету и вводу в эксплуатацию. В этом случае можно будет подтвердить конкретную дату принятия основного средства.

В целях налогообложения также важно определиться с начислением амортизации. Согласно пункту 1 статьи 258 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Сроком полезного использования признается период, в течение которого объект основных средств или объект нематериальных активов служит для выполнения целей деятельности налогоплательщика. Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта амортизируемого имущества в соответствии с положениями статьи 258 НК РФ и с учетом классификации основных средств, утверждаемой Правительством Российской Федерации.

Шаг 4 – определение даты и стоимости основного средства в бухгалтерском учете

Для того, чтобы отразить основное средство в учете, необходимо понять, какова стоимость основного средства. Если это новое основное средство, то возможно привлечь независимого оценщика.

Датой принятия к бухгалтерскому учету будет дата, когда объект готов к эксплуатации.

Правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организации установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н, а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н.

Исходя из положений указанных нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету актив принимается к бухгалтерскому учету в качестве основных средств при одновременном выполнении условий, установленных пунктом 4 ПБУ 6/01, то есть когда объект доведен до состояния, пригодного для использования в деятельности организации.

В налоговом учете только после ввода ОС в эксплуатацию:

• при ОСН — начинает начисляться амортизация (п. 4 ст. 259 НК РФ, Письмо Минфина от 09.08.2016 N 03-03-06/1/46664);
• при УСН — стоимость ОС можно учесть в расходах

Поэтому дата ввода в эксплуатацию очень важна.

Шаг 5 – отражение в проводках факта обнаружения основного средства

Не отражать основное средство, которое было обнаружено во время внутреннего контроля, инвентаризации или внешнего аудита нельзя. Проводки для отражения основного средства будут следующие:

Дебет

Кредит

Сумма

Определение

01

Основное средство принято к учету

19

68

Принят НДС к вычету

До того, как мы осуществляем проводки, нужно понять, относится ли к основным средствам данный объект.

Актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:

а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;

б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;

г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Шаг 6 – ликвидация основного средства

Обнаружение основного средства, не принятого на учет не всегда означает возможность его использования. Но не отражать в учете основное средство мы не можем. В этой связи придется сначала принять основное средство на учет, а затем ликвидировать.

Целью работ по демонтажу основного средства является его полная или частичная ликвидация, а не формирование (производство, заготовка) отходов.

Часто возникает вопрос: может ли в случае демонтажа организация принять НДС к вычету по обнаруженному основному средству?

Согласно пункту 2 статьи 171 и абзацам первому и второму пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные налогоплательщикам при приобретении товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, в случае их использования для осуществления операций, облагаемых налогом на добавленную стоимость, подлежат вычетам на основании счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг), после принятия на учет этих товаров (работ, услуг) и при наличии соответствующих первичных документов. В связи с этим вычет налога на добавленную стоимость, предъявленного налогоплательщику при приобретении указанного актива, производится после принятия на учет на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» (Письмо Минфина России от 04.07.2016 N 03-07-11/38824).

В своем Постановлении от 31.01.2012 N 12987/11 по делу N А40-101107/10-90-515 Президиум ВАС РФ сделал вывод, что использование объекта основных средств в хозяйственной деятельности имеет комплексный характер и включает в себя установку, эксплуатацию, а при возникновении производственной необходимости — ликвидацию основного средства. И поскольку ликвидированные объекты относились к основным средствам, используемым для осуществления деятельности, направленной на получение продукции, реализация которой признается объектом обложения НДС, то и суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при ликвидации основного средства, правомерно были приняты налогоплательщиком к вычету.

Поскольку не принятие основного средства в учете будет являться ошибкой, то рекомендуется периодически проводить мероприятия внутреннего контроля, приводить в соответствие данные фактического нахождения основных средств и их использования.

Источник: www.audit-it.ru

Порядок документального оформления основных средств

Документальное оформление основных средств представляет интерес для любой организации. В зависимости от конкретных особенностей бизнеса ОС могут попадать в распоряжение фирмы разными путями. Аналогична ситуация и с выбытием ОС. Тому, что является важным для специфики документального оформления движения ОС в каждом конкретном случае, посвящена данная статья.

Вам помогут документы и бланки:

• Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме
• Порядок оформления выбытия ОС в компании
• Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены
• Итоги

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в российской нормативной базе не закреплены. Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а до 01.01.2022 имелись в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.

С 01.01.2022 бухчет ОС регулируется новым ФСБУ 6/2020. Методички № 91н утратили силу, но на практику документооборота кардинально это не влияет.

Документы по ОС на все случаи жизни вы найдете в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ можно получит бесплатно.

В частности, в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС руководителем компании. Такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено только для однотипных объектов ОС, имеющих одинаковую стоимость, которые фирма принимает к учету единовременно: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.

Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ) или воспользоваться бывшими ранее (до 01.01.2013) обязательными унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. В то же время, оформляя документы после 01.01.2022, нужно учитывать требования нового ФСБУ 27/2021.

Постановление Госкомстата № 7 содержит следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:

• ОС-1. Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме ОС-1а).
• ОС-1б. Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных.
• ОС-14. Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС. Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме ОС-15.

ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.

После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).

О том, когда применение инвентарной книги оказывается целесообразным, читайте в материале «Унифицированная форма № ОС-6б — бланк и образец».

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:

• фирма решила продать ОС;
• ОС предприятия признается подлежащим списанию.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС. Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого требуется создание специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:

• ОС-4 — если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а);
• ОС-4б — когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.

Как учесть продажу основного средства, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье «Формула расчета коэффициента выбытия основных средств».

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.

ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Итоги

Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: nalog-nalog.ru

Как поставить имущество и технику на баланс фирмы

Компании могут получить имущество от других фирм, ИП или физлиц различными способами, начиная с купли-продажи техники или оборудования и заканчивая реорганизацией компании или внесением имущества в уставный капитал. Фирма, принимающая имущество, должна подготовить не только юридические (например, договор, передаточный акт), но и бухгалтерские документы, а также произвести ряд действий по включению данного имущества на свой баланс.

Рассмотрим самый распространенный способ получения фирмой имущества — по договору купли-продажи. Если данные предметы не относятся к основным средствам, то ставить их на баланс фирмы нет необходимости — документов, подтверждающих куплю-продажу и факт оплаты, будет достаточно. Но если имущество относится к основным средствам, его необходимо поставить на баланс. Сделать это можно путем оформления следующих документов:

1. Акт о приеме-передаче предмета основных средств по форме ОС-1.
2. Приказ о вводе в эксплуатацию.
3. Инвентаризационная карточка учета предмета основных средств по форме ОС-6.

Обратите внимание, что к основным средствам предмет можно отнести тогда, когда он удовлетворяет сразу трем критериям:

1. Стоимость имущества превышает 100 тысяч рублей.
2. Срок полезной эксплуатации имущества превышает 1 год.
3. Имущество предназначено для осуществления фирмой ее обычной деятельности и для извлечения прибыли.

Для чего нужна постановка имущества на учет?

Постановка имущества на учет организации — это обязанность всех фирм вне зависимости от вида деятельности и применяемой системы налогообложения. Во-первых, такая постановка необходима для корректного ведения бухгалтерского учета и налоговой отчетности, поскольку в ином случае амортизация оборудования не может учитываться при определении налогооблагаемой базы. Не постановка на учет — это нарушение правил ведения бухучета, за которое предусмотрена административная ответственность в виде штрафа.

Во-вторых, постановка на учет нужна в целях правильного налогообложения. К примеру, если будет обнаружено, что остаточная стоимость основных средств компании превышает 100 млн рублей, фирма должна будет перейти с УСН на другую систему налогообложения.

Помощь при постановке оборудования на баланс

Если фирма не располагает собственным штатом бухгалтеров, поставить имущество на баланс бывает достаточно затруднительно, поскольку каждый способ передачи имущества имеет свои особенности. Неправильно заполненные документы и некорректный бухучет могут вызвать серьезные вопросы со стороны ФНС и, как следствие, многочисленные проверки, в том числе выездные.

Поэтому если вы не хотите, чтобы работа вашей компании была «парализована» — обращайтесь в юридическую компанию «СОЮЗ». Опытные бухгалтера помогут вам быстро подготовить все необходимые бумаги надлежащим образом и правильно поставить имущество на баланс вашей фирмы.

Заказать наши услуги в Санкт-Петербурге можно по номеру +7(812)906-46-52.

Источник: www.sz812.ru