Как написать официальное письмо в организацию образец

Какие есть виды деловой корреспонденции

Деловая переписка осуществляется по разным вопросам, ее классифицируют по следующим основаниям:

1. Назначение (цель): коммерческие предложения, запросы, претензии, информационные, гарантийные и сопроводительные письма, отказы, приглашения и выражение благодарности.
2. Адресат: обычная (адресуются одному лицу) и циркулярная (отправляются нескольким адресатам).
3. Содержание: регламентированные документы (предусматривают наличие определенных условий, например претензия) и нерегламентированные (составляются в свободной форме, нет обязательных требований к содержанию).

Общими требованиями к содержанию документа являются:

• актуальность и достоверность информации;
• лаконичность и информативность изложения;
• использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
• деловой и вежливый стиль изложения;
• грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
• корректное и уважительное обращение.

Официальное деловое письмо обязательно содержит:

Шаблоны деловых писем — Антон Краснобабцев

• дату составления;
• достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
• причины и цель, которые послужили его написанию;
• подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).

Примеры

Негосударственный фонд помощи ветеранам

г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2

«24» января 2021

Исх. №2

Директору ООО «Помещение»

г. Москва, ул. Коммерческая, 1а

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается.

директор фонда _______________________ Иванов И.И.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Еще один пример:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно обращаться к лицу женского пола в официальных документах. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.

Правила оформления деловых бумаг

Установленной законодательно формы нет, при составлении документа ориентируемся на ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
• абзацный отступ составляет 1,25 см;
• рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
• рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить. »); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть. »); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть. »);
• применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением, . ».

Кто и на чье имя пишет

Документ от физического лица оформляется от его имени либо от имени его представителя, внизу ставится подпись отправителя или его поверенного.

Goethe Zertifikat A1, Start Deutsch 1, Schreiben, Teil 2: Как написать официальное письмо?!

Если отправителем и/или получателем выступает юридическое лицо, то корреспонденция оформляется от имени (на имя) руководителя организации. В некоторых случаях внизу документа указывается ответственный исполнитель, в основном используется при ответах от государственных/муниципальных органов.

Как отправить в организацию деловое письмо

Направить деловые бумаги другой стороне допускается несколькими способами:

1. Электронная почта. Обязательно заполняйте строку «Тема» в электронном сообщении. Если вопрос срочный, укажите на важность документа.
2. Почтовое отправление (Почтой России или различными курьерскими службами). Подходит для случаев, когда требуется подтвердить отправку документа, например в случае направления претензии. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении.
3. Факс. Часто используется, когда заинтересованную сторону требуется немедленно уведомить по какому-либо вопросу.

Выбор способа зависит от цели документа, срочности вопроса и установившихся между сторонами отношений.

Установлены ли сроки для ответа

Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:

• если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
• если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
• если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.

Об авторе статьи
Самоловских Наталья

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Источник: gosuchetnik.ru

Как написать официальное письмо в организацию: правила и образцы

Писать деловые письма приходится довольно часто: в государственные инстанции, сопроводительное к резюме, на работе. И оно должно быть составлено правильно и написано корректно, вежливо и по делу. Можно даже завести шаблоны таких писем, а мы поможем правильно его составить.

Виды деловых писем

Так как общаться нам приходится с разными людьми, разными инстанциями и по разным поводам, то и письма должны придерживаться определенного стиля. Стиль должен соответствовать учреждению и причине, по которой вы пишете обращение. Например, написать претензию в стиле поздравления будет, конечно, оригинально, но некорректно. Или гарантийное письмо в стиле соболезнования.

Деловые письма бывают:

• гарантийные — содержат обещания в будущем выполнять возложенные на сторону обязательства. В тексте обязательно указывают срок или промежуток времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные письма — составляют, чтобы донести какую-то информацию. Такие документы могут не подразумевать ответа;
• сопроводительные — передаются для удобства при направлении большого количества бумаг;
• коммерческие предложения — направление потенциальному контрагенту интересного варианта сотрудничества;
• запросы и просьбы — подразумевают требование предоставить какую-то информацию. Просьба — это мягкий вариант запроса, то есть такое послание выражает желание получить информацию;
• претензии — направляют при нарушении, например, условий сделки;
• по нерабочим вопросам. А вот сюда и входят поздравления, приглашения и подобные документы.

К каждому из этих видов обращений нужен свой подход, как к людям.

Как правильно оформить

Строгих требований к составлению деловых писем не предъявляется. Но рекомендуется использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором прописаны основные рекомендации. А так как составляем не письмо подружке в другой город, а возможному деловому партнеру, например, то лучше придерживаться установленных рекомендаций.

• использовать официальный бланк организации;
• если в документе больше 1 страницы, листы нужно пронумеровать;
• установить отступ первой строки абзаца 1,25 см, выравнивание текста — по ширине листа;
• используйте бесплатные общепринятые шрифты, размер лучше использовать 12, 13, 14;
• установите поля: левое, верхнее и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Как писать не надо

Естественно, деловое послание подразумевает вежливость и корректность при обращении. А также деловой тон. Можно, конечно, написать «Привет, дорогой». Но тогда ваш деловой партнер решит, что вы перепутали адресата, дальше читать не станет и просто выкинет послание в корзину.

Что еще недопустимо в деловых посланиях:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование сленга или жаргона;
• невежливое обращение;
• искажение, пространное изложение информации или просто непроверенная информация.

Поэтому часто рекомендуют начать с черновика, потом перечитывать и вносить правки.

Структура письма

Требования к деловому посланию мы теперь знаем, осталось сесть и написать. Чтобы произвести благоприятное впечатление, будем действовать по шагам:

Шаг 1. Подготовить фирменный бланк. Обычно это лист А4 с данными вашей компании или даже с личными.

Шаг 2. Указать, кому и куда направлено обращение. Будьте внимательны, перепроверьте адрес и данные адресата. Если есть сомнения, воспользуйтесь поиском на сайте ФНС.

Шаг 3. Ставим дату и исходящий номер.

Шаг 4. Начинаем обращение со слов «Уважаемый(-ая). !». Обязательно укажите имя и отчество.

Шаг 5. Опишите причину, по которой вы обратились.

Шаг 6. Грамотно, подробно, но без излишеств, доступно расскажите, какую цель вы преследуете. Будьте конкретны. Если вам нужны какие-то документы, перечислите их. Если хотите заключить сотрудничество, опишите условия. Есть к посланию есть приложения, укажите их.

Шаг 7. Поставьте подпись и печать, если вы ее используете.

Посмотрите наш пример официального письма. Если потребуется, используйте его как образец, не забыв указать свои данные.

Источник: dzen.ru

Как написать официальное письмо с шаблоном и примером

Одним из способов выразить свое мнение или сообщить важную информацию другим людям может быть официальное письмо. Это профессиональный способ объясниться, используя при этом простые, лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, который должен соблюдаться на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясним, что такое официальное письмо и как его написать, а также приведем шаблон и пример официального письма для ознакомления.

Описание изображения

Формат делового письма

1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как официальное письмо, это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнесмена. Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении заинтересованности в вакансии или благодарности. Официальные письма часто пишутся с использованием простых и прямых предложений с формальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует соблюдения очень структурированного и конкретного формата.

Как написать официальное письмо

Создание краткого и четкого официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цели таким образом, чтобы ваша аудитория могла легко понять их. Выполните следующие шаги, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Прежде чем начать, убедитесь, что ваше письмо не только просто для понимания, но и просто для чтения. Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, установите поля по одному дюйму с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman, размером 12 пунктов придаст вашему официальному письму чистый вид, а также.

2. Создайте заголовок

После того как шрифты установлены, можно приступать к оформлению письма. Сначала напишите свое имя в левом верхнем углу страницы. Укажите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и электронную почту, если вы просите о дальнейших контактах.

Теперь вы можете вводить адресную информацию получателя прямо под своей. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, затем адрес. Просмотрите имя и адрес получателя несколько раз, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите свое приветствие

Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. В официальных письмах обычно используется следующее приветствие, Уважаемая госпожа. или господин. Фамилия . Если вы знаете как имя, так и фамилию собеседника, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать, Уважаемый Алекс Смит . Если вы знаете их пол, вы можете написать, Уважаемый господин.

Алекс Смит или Уважаемая госпожа. Алекс Смит . Если вам неизвестно имя получателя, рассмотрите альтернативные варианты использования Уважаемый господин или госпожа.

4. Используйте основные абзацы для изложения причин написания письма

В основных абзацах вы можете изложить свои основные положения и профессионально объяснить адресату свои проблемы, мнения или другую информацию. Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины написания этого письма. Вы можете использовать такие фразы, как, Я пишу вам сегодня, потому что.

После того, как вы объяснили, что будет читать получатель, вы можете продолжить изложение в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы пишете рекомендательное письмо, вы можете рассказать о профессиональных качествах человека, которого вы рекомендуете, сказав, Тайм-менеджмент и организационные навыки Эйвери повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала.

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не убедитесь, что читатель ясно понял вашу мысль. Держите предложения короткими, простыми и понятными для читателя.

5. Добавьте заключительный абзац и подпись

Чтобы завершить письмо, вы можете написать заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершает документ, повторяя вашу главную мысль, объясняя возможные дальнейшие шаги или благодаря получателя за то, что он нашел время прочитать ваше письмо.

После закрытия письма вы можете поставить подпись в конце документа. Примерами распространенных подписей к письмам являются:

• Искренне
• Искренне ваш
• С благодарностью
• спасибо
• С уважением,
• Искренне Ваш
• С уважением, Ваш

Выберите завершающую подпись и напишите свое имя в нижней части письма.

6. Упомяните и добавьте ваши приложения

Приложения — это дополнительные материалы, добавляемые к письму для поддержки документа, подобно тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму. Если вы прилагаете к письму документ, который дополняет ваше письмо, вы должны упомянуть о нем в конце письма. Чтобы сообщить читателю, что к письму прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово вложение в конце письма после вашего имени. Вы также можете сократить это слово, написав, приложить.

7. Проверьте и отправьте письмо

После того, как вы закончили писать, вы можете прочитать письмо, чтобы найти грамматические и орфографические ошибки. Вы также можете пересмотреть его, чтобы убедиться, что оно имеет смысл и достаточно понятно для получателя. После вычитки вы можете отправить письмо адресату. Выберите обычный белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверт.

Напишите свое имя и адрес в левом верхнем углу конверта, а затем имя и адрес получателя в середине. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

Официальное письмо против неофициального письма

Поскольку и официальные, и неофициальные письма — это письменные документы, используемые для передачи сообщений другим людям, их легко спутать.

Официальные письма часто бывают:

• Напечатанное и никогда не написанное от руки
• Соблюдение строгих, стандартных правил грамматики и английского языка
• Содержащие короткие и лаконичные предложения
• Использование определенной, профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют такой строгой структуры, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык
• Слова, написанные от руки или напечатанные на машинке
• Нет определенного типа форматирования или структуры, которой они должны следовать

Типы официальных писем

Люди могут писать официальные письма по разным причинам, которые включают в себя профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий. К распространенным типам официальных писем относятся:

Письма об отставке

Когда работник покидает свою текущую должность, он может отправить работодателю или менеджеру по найму краткое письмо об увольнении, чтобы объяснить причину ухода и разработать план процесса перехода на новую должность.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма является одним из наиболее распространенных видов использования официальных писем. Соискатели могут писать сопроводительные письма при подаче заявки на новую должность, грантовые программы или образовательные программы.

Жалобные письма

Многие частные лица или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо-жалобу от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные записки

После собеседования соискатель может написать профессиональное благодарственное письмо, чтобы выразить свою признательность работодателю за встречу с ним и рассмотрение его кандидатуры на должность.

Письмо о заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит ни одной вакансии на желаемую должность, он может написать письмо о заинтересованности, в котором сообщит, что хотел бы получить работу в компании, если появится такая возможность.

Рекомендательное письмо

Когда соискатель подает заявление о приеме на работу или на образовательную программу, учебное заведение может попросить у него рекомендательное письмо. Лицо, пишущее письмо, часто является человеком, который тесно работал с кандидатом и ручается за его квалификацию на должность.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных перемен, пишут деловое объявление, которое публикуется для общественности. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, о замещении руководящей должности или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включить в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся с использованием профессионального тона и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма. Чтобы соблюсти этикет официального письма, вам следует включить в него перечисленные ниже элементы:

Что не следует включать в официальное письмо

При составлении официального письма для желаемой аудитории необходимо придерживаться профессионального стиля изложения и тона на протяжении всего документа. Для этого при написании официального письма следует избегать следующих элементов:

• Фраза Мисс в вашем приветствии
• Слишком формальный подход, из-за которого ваше письмо звучит невнятно, безлично и трудно воспринимается
• Сокращения
• Неполные предложения
• Красочный шрифт или канцелярские принадлежности
• Длинные предложения или абзацы

Шаблон официального письма

Приведенный ниже шаблон покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, штат почтовый индекс]

[Название компании]
[название и номер компании]
[Город, штат почтовый индекс]

[Имя получателя]
[должность получателя]

Уважаемый [имя получателя],

[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет причину, по которой вы пишете письмо адресату. Следующие два-три предложения вы можете использовать для дальнейшего изложения темы вашего письма. Постарайтесь воздержаться от подробностей и примеров до второго абзаца.]

[Второй абзац более подробно опишет вашу точку зрения. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы донести до читателя ваше мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и понятным.]

[Последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они уделили время чтению этой статьи, и предложить любые необходимые последующие шаги.]

[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]

Приложение: [сопроводительный документ, который вы приложили]

Пример официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать его в качестве образца при написании собственного официального письма.

Эйвери Мэй
123 Kansas Ln
Канзас-Сити, МО 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Канзас Сити, МО 64105

17 декабря 2019 г

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая госпожа. Камерон Джонс,

Я пишу, чтобы сообщить вам о своем уходе из Roberts Media Group в качестве координатора по работе с клиентами, начиная с двух недель от текущей даты.

Я ценю всю поддержку, поощрение и мотивацию, которые я получил за время работы на этой должности. Я решил занять должность, на которой я смогу применить свои навыки по формированию команды и лидерству. В течение следующих двух недель я буду продолжать посвящать свое время завершению оставшихся проектов и проведу все необходимые тренинги, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказываете, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения, я буду рада поговорить, когда вы свободны.

Прилагается:
Список моих текущих проектов
Составить график, чтобы выполнить их все

Источник: hr-portal.ru