Как правильно оформить письмо на фирменном бланке

Официальный бланк, в первую очередь — документ с неизменным содержимым: элементами, которые создают некий шаблон для дальнейшего заполнения. Его используют для деловой переписки, отправки коммерческих предложений и других вариантов корпоративной документации: классическим почтовым способом, электронной почтой или в виде фотокопий.

Визуальное оформление документов иногда имеет решающее значение для бизнеса и репутации компании. Так что к разработке шаблона нужно подойти максимально ответственно. В статье мы расскажем, как создать фирменный бланк компании и рассмотрим несколько подходящих способов.

Что должно быть на фирменном бланке

Стандарт устанавливает требования к типу бумаги, формату формуляра, а также размеру полей.

Важно. Негласное требование — избегать сокращений и неизвестных аббревиатур, указывать полное название организации.

Фирменный стиль || Разработка дизайна фирменного бланка в MS Word

Как сделать фирменный бланк

Сделать фирменный бланк предприятия не так сложно. Важно соответствовать стандартам. Но решающее значение имеет также дизайн формуляра. Рассмотрим подробнее способы их создания.

Как правильно написать деловое письмо. Образец делового письма

Отправка деловых писем является неотъемлемой частью деятельности предпринимателей, благодаря которым они развивают свой бизнес, разрешая те или иные вопросы.

Деловое письмо является инструментом делового общения между контрагентами, играя немаловажную роль на пути сотрудничества с партнерами, клиентами и сотрудниками. Грамотно оформленное письмо обеспечивает позитивную репутацию предприятию.

В каких случаях пишут деловые письма?

Каждому бизнесмену, иногда приходиться обращаться в те или иные инстанции, или к своим партнерам с запросом о предоставлении нужной информации, с предложением, с просьбой и т. д. Подобная корреспонденция давно стала необходимым элементом бизнес-процесса. Благодаря деловым письмам, можно быстро разрешать множество проблем, а также получать ответы на вызовы сегодняшнего дня.

Деловое письмо относится к основополагающей части деловой переписки, являясь кратким документом, который необходимо написать в тех случаях, когда на предприятии возникают определенные проблемы и ситуации, или требуется распространить определенную информацию.

Какие деловые письма бывают?

Сегодня существует огромное разнообразие деловых писем, которые обусловлены развитием рынка и потребностью распространения информации между партнерами и конкурентами. Благодаря Интернету, распространение информации стало быстрым и доступным для многочисленного населения.

Вставляем бланк

На сегодняшний день можно столкнуться со следующими видами деловых писем:

1. Гарантийное письмо, обеспечивающее непременное исполнение взятых на себя обязательств.
2. Коммерческое предложение. Это наиболее распространенное послание, используемое предпринимателями для расширения своего бизнеса. Это, своего рода, деловое письмо о сотрудничестве, где компания инициирует предложение партнерства.
3. Извещение. Целью такого послания является донесение нужной информации, требуемой при дальнейшем взаимодействии.
4. Оферта. Это деловое послание, предлагающее сотрудничество по поставке товара или по предоставлению услуг, с отображением существенных договорных условий, согласно ГК РФ (наименование предмета соглашения, стоимость, срок поставки, место). При отсутствии существенных условий документ не относится к оферте, а считается обычным коммерческим предложением.
5. Рекламация (претензия). Такое письмо предназначено для оповещения адресата о неполном или некачественном исполнении обязательств. Такие письма составляются, обычно, при получении бракованного товара и они нередко сопровождаются требованием по выплате штрафов.
6. Сопроводительное письмо. Послание применяется при сопровождении отправленных документов, для разъяснения цели их направления.
7. Письмо-ответ. Данный документ составляется для подтверждения получения запроса и ответа на него.
8. Просьба. Письмо выражает обращение с просьбой. Наиболее часто такие письма составляются для повторного предоставления затерянных документов.
9. Напоминание. Цель такого письма — напомнить контрагенту о приближении определенного момента (даты исполнения обязательств, завершение контракта, даты мероприятия и т. д.). Пример такого письма — оповещение страховых организаций о дате завершения срока полиса.
10. Поздравление. Данное письмо предназначено для поздравления с каким-нибудь событием.
11. Приглашение. Подобное письмо составляется для приглашения контрагента на конференцию, выставку и др. событие. Это дополнительный инструмент о напоминании о себе для дальнейших взаимоотношений.

Также можно выделить деловые послания, которые разделяются по количеству оповещаемых лиц. Сюда можно отнести:

1. Циркулярные — отсылаемые в адрес множества лиц. Здесь можно отметить приглашения, оповещения и прочую информацию.
2. Стандартные — направляемые по одному адресу, конкретному лицу.

Кто должен выступать в роли автора письма?

Деловое письмо непременно обязано быть подписано. При этом, оформление такого документа может осуществлять любой работник предприятия по поручению руководителя. Чаще всего составлением писем занимается секретарь, но директор может поручить специалисту структурного отдела, который находится в теме решения вопроса.

Тем не менее, кому бы ни было поручено составление делового письма, подписать его обязан руководитель предприятия, так как, обычно, такие письма пишутся от имени предприятия.

Общие правила написания деловых писем

Деловое письмо необходимо составлять грамотно, не допуская орфографических и стилистических ошибок, а также зачеркиваний, исправлений и прочих помарок. Накануне составления делового письма рекомендуется определиться с видом документа (приглашение, извещение, предложение и т. д.), а также разбить текст на абзацы для облегчения восприятия излагаемых сведений. При оформлении делового письма рекомендуется использовать следующие основные правила:

1. В тесте письма должна быть достоверная информация.
2. Содержание послания должно быть полным.
3. Письмо должно быть кратким (Рекомендуется не более 1 страницы, остальные данные можно разместить в приложении).
4. Использовать нейтральный тон, без грубостей и эмоциональных оценок.
5. Не рекомендуется применять сленг и просторечие.
6. Нежелательно использовать сокращения слов и аббревиатуры.
7. В одном письме необходимо излагать лишь одну тему. Наличие нескольких тем возможно, если они взаимосвязаны.
8. Заполнение деловых писем рекомендуется на фирменном бланке предприятия.
9. Письмо непременно обязано быть подписано руководителем предприятия.
10. Перед отправкой документ обязан быть зарегистрирован в журнале исходящих писем, с присвоением номера и даты отсылки.

Примечание. Письмо может быть напечатано, с использованием офисной техники, или написано вручную разборчивым почерком. При этом, желательно пользоваться, при его заполнении, синей или черной пастой.

Как написать?

Законодательством РФ не утвержден шаблон делового письма и такой документ не обладает строгим и обязательным регламентом при его заполнении. Поэтому, деловое послание может быть составлено в свободном стиле. Однако, современный деловой этикет предполагает базовые правила делового общения. Для правильного заполнения делового послания, рекомендуется соблюдать несложную инструкцию:

1) Письмо обязано быть написано в нейтральном тоне, без грубых и эмоциональных выражений, даже если контрагент грубо нарушил условия договоренностей.

2) Как и любой служебный документ, деловое письмо обязано содержать вводный раздел, где отображаются:

3) Реквизиты адресата, с указанием:

• Должности лица, которому отправляется документ.
• Названия предприятия.
• Ф.И.О. руководителя.

4) Реквизиты предприятия-отправителя. Если послание составляется на фирменном бланке, то эти сведения могут быть опущены.

6) Содержательный раздел письма должен отображать:

7) Причину обращения. Формулировка может быть представлена так: («ввиду задержки …», «в связи с получением …», «исходя из …» и т.д.).

8) Ссылку на основание (например, «на основании соглашения …», «на основании проведенных переговоров …», «на основании телефонного разговора …» и т.д.).

9) Назначение письма («для разрешения проблемы …», «во избежание недоразумения …», «с целью устранения …» и т.п.).

10) В завершение заполненный документ обязан быть подписан руководителем и отмечена дата его составления.

Примечание. Если к письму нужно прикрепить документы, то их список отражается в отправляемом послании.

Данная инструкция является базовой. В зависимости от ситуации и цели составляемого делового письма, далее предлагаются образцы деловых писем различных видов.

Деловое письмо о сотрудничестве

Деловое письмо о сотрудничестве составляется, обычно, уполномоченным работником, отвечающим за то или иное развитие бизнеса. Содержание письма обязано быть согласовано с руководителем предприятия. Оно может быть составлено на обычном листе А4 или на фирменном бланке. Документ, как правило, отсылается руководителю компании.

Ниже предлагается образец послания о сотрудничестве, составленного на простом листе бумаги и на фирменном бланке.

Пример 1

Пример 2

Деловое письмо – просьба

Письмо-просьба является довольно распространенным видом делового общения в среде предпринимателей, где представитель одной фирмы обращаются к другой с некоторой просьбой.

Форма такого документа ничем не отличается от базового образца. Документ может быть предназначен, как для группы лиц (к примеру — менеджерам, бухгалтерскому персоналу, юристам и т.д.), так и конкретному лицу.

Гарантийное деловое письмо

Гарантийные письма нередко используются в деловом общении. Суть документа состоит в том, что отправитель возлагает на себя определенные обязательства, в связи с непредвиденными обстоятельствами, гарантируя их непременное исполнение.

Такими обязательствами могут быть:

1. Перечисление средств к назначенной дате.
2. Своевременная поставка товара.
3. Письменное подтверждение наличия долга, с обязательством его погашения.
4. Прочие гарантийные обязательства.

Деловое письмо партнерам обязано точно, конкретно и лаконично отображать предложение или какое-либо сообщение. Для оформления письма партнерам, требуется четко определиться с назначением послания. Это может быть:

1. Приглашение в честь какого-либо события.
2. Предложение о пролонгации взаимоотношений.
3. Сообщение о разрыве соглашения.
4. Извинительное сообщение и т.д.

Письмо обращение

Такое письмо относится к распространенному виду деловых писем. Суть письма-обращения состоит в мотивации его получателя осуществить действие или рассмотреть предложение. Главными условиями письма-обращения являются:

1. Наличие у получателя полномочий для решения вопроса.
2. Наличие у отправителя послания права обращения с получателем документа.

Вопросы, освещаемые в письмах-обращениях, достаточно обширны. Различаются следующие виды обращений:

• От физлица к физлицу.
• От физлица к предприятию.
• От предприятия к другой компании.

При помощи письма-обращения можно:

• Затребовать сведения (об уголовных делах, о состоянии пенсионного счета, о кадровом составе компании и т.д.).
• Донести сведения до заинтересованного лица (о произошедшем событии, о правонарушении).
• Попросить о исполнении действий (по возврату оборудования, по направлению документов, по уборке территории и пр.).
• Выразить просьбу о рассмотрении вопроса (об организации мероприятия, об установлении маршрута, о графике трудовой деятельности и т.д.).

Письмо руководителю

Для составления делового письма руководителю, требуется продумать конечную цель, которая планируется отправителем документа.

Письмо руководителю может быть направлено от:

1. Делового партнера (предложение, напоминание, сообщение и т.д.).
2. От сотрудника предприятия (заявление о приеме на работу, на увольнение, на отпуск и т.д.).

Форма такого письма должна соответствовать базовым требованиям к служебным письмам.

Письмо в компанию

Одним из ключевых условий общения между компаниями является деловая переписка. Предприятия регулярно обмениваются информацией, как между собой, так и внутри фирм.

Поводом для обращения в компанию может быть:

1. Предложение о сотрудничестве.
2. Предложение о конкретном монтаже того или иного оборудования.
3. Предоставление информации о своей деятельности и т.д.

Обращение в компанию может исходить:

• От физлиц. (письмо в управляющую компанию об устранении той или иной неисправности при исполнении ЖКУ, письмо к изготовителю изделия об устранении дефекта в приобретенном товаре и т.д.).
• От предприятий. Пример такого письма предлагается ниже.

Письмо контрагенту

При сотрудничестве предприятий письмо контрагенту является обычным явлением. Здесь может быть:

1. Обращение с предложением об изменении договорных условий.
2. Сообщение о прекращении сотрудничества.
3. Претензия о неисполнении договорных условий.
4. Уведомление об ошибке при расчетах и т.д.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

Сегодня существует множество рекомендаций о том, как правильно оформить деловое письмо. Тем не менее, при составлении такого документа совершается немало ошибок, которые нельзя допускать, а именно:

1. Фамильярность.
2. Игнорирование делового стиля.
3. Применение сленга и сокращений.
4. Отсутствие данных об отправителе.
5. Письмо непременно обязано быть понятным получателю, поэтому, нельзя составлять длинные предложения, сложные для восприятия.

Как отправить письмо?

Деловое письмо можно отослать следующим образом:

• Наиболее современный и быстрый способ – использование электронной связи. Недостатком такого способа является то, что при огромном числе писем у адресата, послание может оказаться в «Спаме», поэтому, рекомендуется после отсылки письма удостоверится в его прочтении получателем, путем телефонного звонка.
• Следующий способ является консервативным, позволяющим отправку сообщения Почтой России заказным отправлением, с оповещением о вручении адресату. Обычно, такой способ используется при отсылке оригиналов документов, писем, заверенных подписями и печатями.
• Еще один способ – это отправка письма через факс или разные мессенджеры. Такой способ может быть использован при наличии такой связи.

Источник: vsepisma.com

Как написать деловое письмо — правила оформления и образцы написания

Нормы и правила официально-делового стиля обязывают соблюдать определенные алгоритмы при официальном общении юридических лиц. Так, основным элементом бизнес-переписки является деловое письмо.

Его написание и отправка требует определенных навыков, поэтому процедура поручается опытным сотрудникам: секретарям, помощникам руководителя, работникам отдела кадров, канцелярии или бухгалтерии.

Деловое письмо выполняет сразу ряд функций и может быть нескольких видов, что существенно влияет на процесс его создания и оформления.

Что такое деловое письмо — его функции и назначение

Согласно действующим государственным стандартам ведения организационно-распорядительной документации, под деловым письмом понимают документ небольшого объема (как правило не больше двух страниц).

Его назначение — обсуждение конкретного вопроса, решение проблем или оперативный обмен информацией между контрагентами (предпринимателями, организациями, госучреждениями, структурными подразделениями одного предприятия и даже должностными лицами).

Функции деловых писем таковы:

• информативная – передать ценные сведения (реквизиты, конфиденциальные данные, адреса и прочее);
• коммуникативная – наладить контакт между деловыми партнерами;
• маркетинговая – провести исследование (изучить нишу, конкурентов, перспективы расширения целевой аудитории);
• побудительная – документально оформить просьбу, требование, претензию, жалобу, отказ и другие типы взаимодействия;
• рекламная – использовать рассылки для поиска потенциальных и реальных клиентов.

Для выполнения всех функций каждое письмо имеет основную часть, в которой и раскрывается суть вопроса.

Для доставления адресату документ содержит реквизиты, а для корректной формулировки используются стандартные фразы, иначе именуемые служебной частью.

Как бывают — виды

Деловое письмо как тип документации принято разделять на несколько категорий в зависимости от функциональной значимости, целей создания, характеристик адресанта и адресата.

В общем виде деловые письма делятся на 4 основные группы:

1. Письмо-запрос. Оно направляется с целью выяснить интересующие адресанта факты, получить сведения, в том числе и ограниченного доступа – например, чтобы произвести оплату, узнать реквизиты контрагента для заключения договоров, проверить наличие интересующего товара и услуги.
2. Коммерческое предложение – наиболее экономически значимая разновидность писем. Чаще всего адресант является предпринимателем или представителем какой-либо организации и предлагает товары/услуги контрагенту. Письма могут отсылать для маркетинговых исследований (определения ниши, расширения клиентской базы, корректировки целевой аудитории), так и для общения с потенциальными контрагентами (с описанием своей продукции в том числе и в наглядном формате – с помощью графиков, таблиц, схем, диаграмм). Иногда письмо является офертой и должно соответствовать всем требованием этого явления.
3. Гарантийное — встречается немного реже. Его отправлением адресант гарантирует выполнить какие-либо обязательства. Чаще всего гарантийные письма пишутся инициаторами сделок в том случае, если у них по каким-либо причинам не получатся сразу же оказать услугу клиенту или поставить товар покупателю. В этом случае документ должео иметь дополнительные реквизиты, в идеале – подпись или печать поручителя.
4. Информационные – составляют самую большую группу. Их разделяют на подклассы: извещения (уведомления) и напоминание. Первый подтип чаще используется для массовой рассылки контрагентам.

К мелким группам деловой корреспонденции относятся сопроводительное письмо, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-требование, письмо-жалоба, письмо-просьба.

В отдельную категорию выделяются нерабочие письма, предназначенные для официального поздравления, благодарности, выражения соболезнования — образцы благодарственных писем.

По иной классификации делятся на регламентированные и нерегламентированные (их можно оформлять в свободно форме). По количеству адресатов могут быть стандартными (для одного получателя) или циркулярными (на несколько лиц).

Правила оформления

Правила оформления деловых писем были закреплены в специальном стандарте – ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако документ носит рекомендательный характер и распространяется не на все их виды. Документ состоит из двух частей: служебной и информационной.

Служебная часть включает такие обязательные компоненты:

• приветствие;
• официальное обращение к получателю;
• лид-абзац;
• стандартную фразу в заключении («форму вежливости»);
• подпись отправителя;
• постскриптум.

В приветствии разрешено обращаться к адресату обезличенно (например, по должности), по ФИО или одновременно к коллективу получателей (акционерам, инвесторам и т. д.).

Лид-абзац состоит из одного предложения (редко – из двух). Он составляется для того, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.

Желательно начать с благодарственной конструкции, и сразу объяснить мотивы написания, подготовив подводку к основной части.

Затем следует информационная часть, которая содержит главный смысловой отрывок делового письма.

После благодарности за прочтение и прощания можно оставить постскриптум, если в этом есть необходимость.

Обязательные реквизиты

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит около 30 реквизитов, но не все они являются обязательными для применения.

В первую очередь? нужно учитывать форму написания письма: при оформлении в бумажном варианте текст должен быть написан или набран на листе А4 или фирменном бланке организации. При использовать электронного формата разрешено опустить часть реквизитов.

Для организации пересылки необходимы следующие реквизиты:

• полное название компании;
• физический и юридический адреса (с почтовыми индексами);
• номер телефона, факс и иная контактная информация;
• коды КПП и ИНН;
• банковские реквизиты;
• логотип, штамп и иные элементы корпоративного стиля (если его использование предусмотрено уставом компании);
• дата написания и номер.

ФИО и продублированные контактные данные отправителя должны указываться в конце документа. Там же при необходимости стоит размещать печать организации.

Для отчетности обеих контрагентов в начале письма нужно указывать его порядковый номер (заполняется отправителем).

Расположение реквизитов тоже подчиняется правилам:

1. Адрес и наименование документа («письмо») должны быть расположены по центру.
2. Ниже на правой стороне указывается ФИО отправителя и название организации и сведения об адресанте.
3. В верхнем левом углу пишется номер документа.

Примечательно, что номер письма адресант должен заносить в журнал учета исходящих документов, а адресат – в журнал о входящей документации.

Образцы деловых писем

Скачать образец

Пример оформления Скачать образец

Пример оформления

Источник: dokuform.ru