Переход к процессному подходу управления предприятием является очень сложным и требует огромного количества затраченного времени и средств. В настоящее время процессный подход в России использует малое количество предприятий, многие руководители организаций считают, что функциональный подход к управлению — это то, что им сейчас нужно. Однако есть неоспоримые факты — 90 % из 500 наиболее успешных компаний на мировом рынке внедрили процессный подход к управлению еще к 2001 г., остальные 10 % перешли к процессному управлению в 2006 г.
Несмотря на сопротивление многих руководителей и самих сотрудников предприятий, которые не хотят что-то менять в своей работе, можно однозначно сказать, что за процессным подходом к управлению будущее. Внедрение процессного подхода на практике всегда сопровождается большими трудностями, связанными с нежеланием сотрудников предприятия участвовать в создании карты бизнес-процессов и переходить к процессному управлению. А для этого перехода необходимо, чтобы каждый сотрудник грамотно описал всю свою деятельность. Важно также желание руководителей предприятий уделить достаточно много времени для участия в процессе перехода от функционального подхода к процессному.
На сегодняшний день большое количество организаций управляются на основе функционального подхода. Долгое время данный подход к управлению считался очень эффективным. Функциональный подход считался практически единственно верным способом управлять организацией. Но, как показывает практика, функциональный подход сильно уступает процессному по эффективности организации всей деятельности предприятия.
Глава 2. Анализ процесса выдачи товара «как есть»
2.1. Общая характеристика организации ооо «Заказ для Вас» (интернет-магазин Evisun)
Предприятие было организовано еще в 1932 г., занималось распределением по всей стране чистящих и моющих средств и называлось «Росгалантерея». 27 апреля 1992 г. «Росгалантерея» стала первой в России приватизированной оптовой компанией — АОЗТ «Парфюм» (впоследствии ЗАО «ПАРФЮМ» г. Санкт-Петербург).
Это — коммерческая структура, обслуживающая все категории покупателей и все каналы сбыта, система автоматизации продаж, позволяющая оперативно обеспечить выполнение заказов клиентов.
За последние годы компания кардинально изменила коммерческую политику, и из специализированной торговой компании, работающей на рынке парфюмерии, косметики и бытовой химии выросла в торговый холдинг с мультиассортиментным портфелем, включающим так же продукты питания, товары для дома, детские и зоотовары. Все это обеспечивает бесспорное лидерство на рынке.
На сегодняшний момент Группа «Парфюм» является одним из крупнейших национальных дистрибьюторов товаров FMCG в России, осуществляет бизнес в 4 федеральных округах и работает в области дистрибьюции и логистики с такими всемирно известными компаниями как: Unilever, L’Oreal, Colgate-Palmolive, SCA Hygiene Products, Johnson
Методологические преимущества и ограничения процессного подхода. Вебинар с Аркадием Янкелевичем
Преимущества процессного подхода | Naked BPM
Источник: studfile.net
Преимущества и недостатки процессного подхода
В теории менеджмента существует несколько школ и подходов. Если говорить о процессном подходе, то необходимо сказать, что он впервые был предложении сторонниками школы административного управления, а именно А. Файолем. Он подверг анализу функции управления, предположив их зависимость между собой. Таким образом, процессный подход описывает системы менеджмента как последовательность связанных между собой непрерывающихся действий.
В аспекте процессного подхода процесс управления представлен состоящим из следующих функций:
Названные четыре функции в теории процессного подхода имеют в своей основе следующие общие черты:
— все они требуют принятия решений,
— для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.
Эти черты, объединяющие функции процессного подхода, называются его связующими.
Деятельность любой организации представляет собой непрерывный процесс, поэтому если рассматривать фирму как систему процессов, то начинаешь понимать, что процессный подход является одним из возможных аспектов оптимизации бизнеса. Правильно отобранные процессы, а также система, построенная на этих процессах должны отражать суть изучаемой деятельности и развитие предприятие.
Как и любая теория, теория процессного подхода имеет свои недостатки и преимущества.
Говоря о преимуществах процессного подхода, необходимо выделить следующие:
1. возможность оптимизировать систему управления, сделать способной эластично прореагировать на трансформацию внешней среды;
2. приобрести и употребить систему показателей и критериев оценки результативности управления на каждом этапе управленческой цепочки;
3. сосредоточенность управления на стратегических процессах
4. реализовать качество выпускаемой продукции в соответствии с требованиями ИСО 9000 и получение соответствующего сертификата.
5. разработка чётко установленного порядка в разработке, согласовании, утверждении и ведении документации.
6. появление в организации информационной системы в рамках единой системы управления организацией.
7. результаты одного процесса будут способствовать улучшению результатов другого.
Ученые менеджмента отмечают и другие преимущества процессного подхода.
В первую очередь с введением процессного подхода появляется единый язык описания деятельности, доступный и понятный всем участникам процесса, а также возможность простой и наглядной графической трактовки деятельности. Сюда же можно отнести то, что при процессном подходе происходит выделение рабочих зон, что облегчает формулирование требований к персоналу, привлеченному к конкретным работам, и составление более точного и прицельного штатного расписания организации.
Во-вторых, процессный подход к управлению — это простое и надежное определение точек контроля, что достигает в результате разбивки основного процесса на субпроцессы. Процессный подход придаёт единую линию развития управлению предприятием, что приводит к упрощению многоуровневых иерархических организационных структур, присущих функциональному подходу, и обеспечивает большую ориентацию организации на потребителя.
В-третьих, за счёт сокращения уровней организационной структуры упрощается обмен информацией между подразделениями и устраняется обособленность подразделений и должностных лиц.
Также надо отметить, что процессный подход характеризуется большими возможностями в отношении развитии системы управления предприятием, расширяет возможности организаций в развитии бизнеса.
К недостаткам процессного подхода чаще всего относят следующие:
1. сложность реализации процессного подхода, заключающаяся в том, что появляется необходимость документального оформления каждого процесса, а также регламентация управления, разработка стандартов;
2. появляется необходимость в освоении сотрудниками компании новых навыков и знаний.
Говоря о недостатках процессного подхода можно отметить и такое его качество как сложность внедрения. Это связано с тем, что процессный подход можно считать внедренным только после того, как в организации реализовывается управление процессами. Нередки случаи, когда внедрение процессного подхода в компании останавливалось из-за того, что появлялась необходимость регламентации дальнейшего процесса. Некоторые компании не завершили данный проект потому, что плохо была разработана система показателей и лишь немногие системно подошли к вопросу организации управления процессами.
Это говорит о том, что для управления процессами мало написать в управляющих документах, что процессы должны управляться владельцами и т. п. Для успешного завершения внедрения процессного подхода необходимо создать соответствующие реально действующие механизмы управления. Такая деятельность напрямую зависит от трансформаций в умах руководителей, а это связано с установленными сложностями: требуется достаточно долгое время, чтобы руководство стало думать и работать по-новому. Если в период внедрения процессного подхода собственники и руководители верхнего уровня не уделяют этому вопросу приоритетного внимания, то система управления процессами вряд ли будет создана. И это тоже можно отнести к недостаткам процессного подхода.
Таким образом, процессный подход имеет практически равное количество преимуществ и недостатков, однако нельзя не отметить, что те предприятия, где внедрен процессный подход, имеют более эффективную деятельность.
2. Аскаров Е. Процессный подход в системе менеджмента качества // Региональный еженедельник «Без проблем». – 2007. — №45. – С.12-18.
Источник: smekni.com
Что такое процессное управление
В статье описаны наиболее распространенные модели управления, которые используются в российских в компании. В частности, дан сравнительный анализ характеристик функциональному и процессному подходу к организации системы управления.
Процессный подход был сформулирован во второй половине прошлого века и до сих пор остается одним из наиболее эффективных методов организации системы управления в компании. Краеугольным камнем данной методологии является понятие «процесс». Процесс — это совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая входы в выходы, которые имеют ценность для потребителя. Таким образом, концепция процессного подхода, как системы управления, заключается в выделении конкретных бизнес-процессов компании, определении одного из участников в качестве владельца бизнес-процесса и делегировании ему полномочий и ответственности по управлению данным процессом.
В данном случае компания рассматривается, как система отдельных видов деятельности (бизнес-процессов), направленных на достижение конкретного результата и осуществляющих взаимодействие друг с другом посредством входов и выходов. В качестве входов в процессной методологии могут выступать: информация, документация, материалы, оборудование, человеческие ресурсы и так далее. Выходами бизнес-процессов является результат деятельности, который имеет ценность как для внешнего заказчика, так и для внутреннего. Стоит отметить, что важной отличительной особенностью процессного подхода от других моделей управления является не только выделение бизнес-процессов, но и постоянное их совершенствование.
К сожалению, несмотря на все достоинства и преимущества процессной методологии до сих пор в большинстве отечественных компаний используется функциональная модель управления. В отличие от процессного, в основе концепции функционального подхода к управлению делегирование полномочий и ответственности осуществляется через выполняемые функции. Другими словами, функциональный подход заключается в объединении сотрудников в отдельные структурные бизнес-единицы (отделы, департаменты и прочее) по принципу однообразия выполняемой деятельности с жесткой вертикальной иерархией.
Давайте рассмотрим как реализуются функциональная и процессная модели управления на примере абстрактной компании. Пусть наша компания имеет организационную структуру, представленную на рисунке
Функциональная модель управления, в данном случае, будет выглядеть следующим образом
Для функциональной модели управления характерна декомпозиция поставленных задач, то есть руководитель ставит конкретную задачу, которая спускается следующему сотруднику по иерархической лестнице в зависимости от его квалификации. Полученный результат, проходит длительные процедуры согласования у функциональных руководителей (заместителей начальника, главных специалистов и т.д.) до тех пор, пока не окажется у начальника. Контроль деятельности осуществляется через мониторинг выполняемых сотрудниками функций, а не результата деятельности, который имеет ценность для потребителя. Коммуникация осуществляется только между начальниками отделов на рабочих встречах, планерках, совещаниях и прочих подобных мероприятиях. Отсутствие четкого видения конечного результата у исполнителей исключает возможность координации и планирования работы структурных бизнес-единиц.
К преимуществам функциональной модели управления можно отнести:
- Четкое осознание сотрудниками, выполняемых ими функций (но не понятно для чего они их выполняют).
- Быстрая обучаемость новых сотрудников или повышение квалификации.
- Быстрая постановка задач директором для функциональных подразделений (время их выполнения — это уже другой вопрос).
К недостаткам относятся:
- Отсутствие четкого представления у сотрудников о конечном результате.
- Отсутствие четкого плана о нормальном ходе выполнения работы.
- Несогласованность действий и возникновение конфликтов, что в итоге приводит к увеличение сроков реализации готового продукта.
- Отсутствие зон ответственности за промежуточный и конечный результат.
- Большое количество промежуточных согласований при реализации функциональной деятельности.
- Отсутствие измеримых показателей (KPI), оценивающих влияние подразделений и сотрудников на конечный результат.
- Основную часть времени руководители занимаются административной или операционной деятельностью.
- Большое количество различных, несвязанных между собой, информационных систем, предназначенных для автоматизации конкретного функционала.
Рассмотрим как будет выглядеть процессная модель управления
Рабочий процесс осуществляется согласно утвержденному регламенту, в котором задействованы кросс-функциональные команды участников бизнес-процесса из разных подразделений. Владелец процесса осуществляет мониторинг реализации деятельности сотрудников посредством специальных индикаторов – ключевых показателей эффективности бизнес-процесса. Роль руководителя заключается в контроле операционной эффективности (10-20% рабочего времени), а также разработки стратегии развития и формирования предложений по оптимизации подконтрольного бизнес-процесса (80-90% рабочего времени).
Единственным, пожалуй, недостатком процессной модели является трудоемкость ее внедрения в компании, которое состоит из определенных этапов: выделение и классификация бизнес-процессов, моделирование бизнес-процессов, разработка KPI бизнес-процессов, обучение сотрудников и разработка нормативной и регламентирующей документации.
К преимуществам процессной модели можно отнести:
- Все виды деятельности компании ориентированы на получение результата, ценного для потребителя.
- Постоянное совершенствование бизнес-процессов компании, как следствие повышение качества продукции.
- Прозрачность системы управления (каждый понимает, что делает и зачем).
- Мотивация сотрудников привязана к получению конечного результата, а не к выполняемым ими функциям.
- Повышение операционной эффективности компании.
- Быстрое обучение новых сотрудников (регламенты, инструкции и т.д.).
- Возможность внедрения корпоративных информационных систем, автоматизированных платформ и прочих инструментов автоматизации бизнес-процессов.
- Отсутствие длительных процедур согласования.
- Отсутствие конфликтов среди топ-менеджмента (все играют по правилам).
В заключении я хотел бы отметить, что переход от функционального подхода к процессному это важный и необходимый шаг, который начинается с осознания необходимости изменить модель управления и измениться самим. Проекта трансформации не стоит бояться, реализовать его можно как самостоятельно, так и с привлечение сторонних консультантов. Однозначно, что при самостоятельном внедрении проект займет больше времени, но зато в работу будут вовлечены все сотрудники. Однако, стоит запомнить, что передавая на аутсорс проект внедрения процессного подхода, вам все равно придется разбираться и вникать в тонкости и нюансы данной методологии.
Дорогие друзья, если вам интересно узнать о внедрении и сопровождении процессного управления, то прошу написать в комментарии. В этом случае я продолжу писать. Заранее благодарен!
- бизнес-процессы
- бизнес-модели
- бизнес-моделирование
- менеджмент
Источник: habr.com