В НК РФ внесены поправки, которые изменяют требования к хранению данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Соответствующие нормы содержит официально опубликованный Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ.
Напомним, по действующим нормам статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это же требование относится к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Налоговые агенты также обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Это закреплено статьей 24 НК РФ.
Теперь в указанные нормы внесены поправки, которые увеличивают до 5 лет срок хранения бухгалтерских и налоговых документов.
Бухгалтерские документы — хранить нельзя выбросить
Новое требование вступит в силу с 17 марта 2021 года.
Источник: buh.ru
Срок хранения отчётности
Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для представления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения отчетности может быть как в бумажном, так и в электронном виде.
Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.
Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году
Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.
По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.
Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.
Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.
При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.
Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
Срок хранения отчётности в СФР
С 1 января 2023 года функции ПФР и ФСС выполняет Социальный фонд России, образованный в результате слияния двух фондов. В связи с этим изменились правила сдачи и хранения в СФР.
Отчётность, содержащую сведения персонифицированного учёта, хранят:
- в бумажном виде — не менее 6 лет;
- в электронном — не менее 75 лет.
Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п.4 ст. 8 27-ФЗ.
Плательщики страховых взносов обязаны хранить документы, на основании которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.
- Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года.
- Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки, в течение которых ИП или организация должна хранить внутренние документы, установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В нём закреплён перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. В таблице собраны сроки хранения кадровых документов компании.
Таблица сроков хранения кадровых документов
- о служебных проверках;
- о направлении в командировку.
Срок хранения первичных документов
Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов.
В таблице собраны сроки хранения разных видов бухгалтерских документов. При этом неважно, в каком виде оформлен документ — в бумажном или электронном.
Таблица сроков хранения бухгалтерских отчетов и первичных документов
- годовая;
промежуточная.
Срок хранения налоговых документов
Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов, мы собрали в одной таблице.
Таблица сроков хранения налоговой отчетности
| Счета-фактуры | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 317 Перечня |
| Книги покупок и продаж | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Документ об исчислении и уплате страхового взноса | 6 лет | подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Налоговый регистр | 5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года. |
Стр. 303, 311 Перечня |
| Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 304 Перечня |
| Декларации по всем видам налогов | 5 лет, ИП по 2002 год включительно — 75 лет |
пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 310 Перечня |
| Первичные документы на уменьшение стоимости приобретённых товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Сведения о доходах физических лиц | 5 лет, если нет лицевых счетов: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003 |
пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 312 Перечня |
| Реестр сведений о доходах физлиц, представляемый налоговым агентом | 5 лет | Стр. 313 Перечня |
| Акты налоговых проверок | 5 лет | стр. 139 Перечня |
| Книга учёта доходов и расходов по УСН организации или ИП | 5 лет | Стр. 318 Перечня |
| Документ о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
Перечень Приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы. Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п.2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:
- учётную политику;
- стандарты;
- бухгалтерский учёт;
- средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.
Срок хранения статистической отчётности
В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.
В таблице указаны виды статистической отчётности и сроки хранения.
Пометка (1) означает, что отчёт нужно хранить постоянно при отсутствии годового, пометка (2) — при отсутствии годового, полугодового и квартального
Таблица сроков хранения статистической отчетности
| Отчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётов: | |
| — сводный годовой и с большей периодичностью | постоянно |
| — годовой и с большей периодичностью | постоянно |
| — полугодовой | 5 лет (1) |
| — квартальный | 5 лет (1) |
| — месячный | 1 год (2) |
| Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятий: | |
| — сводный годовой | -постоянно |
| — годовой | постоянно |
| — квартальный | 5 лет (1) |
| — месячный | 1 год (2) |
| Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАО, представляемый в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов РФ, муниципальных образований | постоянно |
| Отчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к ним: | |
| — сводный годовой и с большей периодичностью | постоянно |
| — годовой и с большей периодичностью | постоянно |
| — полугодовой | 5 лет (1) |
| — квартальный | 5 лет (1) |
| — месячный | 1 год (2) |
| — единовременный | постоянно |
| Доклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организации | постоянно |
| Статистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему: | |
| — сводный годовой и с большей периодичностью | 5 лет |
| — годовой и с большей периодичностью | 5 лет |
| — полугодовой | 5 лет |
| — квартальный | 3 года |
| — месячный | 1 год |
| — единовременный | 1 год |
| Документ о выполнении целевых программ | 5 лет ЭПК |
| Отчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг: | |
| — годовой | постоянно |
| — квартальный | 5 лет |
| — отчёт о выполнении грантов | постоянно |
| Документ о составлении сводного статистического отчёта и сведений | 5 лет |
| Оперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделений | До минования надобности |
| Годовой отчёт о работе структурного подразделения организации | 5 лет (1) |
| Индивидуальный отчёт работников | 1 год |
| Журнал учёта передаваемых статистических данных | 5 лет |
| Вспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности | 1 год |
| Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности | 5 лет |
| Бланк формы статистической отчётности: | |
| — по месту разработки и утверждения | постоянно |
| — в других организациях | До замены новыми |
Срок хранения отчётности ИП
Для ИП действуют те же правила хранения документов, что и для организаций Режим налогообложения значения не имеет.
Перечень, который утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, обязателен только для организаций. Но в Перечне есть строки, которые напрямую касаются предпринимателей. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:
- налоговые декларации в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 310 Перечня);
- книги учёта доходов и расходов на упрощёнке в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 318 Перечня).
Предприниматель обязан хранить и другие документы, которые возникают в процессе его деятельности и где прямо не указано, что сроки относятся только к организациям. Например, кадровые документы, договоры, приказы, доверенности и другие.
Заключение
После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.
Если отчётность ликвидирована в неустановленный срок, то организации грозит штраф. В соответствии с п.1 и 2 статьи 120 НК РФ за отсутствие налоговых документов компанию оштрафуют на 10000 рублей, при нарушении за несколько налоговых периодов — на 30000 рублей. Административный штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 рублей.
Случается, что в нормативных актах установлен разный срок для одного типа документа. В таком случае нужно ориентироваться на более длительный срок.
Сдать отчётность вовремя и сохранить в течение нужного срока поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Источник: astral.ru
Новые сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета в 2021 году в организации
Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Сроки хранения налоговых документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Санкции за нарушение порядка хранения документов
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Источник: www.1c-kpd.ru