Информационное письмо о смене почтового адреса образец

8 (499) 938-45-81 — Москва и Московская обл.

8 (812) 425-61-42 — Санкт-Петербург и Лен. обл.

Каждому предприятию присваивается юридический адрес, который прописан при регистрации компании и внесен в государственный реестр. Но в некоторых ситуациях возникает необходимость его смены. Причины могут самыми разнообразными. При этом обязательно следует предупредить деловых партнеров об этом факте. В статье рассмотрены основные особенности и правила заполнения письма контрагентам о смене юридического адреса, образец его написания.

Основания для написания уведомления

В процессе смены адреса местонахождения организации эти изменения должны быть зафиксированы в учредительной документации. В обязательном порядке они должны быть зарегистрированы в госучреждениях. Внесенные корректировки становятся юридически значимыми только после их государственной регистрации.

Уведомление должно быть направлено банковскому учреждению, обслуживающему предприятие, а также партнерам, с которыми взаимодействует компания. Помимо этого изменения следует отразить в заключенных контрактах и трудовых книжках работников. В договорах с контрагентами обычно бывает прописано, как и в какой срок следует отправлять извещение о произошедших переменах.

Смена юридического адреса | Заполнение формы Р13014 | Новые правила

С образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса можно ознакомиться в интернете на различных ресурсах.

Какие документы сдавать в ИФНС: подготовка и подача

После того, как руководство организации определилось с новым адресом, назначается общее собрание участников (если участник только один, то фиксируется его решение). В результате совещания подписывается протокол о смене юрадреса, где нужно отразить:

• название и место нахождения предприятия;
• тип общего собрания (очередное или внеочередное);
• дата и место совещания;
• кто принимал участие;
• обсуждаемая тема (вопрос о смене адреса и занесении изменений в учредительные документы);
• согласие участвующих лиц со сменой адреса и утверждением нового места регистрации, а также с новой редакцией устава, изменениями к нему и смене штампа компании.

Важно: Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (участниками собрания).

Перечень документов

После того, как оформлено решение, в течение 3-х рабочих дней в ИФНС необходимо подать пакет документации, включающий:

• решение единственного участника или документ по итогам общего собрания;
• заявка на бланке № Р13001, утвержденной Приказом ФНС РФ от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25. Нужно заполнить только листы А, Б и М. Бумагу необходимо подписать руководителем организации и заверить нотариально. Нотариусу следует представить свежую выписку из ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учет, устав и документ о назначении руководителя предприятия. В зависимости от нотариальной конторы этот список может меняться. Поэтому следует заранее его уточнить;
• новые учредительные документы или изменения к ним (в двух экземплярах);
• чек об уплате госпошлины и платежное поручение со штампом банка. Согласно подп.3 п.1 ст.333.33 НК РФ стоимость процедуры смены адреса в госорганах составляет 800 руб.;
• документацию с подтверждением нового адреса. Например, копия свидетельства о владении, договор купли-продажи и арендный контакт и др.

Этот комплект документов подается в налоговую инспекцию непосредственно заявителем или его представителем. Можно подать их лично или по почте в форме ценного письма. Инспектор, принимающий бумаги, составляет расписку с перечнем полученных документов. Она подтверждает факт их подачи.

После того, как налоговые органы зафиксируют в базе данных производимые изменения и выдадут соответствующий документ, процедуру смены адреса можно считать завершенной. Теперь следует оповестить об этом партнеров предприятия.

Кому отправлять уведомление

Такое извещение применяется для сообщения партнерам, клиентам, заказчикам, кредиторам и заинтересованным госструктурам о произошедших изменениях.

Важно знать: В настоящее время письменное уведомление об изменении банковских реквизитов в налоговую инспекцию не направляется – эта обязанность отошла к кредитно-финансовым организациям.

Относительно прочих контрагентов организации, письмо им следует направить в обязательном порядке, так как изменения юридического адреса влияют на оформление контрактов между взаимодействующими сторонами. Важно сделать это вовремя во избежание недоразумений (отправление важной документации на старый адрес, перевод средств по неактуальным банковским реквизитам).

При смене юрадреса может измениться и подразделение ФНС, обслуживающее компанию. Уточнить этот факт можно на сайте госуслуг.

Кем составляется извещение

Как правило, оформление подобных уведомлений поручается юридическому консультанту или секретарю организации. Также эта обязанность может быть возложена на руководствующих лиц и работников подразделений, которые напрямую взаимодействуют с партнерами.

Рекомендация.Вне зависимости от того, кто составляет письмо, главное, чтобы сотрудник понимал порядок составления деловой корреспонденции.

Образец уведомления об изменении юридического адреса приведен далее.

Порядок написания

У письма-извещения нет строгого унифицированного бланка, который необходимо использовать в обязательном порядке. Уведомление может быть написано в произвольной форме в соответствии с потребностями и целями отправителя. Но все-таки следует соблюдать некоторые нормы и правила, которые перечислены далее.

1. В самом начале извещения следует прописать название компаний отправителя и получателя. При этом нужно указать не только наименование организации-адресата, но и должность конкретного работника.
2. Прописывая информационный раздел письма, необходимо четко сформулировать сообщение о смене реквизитов, привести новые и изложить связанные с произошедшими изменениями просьбы.
3. В целом уведомление нужно писать вежливым, но не слишком официальным языком, придерживаясь делового стиля. Ошибки в правописании недопустимы.
4. Письмо может быть оформлено от руки или машинописным текстом. Независимо от выбранного варианта руководитель (или доверенное лицо) предприятия-отправителя должен поставить свою рукописную подпись. Проставление штампа – необязательное действие. С 2016 юрлица вправе не ставить печать на бумажных документах.
5. Уведомление может быть написано: на обычном листе формате А4 или на фирменном бланке предприятия. Последний способ более предпочтителен, так как он укрепляет имидж компании и говорит о деловом характере послания.
6. Извещение должны быть составлено в стольких экземплярах, сколько необходимо для уведомления всех заинтересованных лиц. Все отправленные послания регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. Это действие необходимо, чтобы избежать дальнейших разногласий из-за неполучения письма и иметь доказательство его отправки.

Ниже представлен образец письма-уведомления о смене юридического адреса.

Сообщение контрагентам о смене юрадреса и банковских реквизитов является общепринятой процедурой. Она может быть указана в контракте, заключенном между взаимодействующими сторонами. Неисполнении обязанностей, прописанных в договоре, влечет определенные последствия для нарушителя.

Не нашли ответа? Остались вопросы?

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас:

8 (800) 350-29-83 — Регионы России
8 (499) 938-45-81 — Москва и Московская обл.
8 (812) 425-61-42 — Санкт-Петербург и Лен. обл.

Источник: yuridicheskijadres.ru

Образец письма заказчику о смене реквизитов организации 2023 г.

Письмо о смене реквизитов — это документ, который снижает риск неполучения денег за свои товары или услуги в случае изменения данных организации в процессе исполнения госконтракта.

1. Цель письма о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При изменении реквизитов проблемы появятся у исполнителя, который останется без оплаты за свои поставки. И виноват по закону в этой ситуации будет только он сам.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщать заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Хотите выиграть в запросе котировок?

Воспользуйтесь нашими наработками! Мы поможем вам выиграть не менее трети котировок!

2. Список реквизитов

Какие основные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации? Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

сведения о руководителе.

Платежные данные представляют собой следующий перечень:

3. Как составить письмо

Закон о контрактной системе не регламентирует в какой форме надо составлять данный документ. Но традиционно сложился набор элементов, обязательных для включения в письмо о смене реквизитов.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

В бланке последовательно излагаются следующие сведения:

наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица;

город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии);

сообщение о новых данных;

дата, вступления изменений в силу;

подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).

Хотите гарантированно побеждать в тендерах?

Отправьте запрос и получите в распоряжение целый штат экспертов с оплатой за результат!

4. Как составить уведомление

причину смены реквизитов;

день закрытия старого счета;

день открытия нового счета;

дата проведения платежей по актуальным сведениям;

сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/сч и кор/сч в банке).

Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

5. Как уведомить заказчика об изменениях

После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.

Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в государственном контракте.

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:

в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;

в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Исполнитель должен удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он может перечислить деньги на ваш старый расчетный счет.

Хотите заключать прямые контракты без тендера?

Для вас — самая большая база субподрядов и коммерческих заказов, которые вы можете получить по итогам обычных переговоров!

6. Когда можно обойтись без письма об изменении реквизитов

При подаче заявки на участие в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Хотите участвовать в тендерах с авансом от заказчика?

Для вас — самая полная база государственных и коммерческих тендеров с авансированием от 30% до 100%!

7. Видео инструкция «Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)»

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Источник: cpp-group.ru

Как написать письмо о смене реквизитов + образец письма

Письмо о смене реквизитов – это способ уведомить заказчика о том, что у организации сменились платежные данные или юридический адрес. Делать это следует заранее, чтобы ваши деньги не ушли не на тот счет или важная корреспонденция – не на тот почтовый адрес. Вы не сможете оспорить действия заказчика, т.к. формально он действовал по реквизитам, указанным в контракте. В статье дали инструкции, как правильно составить и направить уведомление об изменившихся реквизитах организации.

Зачем организации сообщать об изменившихся реквизитах?

На последней странице каждого контракта или договора стороны указывают свои реквизиты – это данные об организации, начиная от наименования до контактов с уполномоченными лицами.

1. По наименованию и ИНН компанию можно проверить в различных сервисах для проверки контрагентов.
2. По указанному юридическому адресу направляется корреспонденция.
3. По банковским реквизитам оплачиваются работы по договору.
4. Контакты (номер телефона, email) необходимы для связи с ответственными сотрудниками и руководителем.

Реквизиты – это важнейший раздел договора, несмотря на то, что он располагается в самом низу документа.

Посудите сами: Если неправильно указать юридический адрес или вовремя не сообщить второй стороне о его замене, то вам не дойдет корреспонденция, и вы не узнаете, о чем вас хотели известить. Если не уведомить о смене банковских атрибутов, то вам не дойдет оплата. Потом нужно будет связываться с банком и решать вопрос по возвращению суммы, которая ушла не на тот счет. При этом заказчик никакой ответственности не понесет за деньги, отправленные не на тот счет, потому что он строго придерживался указанных реквизитов.

Если вы — поставщик и у вас меняются данные, то необходимо своевременно и оперативно направить заказчику соответствующий документ – письмо о смене реквизитов организации.

Какая информация указывается в реквизитах организации?

В законодательстве не дается перечень, какие сведения указывать в реквизитах. Однако на этот счет сложилась юридическая практика, которой придерживаются все организации.

Реквизиты делятся на две категории:

1. В общие сведения включается: наименование организации, сведения о директоре, ИНН/КПП/ОГРН, юридический и фактический адреса.
2. Банковские реквизиты – это данные, необходимые для перевода денежных средств в качестве оплаты за исполненные обязательства: банк получателя, БИК, коррсчет, расчетный счет.

Как написать письмо о смене реквизитов?

В 44-ФЗ не дается четких инструкций по составлению информационного письма о смене реквизитов организации. Следует придерживаться сложившейся практики. Например, оформлять документ на фирменном бланке организации. Так вы покажете, что придерживаетесь делового этикета при обмене документами. Кроме того, ваше общение с контрагентом приобретет официальность.

ИП могут оформлять письмо о смене атрибутов на простом листе А4, заверив его печатью и подписью.

Письмо контрагентам о смене реквизитов включает следующие пункты:

1. Наименование адресата, ФИО и должность уполномоченного представителя.
2. Название документа.
3. Дата и номер исходящей корреспонденции (при наличии).
4. Краткий текст обращения, в котором прописываются изменившиеся реквизиты.
5. Дата вступления в силу новых сведений.
6. Дополнительные сведения (при необходимости).
7. Подпись и печать директора.

Письмо о смене реквизитов организации /образец/:

Скачать бланк письма о смене реквизитов — ссылка

Примечание: Чаще всего у поставщика возникает необходимость сообщить о новом счете для перечисления оплаты. Например, он поменял банк, т.к. нашел более выгодные для себя условия. Одного информационного письма о смене реквизитов будет недостаточно. Нужно будет оформить допсоглашение к госконтракту.

Как составить уведомление?

Уведомление о смене реквизитов организации содержит все признаки информационного письма.

1. В тексте документа указываете, почему у вас возникла необходимость поменять реквизиты (например, закрываете старый счет и открываете новый). Пишите дату закрытия предыдущего счета и дату открытия нового счета.
2. Пропишите дату, с которой заказчик может перечислять вам оплату по новым данным.
3. Укажите сведения о банке, в котором открыт новый счет (наименование банка, БИК, коррсчет, а также номер своего р/счета).

Руководитель организации заверяет документ подписью и печатью. Также подписать уведомление может ответственный представитель, наделенный соответствующими полномочиями по доверенности.

Как сообщить заказчику о новых реквизитах?

Уведомить заказчика необходимо сразу же после того, как вы обновили свои данные. Передать информацию можно стандартными способами:

1. Вручить лично.
2. Отправить курьером.
3. Отослать по почте заказным письмом, чтобы у вас на руках осталось подтверждение, что адресат получил документ.

Для ускорения процесса можно направить уведомление по электронной почте, а вдогонку позвонить заказчику и предупредить, что вы направили ему важный документ. А потом использовать один из вышеназванных способов, чтобы заказчик получил уведомление на бумаге с вашей подписью и печатью. В госконтракте может быть прописано, что юридической силой обладает только письменная форма уведомления.

Шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица:

Скачать шаблон электронного уведомления об изменении реквизитов юрлица — ссылка

Перед отправкой уточните у контрагента, актуален ли в контракте его адрес для приема важных писем, в том числе и его email. Однако если уверены, что адрес недостоверен, то следует придерживаться позиции, изложенной в п. 64 Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015 г.

Если контракт не содержит исключительного адреса, то найдите адрес контрагента в соответствующем реестре и направьте сообщение по нему:

• если контрагент – юрлицо, то ищите в ЕГРЮЛ;
• если контрагент – индивидуальный предприниматель, то — в ЕГРИП.

Уведомление, доставленное по официальному адресу из реестра, будет зафиксировано как полученное, даже если адресат отсутствует по указанному месту нахождения (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

Допсоглашение направляется по тем же правилам, что и информационное письмо. Если в договоре в качестве исключительного адреса указана электронная почта, то допсоглашение все равно необходимо отправить курьерской доставкой или ценным письмом, предварительно подписав его со своей стороны.

По email направьте электронное уведомление, в котором сообщите, что ваши реквизиты изменились и вы почтой (курьером) направили бумажный вариант допсоглашения к контракту.

А чтобы получить подтверждение того, что до заказчика дошло ваше уведомление, запросите у него номер входящей почты либо расписку о приеме. Так, вы будете уверены, что заказчик точно направит заработанные вами средства по верному адресу, а не по старым реквизитам.

В каком случае письмо не направляют?

При участии в государственных закупках компания еще на стадии отправки заявления указывает общие и платежные данные о себе. Этой информацией заказчик будет руководствоваться при подготовке проекта контракта.

Из этого следует, если компания на этапе подачи заявки планирует изменить свои атрибуты, то новые данные необходимо отразить в заявке. Заказчик получит доступ к этим сведениям после проведения электронных торгов, когда внести изменения не представляется возможным.

Поставщику необходимо помнить, что до истечения времени, выделенного для подачи заявок, он может отозвать свое предложение, изменить его и снова направить.

Если же заявка уже принята комиссией заказчика, а компания выиграла тендер, то при возникновении необходимости смены реквизитов на этапе подписания договора, вместо информационного письма о смене реквизитов оформляется протокол разногласий.

Резюме

Письмо о смене реквизитов организации является важнейшей частью делового документооборота. Документ применяется для уведомления контрагента/заказчика в случае изменения общих или банковских реквизитов компании: новый р/счет, новый директор, новый юридический адрес и т.д.

В госконтракте обязательно прописывается условие об информировании второй стороны в случае, если первая сторона меняет данные о себе. Делать это следует заранее, чтобы не доводить до споров с заказчиком, если он, например, направит оплату не на тот расчетный счет или корреспонденцию не на тот почтовый адрес.

Эксперт по госзакупкам, соавтор онлайн-академии «Азбука тендеров»
Телеграм-чат

Друзья, оцените статью «звездочками», если тема откликается. Подписывайтесь на Телеграм-чат для поставщиков, предпринимателей и тендерных специалистов. Здесь публикуется много полезных материалов, которые пригодятся вам в работе. На первом месте у нас общение и обмен опытом. Задавайте коллегам вопросы в чате и перенимайте их опыт или делитесь своими наработками с новичками госзаказа.

Источник: azbukatenderov.ru