Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.
При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.
Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте здесь .
Почтовые расходы могут быть представлены:
- Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
- Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.
Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.
Как учесть расходы на связь?
С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов» .
Отражение почтовых расходов в бухучете
В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:
- Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:
Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.
Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)» .
Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.
По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.
Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:
- Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
- Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.
С 2021 года компании обязаны учитывать запасы по новым правилам. Утвержден федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 «Запасы». ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по бухучету МПЗ и специнструментов отменены.
Как отразить расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия, если нет выручки
Некоторые учетные правила изменены существенно. Перестроиться на новый порядок учета МПЗ вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:
- Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
- Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.
- Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:
Дт 26 (44) Кт 60 (71).
Как интернет магазину учесть расходы на доставку товара покупателям почтой, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите бесплатный пробный демо-доступ к системе К+ и переходите в материал.
О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами» .
Почтовые расходы при УСН «доходы минус расходы»
Согласно ст. 346.16 НК РФ почтовые расходы упрощенцев относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, и при этом признаются после свершения факта оплаты за них (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Перечень расходов, признаваемых при расчете УСН-налога, см. здесь .
В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.
О нюансах признания упрощенцами отдельных видов расходов узнайте из публикаций:
- «Участие работников в конференциях — расход по УСН?» ;
- «Как правильно списываются расходы на лицензии при УСН?» ;
- «[УСН]: Как учесть коммунальные расходы?» .
Контролирующие органы считают, что материальные расходы должны быть учтены точно в момент их оплаты (письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03). Иное может быть расценено как нарушение порядка признания расходов, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.
Итоги
Производя почтовые расходы, организация должна грамотно их учесть, чтобы можно было отнести их в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль. В противном случае государственные органы могут применить к организации налоговые санкции.
Источник: dzen.ru
Почтовые услуги
Добрый день.Наша организация заключила договор с Почтой России,аж целых4-на немаркированные конверты,на марки,на услуги,на другой регион.
Сейчас хочу сделать проводки,были куплены марки и конверты.СФ по одному договору пришла-за Бандероль.Я учитываю поступление как услуга?Другая сф пришла за марки,тоже услуга?Спасибо.
Обсуждение (16)
linal67 Подписчик БухЭксперт8 :
Почтовые марки могут быть материалом,чтобы списать?
linal67 Подписчик БухЭксперт8 :
Может поступление сделать как почтовые расходы.Марки и конверты не складируем,отправляем сразу письмами.
linal67 Подписчик БухЭксперт8 :
Добрый день.На мой вопрос кто-то сможет ответить?
Ольга Шерст Сотрудник БухЭксперт8 :
Здравствуйте, извините за некоторую задержку с ответом. Сейчас моделируем ваш вопрос в 1С. Уточните пожалуйста следующую информацию:
— что означает «услуги на другой регион»
— марки покупаете заранее или сразу купили и тут же на почте их наклеили?
Ольга Шерст Сотрудник БухЭксперт8 :
И еще подскажите в учетной политике вы устанавливали перечень несущественных активов, которые сразу же учитываете в расходах в момент приобретения? И уточните систему налогообложения ОСНО или УСН?
linal67 Подписчик БухЭксперт8 :
Добрый день.
Отвечаю,
— что означает «услуги на другой регион»-наша организация находится в Краснодарском крае,а Почтовое отделение-Пенз.обл.
— марки покупаете заранее или сразу купили и тут же на почте их наклеили?-Покупаем заранее,на ОЧЕНЬ небольшую сумму,хватает на 2-3 отправления в разные дни).
Наша организация на ОСНО.
-И еще подскажите в учетной политике вы устанавливали перечень несущественных активов, которые сразу же учитываете в расходах в момент приобретения? И уточните систему налогообложения ОСНО или УСН?-По Учетной политике-я полный профан,маленький стаж бухгалтера,не все могу охватить.С Почтой России заключились в этом году.
Обращаюсь к Вам за БОЛЬШИМ СОВЕТОМ,Смотрю(когда есть время)Ваши лекции-очень нравится Ваша подача.Все так доступно.отдельное спасибо.
Светлана Шевчук Сотрудник БухЭксперт8 :
Добрый день!
Если стоимость почтовых товаров незначительна для вашей организации, то считаем их можно отнести в состав несущественных активов, и указать это в учетной политике – см. выдержку из УП в прикрепленном файле.
Тогда их стоимость в БУ в момент приобретения можно учитывать сразу в составе расходов. Оформите документ Поступление (акты, накладные, УПД) через меню Покупки, укажите Вид номенклатуры почтовых товаров как Малоценное оборудование и запасы.
При проведении документа формируются проводки:
— Дт 10.21.1 Конверты Кт 60.01 Почта России – поступление в БУ и НУ;
— Дт 26 Кт 10.21.2 Конверты — списаны на расходы ТОЛЬКО в БУ.
Для списания почтовых товаров в расходы по НУ используйте документ Расход материалов (Требования накладные) через меню Склад:
— Дт 26 Кт 10.21.1 Конверты — списаны на расходы ТОЛЬКО в НУ;
— Дт 10.21.2 Кт 10.21.1 – передача в эксплуатацию конвертов в БУ.
Подробнее в статье Методика учета несущественных объектов .
Поэтому для вас лучше почтовые товары отнести в учетной политике к несущественным активам и списывать их в БУ сразу, а в НУ в момент использования. Как услуги оформлять почтовые расходы тоже можно, но т. к. вы находитесь на ОСНО, то в БУ и НУ момент списания может быть разный, поэтому лучше использовать счет 10.21 для учета таких товаров.
По учету марок по идее правильно их учитывать на счете 50.03 как денежные документы здесь . Для учета денежных документов предусмотрен отдельный документ Поступление денежных документов. Можно ознакомиться со статьей Приобретение денежных документов через подотчетное лицо Подробно на нашем сайте.
Но в связи с тем, что учет марок незначителен для вас — они выбывают практически сразу, то можно считать их учет в составе денежных документов несущественным для отчетности и учитывать как все остальные почтовые товары – по схеме указанной выше.
Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
Источник: buhexpert8.ru
Почтовые расходы в бухгалтерском учете
Содержание
- Нормативное регулирование учета почтовых расходов
- Выбор счета при учете почтовых расходов
- Учет аренды ячейки на почте
- Учет почтовых расходов при рекламной рассылке
- Пример учета затрат на рассылку рекламы
- Учет почтовых расходов по выплате дивидендов
- Учет почтовых расходов ИП
- Ошибка при учете использования фирменных конвертов
- Ошибка при выборе организации для осуществления почтовых отправлений
- Ответы на распространенные вопросы
Деятельность любой коммерческой организации направлена на получение экономической выгоды, которая может быть реализована посредством разнообразных законных способов и в связи с этим могут возникать дополнительные расходы в виде почтовых расходов. Ведь несмотря на широкое использование новых технологий многие организации остаются сторонниками обычных способов почтовой рассылки как со стороны рассылки, так и со стороны получения.
Затраты, понесенные при использовании почтовых услуг, имеют такую особенность, как обоснованность, причем документально подтвержденную. Учет осуществляется на отдельном счете: 44 или 26. Рассмотрим как выбрать счет по расходам на почту и их учет.
Нормативное регулирование учета почтовых расходов
Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н утверждает Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н утверждает Плана счетов бухучета Инструкции по применению
Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ регулирует деятельность почтовой связи
Выбор счета при учете почтовых расходов
Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов: (нажмите для раскрытия)
- маркетинговые исследования – в дебет счета 26
- в других случаях – в дебет счета 44
Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.
Учет аренды ячейки на почте
Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:
- по почтовому адресу
- до востребования
- с использованием ячеек абонементного почтового шкафа
Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.
Пример по учету расходов на абонементный ящик
ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2023 г. по 31 декабря 2023 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Выдана подотчетная сумма из кассы | 71 | 50 | 10620 |
| Внесена абонплата за пользование ячейкой | 60 субсчет «Авансы выданные» | 71 | 10620 |
| Ежемесячно списываются расходы за пользование ячейкой | 26 (44) | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 1000 |
| Ежемесячно отражается НДС по абонплате | 19 | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 180 |
| Принятие к вычету НДС по оказанным почтовым услугам | 68 | 19 | 180 |
| Зачтена частичная сумма предоплаты | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» | 60 субсчет «Авансы выданные» | 1180 |
Учет почтовых расходов при рекламной рассылке
Организации также част используют распространение рекламной информации посредством почты. В бухучете стоимость конвертов, марок, услуг почты и т.д. учитываются на счетах 26 или 44 после их использования по факту отправки. Учет почтовых расходов будет зависеть от того, адресная или безадресная рассылка:
- при адресной – расходы, связанные с производством и реализацией
- при безадресной — расходы рекламные
Пример учета затрат на рассылку рекламы
ООО «Альфа и омега» заказала рекламные буклеты, оплатила и оприходовала. Половину буклетов распространено по адресной рассылке, другая половина – по безадресной. Услуги почты составляют 11800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.) Выручка компании за этот месяц составила 500000 руб. без НДС.
Почтовые расходы по безадресной рекламе признаются нормируемыми. Норматив составит:
500000 руб. * 1% = 5000 руб.
Норматив равен затратам по безадресной рекламе, значит они учитываются полностью 5000 руб. И в учете услуги почты будут отражены:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Оплачены почтовые услуги по рассылке | 60 | 51 | 11800 |
| Отражен НДС, предъявленный почтовым отделением | 19 | 60 | 1800 |
| Отражена стоимость почтовых услуг по безадресной рассылке как расходы на продажу | 44 | 60 | 5000 |
| Принят к вычету НДС | 68 | 19 | 900 |
| Отражена стоимость почтовых услуг по адресной рассылке как расходы на продажу | 44 | 60 | 5000 |
| Списан НДС по адресной рассылке | 91 | 19 | 900 |
Учет почтовых расходов по выплате дивидендов
АО могут использовать почтовые переводы для перечисления дивидендов акционерам. Такие расходы не относятся к затратам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, не являются деятельностью, направленной на получение дохода, т.к. их выплачивают из чистой прибыли, значит за счет чистой прибыли и должны покрываться почтовые расходы.
Затраты, связанные с информированием акционеров, входят в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль. Пои принятию затрат по уменьшению налогооблагаемой базы ситуация аналогична как и с выплатой дивидендов по почте.
Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи при оплате наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности.
Советник государственной гражданской службы РФ II класса Я.Я. Хомец
Учет почтовых расходов ИП
Расходы ИП могут быть представлены как, например отправка 3-НДФЛ по почте. При расчете НДФЛ ИП имеет право на профессиональные вычеты на основании подтвержденных документами расходов, причем осуществляемых для извлечения дохода. Так, почтовые расходы могут быть основанием для профессионального вычета при расчете НДФЛ.
Предоплата за пользование почтовым ящиком учитывается так же, как другие выданные авансы
Важно! ИП самостоятельно определяет расходы по деятельности, направленной на получение прибыли так, как и организации в соответствии с гл. 25 НК РФ.
Ошибка при учете использования фирменных конвертов
Организации для почтовых отправлений используют заказанные в типографии конверты с логотипом компании и для распространения рекламы, и для деловой корреспонденции. Стоимость таких конвертов должна быть учтена как почтовые расходы при адресной рассылке контрагентам как необходимое условие делового оборота, а при безадресной или рекламной рассылке – рекламные расходы.
Ошибка при выборе организации для осуществления почтовых отправлений
Услуги почты оказывают организации, имеющие специальную лицензию и их обязанностью является обеспечение конфиденциальности и сохранности отправлений, но организация может воспользоваться этим и при отправке почтовая организация любой формы собственности имеет право наложить арест на содержимое, осмотреть, но на основании судебного решения.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Можно ли отнести выполнение работ по доставке документов от контрагента посредством транспортно-экспедиционной компанией на почтовые расходы и на каком счете их следует учитывать? (нажмите для раскрытия)
Ответ: Эти расходы организация вправе отнести на почтовые и отразить их на счете 44 т.к. это связано с реализацией.
Вопрос №2: Как учитываются марки для любой формы почтовых отправлений?
Ответ: В бухучете стоимость приобретенных марок учитывают в составе управленческих расходов (счет 26 или счет 44) только после их использования при отправлении. Марки нужно учесть как самостоятельный актив, если они приобретены по отдельной накладной и до списания на расходы отражаются по счету 50 субсчет «Денежные документы». При наклеивании марок почтой, отправитель оплачивает почтовую услугу и отражает почтовые расходы полностью (по счету 26 или 44).
Источник: online-buhuchet.ru