При ведении деятельности в средних и крупных компаниях ежедневно создается большое количество документов. Их необходимо хранить в архивах компании. Этот момент относится также и к небольшим организациям и ИП, которые также осуществляют документооборот. При этом нужно ориентироваться на сроки, которые установлены для хранения конкретной документации.
Кто устанавливает сроки хранения документации
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ НА ТЕРРИТОРИИ ОАЭ #бухучетвОАЭ #бухгалтериявДубае #юриствДубае
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Сроки хранения отчетности в организации
С 2023 организации должны учитывать изменения, касающиеся сроков хранения отчетности и бухгалтерских, налоговых, кадровых документов, а также использовать новые сроки, чтобы избежать штрафов. Расскажем, сколько нужно хранить бумаги, что грозит за нарушения, как себя обезопасить.
Сдавайте отчетность и храните документы в Контур.Экстерне. Узнать больше
Бухгалтерские документы: зачем хранить
- защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
- представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
- обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.
Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы.
Если бумаги были утрачены или испорчены, компания должна постараться их восстановить.
Как подготовиться к хранению документов
Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
- Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
- Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Налоговый кодекс РФ.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Сроки хранения бухгалтерских документов | Бухгалтер
Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные распечатать.
Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних.
Отправляйте и храните отчеты, первичку, кадровые и прочие документы в Контур.Экстерне.
Как определить начало срока хранения
Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:
- для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
- для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
- для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
- для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.
Что делать, когда истек срок хранения документов
Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.
Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:
- сжечь;
- обработать химическими веществами;
- измельчить с помощью шредера.
После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.
Храните отчеты, налоговые и бухгалтерские документы в архиве Контур.Экстерна. Архив всегда доступен, можно скачать на свой компьютер.
Срок хранения первичных документов
Срок хранения первички — 5 лет после отчетного периода, в котором их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр.
277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.
После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.
Сколько хранить налоговые документы
НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:
- декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
- налоговые регистры;
- свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
- книги покупок и продаж;
- сведения о доходах физических лиц;
- расчетно-платежные ведомости;
- кассовые и банковские документы;
- акты выполненных работ, оказанных услуг и др.
Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.
Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24).
Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).
Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).
Отчитывайтесь во все контролирующие органы, храните отчеты и другие документы в Контур.Экстерна.
Срок хранения кадровых документов
Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:
- трудовые договоры с допсоглашениями;
- график отпусков, график сменности;
- штатное расписание, табель учета рабочего времени;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персданных работников;
- акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
- положение об аттестации рабочих мест;
- положение по охране труда;
- документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.
Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:
- созданные до 2003 — не менее 75 лет;
- созданные после 2003 — не менее 50 лет.
Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.
В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.
Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ).
В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:
- правила трудового распорядка хранят 1 год;
- графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
- отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
- а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.
Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок. Храните отчеты и другие документы в электронном архиве.
Сроки хранения отчетности в 2023 году
Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.
Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2023 году
— постоянно;
— 5 лет, при отсутствии годовой — постоянно
Источник: www.kontur-extern.ru
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность. Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки.
Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги. Они устанавливаются соответствующими законами РФ. Вопрос: Сколько лет необходимо хранить документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, если для некоторых из них (например, для больничных) в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения?
Посмотреть ответ
Какие документы подлежат хранению?
- Первичные бумаги и регистры по различным направлениям.
- Различная отчетность, включающая декларации, бухотчетность, заключения аудиторских компаний.
- Учетная политика, бумаги с данными о предприятии.
Вопрос: При каких условиях первичные документы (выписки банка, платежные поручения) могут храниться в электронном виде и как в этом случае представлять их для налоговых проверок?
Посмотреть ответ
Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения:
- Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
- Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.
ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.
Вторая категория документов – это бумаги предприятия, которые нужно хранить на протяжении всей его деятельности. К ним относятся:
- Регистрационная документация.
- Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
- Протоколы об организованных собраниях учредителей.
- Бумаги о выпуске акций.
- Положения о подразделениях компании.
- Перечни аффилированных лиц.
- Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.
Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:
- Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
- Квартальная – 5 лет.
- Месячная – год.