Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, как правило, оформляются документами.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении спо­ров между организациями и лицами.

Документация – процесс оформления хозяйственных операций документами.

Документация является начальной стадией учетной работы. Документация предназначена для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия. Документ является носителем экономической информации и единственным основанием отражения хозяйственной информации в учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1) по назначению;

2) последовательности (времени) составления;

Порядок оформления первичных учетных документов

3) способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;

4) месту составления;

6) способу заполнения;

7) воспроизведению информации;

8) срокам хранения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это документы, которые содержат рас­поряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверен­ности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значе­ние, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бух­галтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различ­ного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распоряди­тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое рас­пространение, так как объединение признаков ряда документов со­кращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комби­нированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент со­вершения операции. Сводные составляются позже на основе пер­вичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ра­нее полученной под отчет.

По способу использования (степени охвата операций) доку­менты классифицируются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько одно­родных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйствен­ные операции в течение определенного периода (дня, декады, ме­сяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество доку­ментов и расход бланков.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со­вершаемых в организациях, выписывается большое число доку­ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал­терских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус­тановления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов – это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы оформленные вручную, с помощью средств вычислительной техники.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответству­ющим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка – копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Бухгалтерские документы

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета. Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы. Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи, накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях, кассовых ордерах, банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам.

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете. Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов. То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико. Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы. На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика. Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом, иные кассовые и банковские документы. Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

• прием или оформление;
• обработка;
• хранение;
• передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы. При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы. Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Сущность и значение бухгалтерских документов

Первичные документы бухгалтерского учета составляются компаниями в соответствии с требованиями стат. 9, 10 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Дополнительно следует руководствоваться нормами «Положения о документах и документообороте в бухучете», утвержденным Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.83 г. Из этой статьи вы узнаете, для чего используются документы бухгалтерского оформления; как они составляются и в каком порядке классифицируются.

Основные бухгалтерские документы и их назначение

Любой бухгалтерский документ представляет собой письменное основание для отражения в учете предприятия факта хозоперации. При этом понятие бухгалтерских документов различается в зависимости от его предназначения. Каждая финансово-хозяйственная операция подлежит оформлению в момент ее совершения. Это действие является первым этапом учета.

Затем на основании составленной в соответствии с установленными нормативными требованиями первички формируются регистры учета. И на последнем этапе данные обобщаются путем заполнения отчетности.

Что относится к бухгалтерским документам

Классификация бухдокументов осуществляется в виде группировки по отдельным признакам. Основные виды и признаки перечислены в таблице:

· Накладные на перемещение ТМЦ.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Основная роль и значение бухгалтерских документов заключается в отражении сопутствующих хоздеятельности предприятия операций и подтверждении факта их совершения. При помощи первичных бланков каждая операция регистрируется в учете организации. По данным документов можно установить, какая сделка проведена, кто в ней участвовал. От того, насколько точно и своевременно ведется документооборот фирмы, зависит качество и достоверность самого бухучета, а значит, и данных бухотчетности.

Обратите внимание! Законодательные документы, регламентирующие бухгалтерский учет, – это Закон № 402-ФЗ от 06.12.11 г., ПБУ 4/99 (по Приказу Минфина № 43н от 06.07.99 г.), Приказ Минфина № 94н от 31.10.00 г., Приказ Минфина № 34н от 27.07.98 г., российские ПБУ, различные методические рекомендации госорганов, учетная политика предприятия.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО

Перечислить все виды обязательной документации невозможно, поскольку нужно учитывать выбранный налоговый режим, правовой статус и сферу деятельности фирмы. Любая организация должна иметь следующие виды бухдокументов:

• Учетная политика – документ утверждается руководителем компании.
• График документооборота – форма разрабатывается предприятием самостоятельно.
• Рабочий план счетов – указываются все используемые в учете счета с разбивкой по аналитике.
• Регистры бухучета, включая оборотки, журналы-ордера, анализы счетов, главную книгу.
• Первичные документы – по кассовым операциям и движению средств на счетах в банках, накладные, акты, квитанции, отчеты, ведомости и др.
• Финансовая бухотчетность, в первую очередь это форма 1 (баланс) и форма 2 (отчет о финрезультатах).

Обратите внимание! Такие формы, как акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец можно найти в интернете, и реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец составляется в произвольном виде, требуется заполнить при смене бухгалтера организации.

Финансово-бухгалтерские документы ООО

Финансовые (бухгалтерские) отчетные формы являются обязательными к составлению для всех юрлиц. В документы включаются данные учета по активам и обязательствам на отчетную дату и за определенный период. Периодичность представления таких форм – годовая (п. 3 стат. 13 Закона № 402-ФЗ). В некоторых ситуациях заполняется промежуточная отчетность.

В общих случаях в состав годовых форм входят бухбаланс и отчет о финрезультатах, а также приложения. Контрольный орган подачи в 2018 году – ИФНС и Росстат.

Источник: raszp.ru