Для чего нужен документооборот бухгалтерского учета

Сегодня в бухгалтерии большинство задач решается не с помощью бумаги, а через обмен электронными документами. Сперва это коснулось отчетности, затем — обмена документами с банками, партнерами и фондами. Расскажем, как и с какими органами важно настроить бухгалтерский электронный документооборот.

Направления документооборота в бухгалтерии

Пройдем по всему циклу бухгалтерских задач — от создания первичных документов, проводок, сдачи отчетов, отправки документов в архив — и покажем, как на каждом этапе ЭДО облегчает работу бухгалтера.

Создание, получение и передача первички

• бухгалтерская программа, в которой можно быстро создавать первичные документы;
• система электронного документооборота между контрагентами, чтобы пересылать друг другу юридически значимые документы в электронном виде, минуя этап печати и физической передачи бумаг; это помогает быстро подписывать документы, страхует от потери или подделки, экономит время и деньги на пересылке;
• интеграция бухгалтерского сервиса с интернет-банком, чтобы загружать банковскую выписку и автоматически формировать на ее основе приходные и расходные кассовые ордеры, а также чтобы создавать и отправлять в банк платежные поручения.

Проводки и заполнение регистров учета

Этот этап почти полностью автоматизируется в бухгалтерских сервисах. Система в зависимости от типа документа предлагает вариант проводки. Бухгалтеру остается только проверить, верная ли проводка предложена, и провести документ. После этого система заполнит регистры учета.

Работа с сотрудниками

Для автоматизации этого участка учета нужно вести данные о сотрудниках в электронном виде: создавать личные карточки, табели учета рабочего времени и другие кадровые документы. Это возможность безбумажной работы с сотрудниками:

• КЭДО — кадровый электронный документооборот, который применяют с 2022 года: всем сотрудникам можно сделать электронные подписи, чтобы они подписывали все документы удаленно и без этапа печати.

А еще нужно настроить электронный документооборот с фондами и ФНС для отправки отчетов и начисления пособий:

• документооборот с ФНС — понадобится возможность отправки отчетов и других форм из бухгалтерского сервиса, а также электронная подпись;
• документооборот с ПФР — он настраивается отдельно из бухгалтерского сервиса;
• социальный документооборот с ФСС — у многих онлайн-бухгалтерий есть модуль для обмена сведениями с Соцстрахом, это нужно с 2022 года для начисления пособий сотрудникам.

Отправка отчетности, получение писем и требований

Большинство бухгалтерских сервисов умеют формировать отчеты на основе данных бухгалтерского и налогового учета: подставляют нужные данные в формы, проверяют их по контрольным соотношениям. А еще выводят подсказки, чтобы бухгалтер понимал, как данные попадают в отчет и надо ли их корректировать. Правда некоторые отчеты и формы пользователям приходится заполнять вручную.

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»: оправдательные документы

Для отправки отчетов через интернет в бухгалтерском сервисе должен быть специальный модуль, с помощью которого файлы передаются в контролирующие органы. А еще понадобится квалифицированная электронная подпись. Тогда из бухгалтерской системы можно не только отправлять отчеты, но и получать сведения об их статусе (отправлен, принят, отклонен), получать требования и письма от контролирующих органов и отвечать на них.

Хранение документов

Все «отработанные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, в зависимости от типа документа. Согласно закону, хранить их нужно именно в том виде, в котором они были созданы: бумажные — на бумаге, электронные — на сервере.

Если документы созданы или получены от контрагента в электронном виде, то вопрос хранения решается просто: все файлы лежат на серверах оператора ЭДО, а у компании есть бессрочный доступ к своим архивам. Не нужно устанавливать стеллажи и покупать папки для бумаг. Искать электронные документы в архиве тоже легко. Скажем, если налоговая запросит документ, его можно быстро найти поиском, прикрепить к ответному письму и отправить, не вставая с кресла.

Этапы внедрения ЭДО

Обмен электронными документами приравнивается к бумажному документообороту (149-ФЗ, 402-ФЗ). Но для этого нужна электронная подпись (63-ФЗ). Притом обязательно квалифицированная электронная подпись (КЭП) — ее выдает на токенах ФС с 2022 года. Подпись получают на руководителя организации или ИП, а сотрудники оформляют личные подписи сотрудников.

Вот что нужно сделать, чтобы организовать ЭДО в компании.

Выбрать бухгалтерский сервис. Онлайн-бухгалтерия или стационарная программа поможет создавать первичку в электронном виде, загружать банковскую выписку и подключить систему электронного документооборота с контрагентами или сотрудниками, а еще — отправлять отчетность через интернет.

Настроить интеграцию с интернет-банком. Во многих бухгалтерских сервисах есть возможность интеграции с банками. Это позволяет подгружать банковскую выписку в бухгалтерию, а из нее отправлять в банк платежные поручения. Без такой интеграции тоже можно работать, но это не так удобно: бухгалтеру приходится просить директора выгрузить из банка выписку в виде файла, а платежки передавать в банк тоже не напрямую, а отдельными файлами.

Оформить сертификат КЭП. С 2022 года это можно сделать только в налоговой или у ее доверенных лиц. Придется купить токен — защищенный носитель, похожий на флешку, установить на компьютер лицензию КриптоПРО и оформить документы в налоговой. После этого на токен запишут подпись, и ею можно будет подписывать отчеты и другие документы.

КЭП дает максимальную степень защиты подписанного файла. С ее помощью можно установить, кто автор документа, кто и когда вносил исправления в файл.

Подключиться к оператору ЭДО. В некоторых бухгалтерских сервисах сразу есть блок ЭДО, а к другим его приходится подключать отдельно. Лучше заранее уточнить у контрагентов, с каким оператором сотрудничают они, и выбрать компанию, к которой подключено большинство ваших партнеров.

Пригласить контрагентов в ЭДО. Уведомите контрагентов, которых вы увидите в своей системе ЭДО, что теперь и вы готовы обмениваться цифровыми документами. А оставшимся контрагентам можно прислать приглашение в систему — возможно, они как раз решатся на этот шаг.

Подключить КЭДО — кадровый цифровой документооборот. Это важно для крупных компаний, особенно если часть сотрудников работают удаленно.

Выгоды ЭДО для бухгалтерии

С электронным документооборотом компания экономит время и деньги:

• снижаются расходы на печать: больше не нужна бумага, чернила в принтере, да и на единицах офисной техники можно будет сэкономить;
• не нужно тратиться на курьеров или отправку бумаг по почте;
• экономится время: все процессы проходят быстрее, контрагент может подписать договор в течение пары минут, не придется печатать и готовить бумаги к отправке почтой или вызывать курьера;
• удобство работы: доступ к документам можно получить с любого компьютера — правда для их подписания на устройстве должна стоять лицензия КриптоПро, а у владельца должен быть токен с подписью;
• безопасность: взломать КЭП практически невозможно, все данные защищены, их нельзя потерять или испортить;
• минимум работы с отчетами и запросами: для отправки отчет нужно только подписать электронной подписью, а еще упрощается обмен сведениями с налоговой и фондами;
• не нужно содержать архив: все документы хранятся на серверах оператора ЭДО.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно создавать первичку, отправлять отчеты через интернет, обмениваться электронными документами с контрагентами, загружать банковскую выписку. Работайте в системе, избавьтесь от авралов и рутины. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков

Источник: www.b-kontur.ru

ЭДО для бухгалтерии

Переход компании на электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить работу многих отделов. Особенно это касается бухгалтерии, сотрудники которой смогут обмениваться документами с контрагентами онлайн и уменьшить количество рутинных операций при обработке документов в учетной системе, например 1С. Разберем, зачем бухгалтеру использовать ЭДО и как перейти на цифровой документооборот.

Переведите бухгалтерию на ЭДО

Оцените все возможности работы с электронными документами Подключиться

Преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом в бухгалтерии

• Увеличить скорость работы. Пересылка бумажных документов занимает от нескольких дней до недели — в зависимости от того, как далеко партнер и какой курьерской службой пользуется компания. ЭДО позволяет отправить или принять документ в течение нескольких секунд.
• Оптимизировать расходы. Печать документов отнимает не только время, но и деньги — нужны принтеры, канцтовары, расходники. Кроме того, пересылка писем — дополнительные затраты. Сервисы ЭДО, например Диадок, берут оплату только за исходящие документы, что в разы дешевле почтовых отправлений.
• Обеспечить юридическую значимость. Документы, которыми обмениваются пользователи ЭДО, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные аналоги, так как их подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Защитить файлы. Система ЭДО хранит документы в облачном архиве и позволяет находить файлы с помощью онлайн-поиска — данные невозможно потерять.
• Оперативно исправлять ошибки. Процесс внесения правок займет минимум времени, так как не понадобится заново печатать и отправлять документ.
• Хранить историю работы с документом. В сервисе ЭДО можно просматривать информацию о документе: кто отправитель и получатель, каким был путь передачи на согласование, кто и когда поставил подписи.
• Обеспечить безопасность. Операторы ЭДО должны соблюдать строгие требования законодательства, в том числе по защите информации. Документы передаются по зашифрованным каналам, что исключает подмену или перехват информации.
• Увеличить обороты предприятия. Быстрое согласование и подписание ускоряют оплату и отгрузку продукции. Товары не простаивают на складах, что увеличивает оборот средств и как следствие — доходы бизнеса.
• Получать налоговый вычет в том же периоде, когда совершена сделка. Онлайн-обмен подписанными документами и отсутствие расхождений с контрагентами помогают получать вычеты по НДС своевременно.
• Избежать потери документов. Файлы в ЭДО невозможно потерять, поэтому бухгалтерия всегда будет своевременно получать закрывающие и другие документы.

Таким образом, ЭДО в бухгалтерии — удобный способ оптимизировать работу, защитить информацию, ускорить согласование и подписание документов, а также избавиться от бумажного архива. Подробнее о преимуществах электронного документооборота по сравнению с бумажным рассказываем в статье.

Переведите бухгалтерию на ЭДО и оцените преимущества: скорость, удобство, безопасность

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Обратите внимание на ЭДО, если в компании:

• большой объем документооборота;
• бухгалтерия перегружена задачами;
• нет прозрачности процессов, бумаги часто дублируют или теряют;
• процесс подписания и согласования затянут и включает много ответственных;
• затраты на бумажный документооборот — значительная статья расходов.

Для иллюстрации сравним бумажный и электронный способ обмена документами.

Бумажный документооборот ЭДО

Долгий поиск бумаг в архиве, оригиналы задерживаются у коллег и остаются у контрагентов	Поиск по ключевым словам и параметрам документа займет пару минут
Сложно отследить весь путь документа от создания до отправки	Информация о документе сохраняется в истории, фиксируется даже время подписания
Процесс согласования и подписания отнимает много времени	С помощью ЭДО можно мгновенно подписывать документы, в том числе массово. Сервис позволяет настроить автоматизированную цепочку согласования
Бумажный документ может потеряться. В таком случае придется повторить весь процесс: напечатать, подписать, отправить и заплатить за пересылку	В ЭДО документы не теряются — их легко найти с помощью онлайн-поиска

Оптимизируйте работу бухгалтерии с помощью электронного документооборота

Принципы ЭДО в бухгалтерии

Электронный документооборот в бухгалтерии организуют, основываясь на принципах:

• Безопасность. Одно из ключевых требований к операторам ЭДО — защита информации. Документы передаются по зашифрованному каналу, а данные хранятся на защищенных серверах.
• Непрерывность. ЭДО позволяет избежать задержек — теперь не нужно ждать, когда документ доставят контрагенту и когда он вернется обратно после подписания. Чтобы избежать промедления в момент согласования, можно настроить автоматические маршруты движения документов между сотрудниками.
• Быстрый поиск. Поможет оперативно находить документы при запросе от ФНС.
• Единый регламент. Нужен, чтобы пользователи ориентировались в системе ЭДО и истории операций.
• Прозрачная система работы. Доступна информация об имени подписанта, статусе документа, времени его создания, подписания, получения. Эти данные можно собирать и анализировать, чтобы корректировать работу сотрудников.

Как быстро найти электронный документ в сервисе и скачать документооборот для представления в ФНС, продемонстрировали на конференции DiadocDay:

ЭДО имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный документооборот. Это закреплено в законодательстве:

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует признание электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью.
• Статья 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина от 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур» определяют требования к электронным счетам-фактурам.
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует составление первичных документов в том числе в электронном виде.

Диадок предлагает обмен бухгалтерскими и другими документами в электронном виде

Как внедрить ЭДО в бухгалтерию

Порядок внедрения ЭДО состоит из нескольких этапов. Разберем каждый отдельно.

Выбрать оператора ЭДО

Проанализируйте структуру ведения бухгалтерского учета и определите, какой оператор ЭДО вам подойдет. Ориентируйтесь на потребности компании: какие основные задачи будет решать ЭДО, какая функциональность важна, есть ли ограничения по стоимости, нужен ли роуминг или интеграция в собственную учетную систему.

Покупка ЭЦП

Для использования ЭДО понадобится приобрести электронную подпись (ЭП, ранее — ЭЦП). Предпочтение отдается КЭП, так как по закону она приравнена к собственноручной и обеспечивает юридическую значимость документов.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) представляет собой ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП состоит из двух частей:

• проверочный сертификат для ключа подписи (USB-носитель);
• лицензированный дистрибутив — установочный пакет с программой, который используют в течение ограниченного периода действия ключа.

С помощью КЭП бухгалтер может отправлять отчетность в ФНС, подписывать закрывающие и другие документы, необходимые для работы с контрагентами. Приобрести сертификат КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Поставить специальное ПО для ЭДО на рабочие места

Не существует конкретного перечня программного обеспечения для ЭДО, так как есть несколько способов использования системы в зависимости от потребностей компании. Разберем подробнее на примере Диадока.

Способ использовать ЭДО Веб-версия Интеграция в учетную систему Мобильное приложение

Особенности	Простой способ, не требующий дополнительных настроек — веб-версия работает в браузере без установки программ на компьютер	ЭДО интегрируется в выбранную учетную систему, например 1С	Для оперативной работы разработано бесплатное приложение для устройств на iOS и Android
Программное обеспечение	Браузер по выбору компании и КЭП на съемном носителе или устройстве пользователя	ПО зависит от выбранной учетной системы	Понадобится установить приложение на служебный смартфон

После установления ПО рекомендуется составить инструкции и провести обучение сотрудников по использованию системы ЭДО.

Уведомить контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО

Последний этап внедрения — информирование контрагентов о переходе бухгалтерии на ЭДО. Сделать это можно разными способами: написать по электронной почте, уведомить устно или отправить автоматическое приглашение к обмену в сервисе ЭДО.

Отправлять документы можно после обмена приглашениями в Диадоке

Начните обмениваться бухгалтерскими документами в режиме онлайн

Какие бухгалтерские документы можно передавать через ЭДО

Когда говорят о бухгалтерской документации, обычно подразумевают первичные документы. В ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что это документы, подтверждающие сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:

• договор;
• счет;
• УПД;
• накладную;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• бланки строгой отчетности, товарный и кассовый чеки.

Обмен договорами и другими юридически значимыми документами с контрагентами происходит в системе ЭДО. Так, Диадок позволяет мгновенно обмениваться бухгалтерскими документами, отслеживать их статус онлайн и работать с электронными документами прямо в интерфейсе учетной системы 1С.

Среди электронных документов выделяют формализованные и неформализованные. Формализованные документы имеют утвержденный приказами ФНС формат, а неформализованные документы передаются в произвольном формате. Подробнее об этом рассказываем здесь.

Кроме обмена с контрагентами, бухгалтерия регулярно отправляет отчеты в контролирующие органы. Чтобы ускорить работу, избежать штрафов и отправлять документы онлайн существуют системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн.

Остановимся на нескольких примерах документов, которые можно отправлять через Контур.Диадок — для обмена с контрагентами и Контур.Экстерн — для передачи отчетности в госорганы.

Договоры

Первый этап взаимодействия с контрагентами — создание и заключение договора. Требования к договору в ЭДО такие же, как и к бумажной версии. Отличаются только сроки подписания и отправки — в системе электронного документооборота подписать договор с контрагентом можно очень быстро.

Первичные документы, счета-фактуры, УПД

Первичка, счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД) сопровождают каждую сделку, поэтому составляют значительный объем документооборота в бухгалтерии. Работа с ними в системе ЭДО разгружает сотрудников и позволяет снизить затраты на печать и пересылку.

Работать с электронными документами можно прямо из 1С, если подключить модуль Диадока. Интерфейс решения и процедуру создания документа продемонстрировали на конференции DiadocDay:

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтерии необходимо регулярно подавать отчетность в налоговую инспекцию и иные органы. Форма подачи — на бумаге или в электронном виде — зависит от численности персонала в компании и органа, куда отчетность будет направлена (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат).

Например, компании, у которых количество сотрудников за предшествующий год превысило 100 человек, передают отчетность в налоговую только в электронной форме. Если такая организация сдаст отчет в бумажном виде, ей грозит штраф (ст. 119.1 НК РФ).

Электронный документооборот в сфере B2G — бизнес-государство — ведется через системы интернет-отчетности, среди которых Контур.Экстерн. Он помогает компаниям оперативно отправлять отчеты в электронном виде, отслеживать сроки подачи и избегать штрафов.

Получится ли совмещать бумажный документооборот с электронным

Не все компании в состоянии сразу перейти на ЭДО, кроме того, не каждый контрагент готов пользоваться электронным документооборотом. Поэтому только часть процессов переходит в онлайн на первом этапе. Ориентируйтесь на требования законодательства. Если документ по закону передается только с помощью ЭДО, использовать бумажный документооборот не получится.

Например, если принять маркированный товар без электронного УПД, всех участников сделки оштрафуют. Подробнее про обязательный ЭДО рассказываем в статье.

Перевод бухгалтерии на ЭДО — современный способ работы с документами в компании. Онлайн-формат помогает оперативно проводить сделки, не отвлекаться на рутину и в разы ускорить получение подписей контрагентов. Десятки клиентов Диадока перевели бухгалтерские документы в электронный вид и повысили эффективность своего бизнеса.

Организуйте работу бухгалтерии с помощью ЭДО, чтобы экономить время и повысить производительность

Источник: www.diadoc.ru

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Содержание

• Что такое документооборот в бухучете
• Цели документооборота
• Организация документооборота в бухгалтерском учете
• Лица, отвечающие за документооборот
• Первичные документы
• Регистры
• Организация документооборота в бухгалтерском учете обособленного подразделения
• Документы, оформленные в электронном виде
• Ответы на распространенные вопросы

Одной из главных составляющих нормальной деятельности любой компании является грамотная организация документооборота в бухгалтерском учете. Для этого необходимо соблюдать требования Закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также общероссийского стандарта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок организации документооборота бухучета в компании.

Что такое документооборот в бухучете

Основой любого предприятия являются и документы и документооборот. При его организации важно соблюдать подход, соответствующий требованиям законодательства и бухгалтерских стандартов.

Согласно ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», документооборот представляет собой движение документов бухгалтерского учета внутри компании с момента составления либо получения до момента завершения исполнения. По завершением исполнения понимают:

• использование документа для составления отчетности (бухгалтерской, финансовой);
• отправка документов;
• направление документов в архив;
• иные действия.

Важно! В соответствии с законом 402-ФЗ, ответственным за организацию бухгалтерского учета в компании является руководитель. То есть не главный бухгалтер или заместитель руководителя и даже не бухгалтерская служба.

Цели документооборота

Планируя организацию документооборота в бухучете, руководитель ставит перед собой определенные цели:

• документооборот должен обеспечивать оперативное отражение хозяйственных операций в бухучете;
• осуществление передачи первичных документов для регистрации содержащихся в них сведений в регистры бухучета, а также составление на основе этих данных отчетности (бухгалтерской, финансовой).

Организация документооборота в бухгалтерском учете

На практике в первую очередь происходит разработка и утверждение внутреннего положения о документообороте в бухучете. После этого уже формируется график документооборота. Последний документ составляется главным бухгалтером, руководитель составляет на него приказ. График может составляться в виде таблицы, схемы или просто списка, но при этом он должен содержать следующее:

• число отделов и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ;
• минимальный период, который документ может находиться в одном подразделении.

Лица, отвечающие за документооборот

Обеспечение документооборота в бухгалтерской системе осуществляется лицами, составляющими и подписывающими бухгалтерские документы. При этом они должны осуществлять следующее:

• оформлять первичные документы своевременно и качественно;
• осуществлять передачу первичных документов в установленный срок для того, чтобы содержащиеся в них данные отразились в бухучете;
• обеспечивать правдивость информации, содержащейся в первичных документах.

Все документы, с которыми работают бухгалтеры условно делят на следующие группы:

• бухгалтерские;
• налогового учета и отчетности.

В свою очередь бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

• первичные документы;
• регистры;
• формы отчетности.

К отчетным документам относят налоговую отчетность и регистры.

Первичные документы

Любой факт хозяйственной деятельности подтверждается первичным документом. Если документ не имеет подтверждения факта хозяйственной жизни, то принимать его к учету нельзя. Форма первичного документа определяется руководителем компании, однако разработать ее может лицо, которое является ответственным за ведение бухучета. При разработке бланка следует учитывать, что первичный документ в обязательном порядке содержит следующие реквизиты:

• наименование;
• дата составления;
• наименование организации, составившей документ;
• факт хозяйственной жизни;
• величину измерения (в натуральном или денежном выражении) факта хозяйственной жизни;
• наименование должности каждого лица, совершившего операцию, а также ответственных за оформление документа лиц;
• подписи всех указанных в документе лиц, расшифровка подписи, а также иная информация, если она необходима для идентификации лиц.

Важно! Первичные документы составляются на бумажном носителе или в электронном виде. В последнем случае они должны подписываться усиленной цифровой подписью.

Регистры

Сведения, которые содержаться в первичных документах должны отражаться в бухгалтерских регистрах, которые представляют собой перечень определенных операций, внесенных в хронологическом порядке, а также объединенные по счетам бухучета. В качестве примера можно привести ведомость или отчет, составленный в виде таблицы. Форму регистров также утверждает руководитель компании, при это ее обязательными реквизитами будут являться:

• наименование документа;
• наименование организации, составляющей регистр;
• дата начала и дата окончания ведения документа либо период за который он составляется;
• хронологическое объединение, систематическое объединение объектов;
• единица измерения;
• ответственные лица с указанием их должности, подписи и расшифровки подписи.

Важно! Как и первичка, регистры бухучета могут составляться на бумаге или в электронном виде.

Организация документооборота в бухгалтерском учете обособленного подразделения

Каким именно способом ведется бухгалтерский учет компания определяет самостоятельно, при этом это должно указываться в учетной политике. Причем те положения, которые указываются в учетной политике распространяются и на обособленные подразделения. Причем даже если обособленное подразделение ведет бухгалтерию самостоятельно, то они могут это делать на основании документов, которые оформлены от имени головного офиса. При этом нарушения законодательства не будет.

Документы, оформленные в электронном виде

Как уже упоминалось выше, первичные документ можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Оформление электронного документа возможно в том случае, если имеется электронная подпись.

Различают несколько видов электронной подписи:

• простая неквалифицированная;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

От того, какая подпись используется в компании и будет определяться юридическая сила документа.

Если первичка заверяется первыми двумя видами подписей, то для целей бухгалтерского или налогового учета они не могут быть приняты. В этом случае их нельзя будет признать документами, имеющими такую же силу, как и документы, составленные на бумаге и заверенные личной подписью. К подписанным вручную документам приравнивают только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью. Они и могут быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.

В соответствии с законом или соглашением с контрагентом представление документа может предусматриваться исключительно на бумажном носителе. В этом случае компания за свой счет изготавливает копию электронного документа на бумаге.

Приняв решение о том, что первичные документы оформляются в электронном виде, это необходимо закрепить в учетной политике. При этом указывается следующее:

• документы, которые будут участвовать в электронном документообороте;
• сотрудники, имеющие право подписи документов;
• способ обмена электронными документами (то есть привлекается оператор или нет);
• порядок, по которому хранятся документы;
• способ представления электронных документов при запросе ИФНС (на бумаге или в электронном виде).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Возможно ли, чтобы обособленное подразделение отражало хозоперации, опираясь на первичку, оформленную от имени головного офиса?

Ответ: Да, причем в учетной политике должно содержаться условие о том, что оформление первички осуществляется от имени головного офиса.

Вопрос: Нужно ли в учетной политике закреплять формат электронных документов?

Ответ: Нет, форматы документов, составленных в электронном виде можно и не отражать в учетной политике.

Источник: online-buhuchet.ru