В статье дали инструкции, как правильно составить и направить уведомление об изменившихся реквизитах организации.
Зачем организации сообщать об изменившихся реквизитах?
На последней странице каждого контракта или договора стороны указывают свои реквизиты – это данные об организации, начиная от наименования до контактов с уполномоченными лицами.
- По наименованию и ИНН компанию можно проверить в различных сервисах для проверки контрагентов.
- По указанному юридическому адресу направляется корреспонденция.
- По банковским реквизитам оплачиваются работы по договору.
- Контакты (номер телефона, email) необходимы для связи с ответственными сотрудниками и руководителем.
Реквизиты – это важнейший раздел договора, несмотря на то, что он располагается в самом низу документа.
Как отправить документы в Ужонд по почте? Инструкция для чайников. Желтая бумажка. Карты побыта.
Посудите сами: Если неправильно указать юридический адрес или вовремя не сообщить второй стороне о его замене, то вам не дойдет корреспонденция, и вы не узнаете, о чем вас хотели известить. Если не уведомить о смене банковских атрибутов, то вам не дойдет оплата. Потом нужно будет связываться с банком и решать вопрос по возвращению суммы, которая ушла не на тот счет. При этом заказчик никакой ответственности не понесет за деньги, отправленные не на тот счет, потому что он строго придерживался указанных реквизитов.
Если вы — поставщик и у вас меняются данные, то необходимо своевременно и оперативно направить заказчику соответствующий документ – письмо о смене реквизитов организации.
Какая информация указывается в реквизитах организации?
В законодательстве не дается перечень, какие сведения указывать в реквизитах. Однако на этот счет сложилась юридическая практика, которой придерживаются все организации.
Реквизиты делятся на две категории:
- В общие сведения включается: наименование организации, сведения о директоре, ИНН/КПП/ОГРН, юридический и фактический адреса.
- Банковские реквизиты – это данные, необходимые для перевода денежных средств в качестве оплаты за исполненные обязательства: банк получателя, БИК, коррсчет, расчетный счет.
Как написать письмо о смене реквизитов?
. Друзья, на этом статья не заканчивается. Переходите на наш сайт онлайн-школы для поставщиков и тендерных специалистов «Азбука тендеров» и читайте до конца .
Подписывайтесь на открытый Telegram-канал для тендерных специалистов и участников закупок
Источник: dzen.ru
Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)
Письмо о смене реквизитов — Образец
Данные послания предназначены для оповещения контрагентов, государственных ведомств и надзорных структур о случившихся изменениях.
Что это?
Рассылка о замене реквизитов считается деловым документом, служащим для оповещения своих контрагентов, а также учреждений, с которыми приходится продолжать взаимоотношения, об изменениях, осуществляемых в компании.
Такими изменениями могут:
- Замена названия фирмы.
- Смена адреса или регистрации.
- Изменение банковских расчетных счетов или обслуживающего банка.
- Смена директора фирмы.
Что относится к реквизитам?
Реквизиты, которыми обладают все предприятия можно разделить на две группы:
К общим реквизитам можно отнести:
- Наименование фирмы.
- Ее правовой статус.
- ИНН/КПП.
- ОГРН.
- Адрес регистрирования.
- Информация о директоре.
При изменении любого из перечисленных пунктов требуется разослать оповещение.
Реквизитами банка считаются:
- Название банка, обслуживающего предприятие.
- Его БИК.
- Корреспондентский счет.
- Расчетный счет юр. лица.
Здесь также, при смене любого пункта, требуется разослать партнерам письма-уведомления.
Кому писать о смене реквизитов?
Извещения об изменениях реквизитных данных рекомендуется отправлять загодя, чтобы не оказаться перед фактом утери документов или финансов, отосланных по старым реквизитам. Отправка такого уведомления является не правом, а обязанностью юр. лица или ИП, так как сведения о регистрации и идентификации предприятия относятся к основе предпринимательских функций, связанных с сотрудничеством:
- С налоговыми службами.
- С контрагентами.
- С государственными и надзорными ведомствами.
Отсутствие реквизитов исключает существование юр. лица, как субъекта предпринимательской деятельности. Для осуществления своих правомочий, юр. лицо обязано обладать следующими признаками:
- Юридическим и почтовым адресом.
- Расчетным счетом в обслуживающем банке.
- ИНН юр. лица.
- Конкретным руководителем с правом подписи.
- Регистрацией в налоговой службе.
При отсутствии любого признака юр. лицо становится недееспособным. Следовательно, не оповещение контрагентов об замене реквизитов может приравниваться к потере статуса юр. лица.
Кто выдает?
За подготовку уведомляющих писем о замене реквизитов отвечают уполномоченные работники предприятий. Обычно, такая обязанность возлагается юридический отдел, при его наличии. В небольших фирмах такая работа может быть возложена, или на бухгалтерию или на секретаря, в крайнем варианте – на лиц, обладающих прямыми контактами с контрагентами.
Перед составлением такого оповещения, ответственный работник обязан ознакомиться с правилами оформления таких документов.
Как составить письмо о смене реквизитов в 2023 году?
Письмо об изменениях реквизитных данных не обладает унифицированным шаблоном, поэтому, его можно сформировать в произвольном стиле, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний. Текст должен быть изложен грамотно, в деловом тоне, с учетом применения правил в делопроизводстве, а также цели отправителя.
Составлять такое оповещение можно на простом листе, А4, или на фирменном бланке юр. лица, что является более предпочтительным, обеспечивая официальный статус данному посланию.
Форма и структура такого письма не отличается от подобных информационных деловых документов, применяемых в документообороте. В послании должна быть отображена следующая информация:
1) В верху бланка требуется отобразить данные об адресате с обозначением:
- Должности руководителя.
- Названия фирмы.
- Регистрационного адреса.
- Ф.И.О. руководителя.
2) Следующим пунктом является заполнение реквизитов отправителя. Если послание заполняется на фирменном бланке, то данный пункт упускается, так как такие данные уже отображены в бланке.
3) Ниже заполняется по центру строки заглавие документа.
4) Далее заполняется содержательная часть послания. Начинать основной текст рекомендуется с выражения уважения партнеру, обращаясь к нему по имени и отчеству: – «Уважаемый …!». Затем нужно изложить суть оповещения, с указанием:
- Какие реквизиты были изменены.
- Прописать новые реквизиты.
- Отметить дату вступления их в силу.
- Изложить просьбу, чтобы дальнейшие действия выполнять с учетом новых данных.
Тон письма обязан быть уважительным, деловым, не допуская развязности, с соблюдением правил грамматики.
1) Завершается заполнение документа указанием:
- Должности подписанта.
- Его подписи и фамилии и инициалов.
- Даты регистрации послания.
Письмо о замене реквизитов может быть заполнено вручную или распечатано на офисном оборудовании (Компьютер и принтер). При этом, в любом варианте, документ обязан быть подписан директором предприятия, или иным должностным работником. Скреплять печатью сообщение нет необходимости.
Число экземпляров такого документа должно соответствовать числу контрагентов и прочих госструктур плюс один экземпляр для подшивки в папку с исходящими отправлениями.
Письмо должно быть зарегистрировано в книгу учета исходящих писем и регистрационный номер должен быть отмечен в оповещении (обычно, такой номер отображается в левой части бланка – напротив «шапки»).
Заполнение шапки письма
Любое деловое письмо начинается с заполнения, так называемой «шапки».
Обычно, «шапка располагается вверху листа, с отображением в левой или правой части:
- Полного наименования фирмы отправителя (согласно регистрационным данным).
- Юридического адреса фирмы.
- Контактных данных.
Затем заполняются реквизиты получателя в правой части листа, с обозначением:
- Должности лица, которому адресовано уведомление.
- Названия предприятия или учреждения.
- Ф.И.О. лица, которому отослано оповещение.
Далее слева, отмечается номер бланка и дата его оформления в книге исходящих писем.
Ниже, по центру сроки, заполняется заголовок документа.
Заполнение тела письма
В основном тексте информационного письма рекомендуется отображать:
- Выражение уважения адресату, обращаясь к нему по имени и отчеству.
- Изложение факта изменений реквизитных данных, с обозначением реквизитных данных, которые были заменены.
- Обозначение новых реквизитных данных и дату, с которой они вступили в силу.
- Обращение с просьбой о внесении соответствующих правок в документы контрагента, где учесть обновленные реквизиты.
- Выражение благодарности за понимание ситуации.
В завершение, послание требуется подписать должностному лицу, с обозначением должности и фамилии.
Ниже предлагается пример такого письма, заполненный на фирменном бланке отправителя.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Как отправить письмо?
Учитывая, что реквизитные данные предприятия относятся к важному элементу при взаимосотрудничестве между контрагентами и отношениями с государственными учреждениями, уведомления о таких изменениях, рекомендуется отправлять с гарантией того, что они будут получены адресатом.
В настоящее время можно воспользоваться следующими способами рассылки оповещений:
- Наиболее надежным способом оповещения об изменениях является отсылка письма курьером, с вручением оповещения уполномоченному работнику, отвечающему за входящую корреспонденцию.
- Следующий способ – это использование почты России. В этом варианте, можно отправить письмо с извещением о передачи письма адресату. Данный способ является более длительным по времени сообщения.
- Также, последнее время получил широкое распространение способ отправки письма через Интернет, используя электронную почту. Это наиболее быстрый способ доставки информации, однако в нем есть один недостаток. Письмо может попасть в «СПАМ», и получатель может не узнать об изменениях. В этом варианте, лучше подстраховаться и продублировать оповещение, отправкой письма по почте, или связаться с партнером по телефону и убедиться в получении уведомления.
Оставить комментарий Отменить ответ
- Uncategorized
- Благодарственные письма
- Другие
- Письма извещение
- Сопроводительные письма
Источник: vsepisma.com
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – это способ извещения контрагентов и банковских структур об изменениях в регистрационных и иных данных, являющихся для юридического лица идентификационными.
К идентификационным данным относятся банковские и налоговые реквизиты, юридический адрес, некоторые изменения в Уставе, замена руководителя или главного бухгалтера.
Кого известить
О смене реквизитов юридического лица следует известить всех, кто так или иначе связан с деятельностью этого юридического лица – клиентов, заказчиков, государственные органы, в частности, налоговую инспекцию, контрагентов по договорам, заемщиков и кредиторов.
Единственным исключением является отпавшая недавно необходимость извещать налоговиков о смене банковских реквизитов, поскольку эта обязанность была возложена на сами банковские структуры.
Нужно ли извещать
Оповещение о смене реквизитов – это не свободная опция, а обязанность юридического лица.
Дело в том, что регистрационные и идентификационные данные – это основа предпринимательской деятельности, на которой «завязаны» многие правоотношения, а именно:
- правоотношения с налоговыми органами;
- правоотношения с контрагентами;
- правоотношения с различными государственными структурами.
Отсутствие идентификационных данных исключает само существование юридического лица как субъекта хозяйственной деятельности. Для того чтобы в полной мере осуществлять свои правомочия, юридическое лицо должно обладать рядом признаков, а именно:
- иметь юридический и почтовый адрес;
- иметь банковский расчетный счет;
- быть субъектом налогообложения;
- иметь ИНН юридического лица;
- иметь конкретного руководителя, обладающего правом подписи.
Отсутствие хотя бы одного из этих признаков делает юридическое лицо неправоспособным.
Соответственно, неуведомление контрагентов о смене идентификационных признаков может быть приравнено к недееспособности юрлица.
Например, не будет принято банком любое письмо, подписанное руководителем, образца подписи которого и сведений о котором не имеется. То есть при смене лиц, имеющих право подписи, должны быть извещены все структуры, для которых имеет значение, кто именно подписывает документы юридического лица.
Извещение о смене идентификационных признаков – это официальный документ, а значит, правила его составления диктуются принципами делопроизводства.
Это не означает, что извещения имеют регламентированную форму, поскольку унифицированного образца писем подобного рода не существует. Правила делопроизводства регламентируют не форму, а логику составления деловых писем.
Прежде всего, извещение о смене реквизитов должно быть официальным, то есть составленным с использованием общепринятых канцеляризмов. Составлять письмо желательно на бланке, но если бланк у конкретного юридического лица не введен в деловой оборот, то можно обойтись и без него.
В целом извещение о смене реквизитов должно включать в себя следующие последовательно расположенные структурные элементы:
- «шапку» в верхнем левом углу листа с наименованием и адресом лица, которому направляется извещение. Если письмо оформляется на фирменном бланке, то оно уже содержит наименование отправителя. Если же письмо оформляется на чистом листе бумаги, то в левом верхнем углу должны быть указаны его наименование и реквизиты, а также исходящие данные письма;
- наименование документа. Правильным будет написать «Извещение об изменениях в реквизитах»;
- собственно текст письма. Вполне допустимо прямое обращение к конкретному лицу, особенно если письмо направляется давнему контрагенту. Например «Уважаемый Иван Иванович. ООО «Кибермозг» доводит до вашего сведения информацию о смене следующих реквизитов»;
- указание о дате, с которой смена реквизитов вступает в силу;
- перечисление конкретных действий (если эти действия нужны), которые должен осуществить адресат в связи со сменой реквизитов;
- дату отправки извещения и подпись руководителя, или лица, имеющего право подписи. При желании и для придания письму большей весомости можно проставить и печать. Напоминаем, что с 2016 года наличие печати в деловой переписке необязательно.
Источник: zakonius.ru