Бухгалтерия ведет учет доходов для исчисления НДФЛ в специализированных программах. Одна из них — 1С: Зарплата и управление персоналом. Но прежде чем приступить к исчислению налога на доходы физических лиц, ПО нужно настроить.
Как настроить 1С: ЗУП перед учетом НДФЛ
Налоговые агенты ежемесячно удерживают подоходный налог из зарплаты работников. Основная ставка — 13%, но иногда применяются и другие ставки (ст. 224 НК РФ). Кроме того, для расчета доходов физлиц учитывают и налоговые вычеты — суммы, на которые уменьшается налоговая база.
К доходам работников применяют стандартные, социальные, имущественные, профессиональные и инвестиционные вычеты (ст. 218-221 НК РФ).
Формула расчета налога на доходы физических лиц такова:
НДФЛ = налоговая база × ставка налога.
Подоходный налог удерживают практически со всех доходов работников — зарплаты, отпускных, больничных за счет работодателя, премий, материальной помощи и проч. Заработную плату начисляют в специализированных бухгалтерских программах. Многие ведут учет НДФЛ в 1С:8.3 ЗУП — это программный продукт 1С для работы с зарплатой и кадрами.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет НДФЛ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Перед тем как приступить к начислению зарплаты и подоходного налога, программу надо настроить. После установки и выбора конфигурации приступаем к настройке 1С для учета НДФЛ в ЗУП 3.1 или любой другой версии ПО.
Шаг 1. Привязываем организацию к налоговому органу для дальнейшей сдачи отчетности по налогу на доходы физических лиц. Заходим в основное меню, выбираем «Организации».
Переходим в свою организацию, нажимаем «Еще», затем «Регистрация в налоговом органе».
Шаг 2. Настраиваем зарплату в разделе «Зарплата и кадры».
Переходим в «Общие настройки» и отмечаем, что учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся в этой программе. Теперь эти разделы доступны для работы.
Шаг 3. Определяем порядок учета зарплаты, переходя по ссылке в разделе настроек. Выбираем способ отражения ЗП в бухучете и дату выплаты дохода.
Шаг 4. Настраиваем налоги и отчеты. Выбираем, как применять налоговые вычеты — нарастающим итогом в течение налогового периода или в пределах месячного дохода налогоплательщика. Здесь же настраиваем страховые взносы: определяем тариф страховых взносов и ставку взносов от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Шаг 5. Проверяем справочники и классификаторы. Все начисления отражаются по коду дохода, пользователь сможет посмотреть его в справочнике «Виды доходов НДФЛ». Этот справочник корректируется во вкладке «Настройка зарплаты». В разделе «Классификаторы» переходим в НДФЛ. В открывшемся окне «Параметры расчета» исправляем нужные показатели.
Завершаем подготовку к работе настройкой налогообложения. Снова переходим во вкладку «Настройка зарплаты», в раздел расчета, и корректируем начисления и удержания.
Теперь пользователь сможет приступить к работе. Программу придется периодически обновлять: для корректных расчетов необходимо работать в актуальной конфигурации.
Как учитывать НДФЛ в 1С: ЗУП
Начисление и учет НДФЛ в 1С: ЗУП 3.1 производят ежемесячно, за каждый полученный доход. Подоходный налог начисляют в конце месяца. Основные рабочие документы — начисление зарплаты, отпуск, больничный лист.
Проведем начисление заработной платы и сформируем документ. Подоходный налог по каждому физлицу отражается во вкладке «НДФЛ».
По движению документа проверяем проводки.
Из документа-начисления создаем реестровую запись «Учет доходов для начисления НДФЛ». Автоматически заполняются расходный кассовый ордер на выдачу наличных или списание с расчетного счета (в зависимости от того, как платят ЗП) и операция учета НДФЛ в ЗУП 3.1 (актуальной версии). Дата проведения документа — дата удержания подоходного налога.
По операциям учета рассчитывается налог на доходы с отпускных, дивиденды и проч. Документ создают через вкладку «Зарплата и кадры», переходя по ссылке «Все документы по НДФЛ». В журнале выбираем операции учета и создаем новую операцию.
Если перечисляем ЗП на карточку, формируем списание с расчетного счета. В разделе «Зарплата» выбираем «Ведомость в банк». Списываем деньги с расчетного счета организации, сохраняем и проверяем движение по регистрам.
Раз в квартал сдаем отчетность по налогу на доходы физлиц. Расчет 6-НДФЛ относится к регламентированным отчетам. Пользователь сможет создать его во вкладке «Зарплата и кадры» или через вкладку «Отчеты» — «Регламентированные отчеты».
Но прежде чем формировать расчет 6-НДФЛ, надо проверить, правильно ли начислили подоходный налог в отчетном квартале. Сформируем универсальный отчет в разделе «Стандартные отчеты».
В отчетном документе находим «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом». Находим нужный регистр, по которому надо сформировать отчетность. Настраиваем параметры по группам:
- организация;
- регистратор;
- ставка налогообложения;
- физлицо.
Нажимаем «ОК», задаем период и формируем отчет.
В универсальной отчетности отразятся начисления и удержания по каждому сотруднику. Если есть незакрытые суммы, сразу же переходим в нужный документ из отчета и вносим необходимые исправления.
Источник: clubtk.ru
Возврат НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1
Приветствую, коллеги! В данной статье предлагаю рассмотреть, при каких обстоятельствах может возникать излишне начисленный НДФЛ, который требует возврата. Возможно, что это был пересчет заработной платы за прошлый период, а возможно, сотрудник только спустя несколько месяцев сообщил о своем праве на налоговые вычеты – в любом случае согласно законодательству организация обязана оформить возврат излишне начисленного НДФЛ. Разберем ситуацию на примере программного продукта 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.
Предположим, что 01.09.2020 в организацию ООО «Крон-Ц» устроился сотрудник Касьянова Алёна Петровна. За сентябрь и октябрь ей была начислена и выплачена заработная плата, удержан НДФЛ. Первого ноября сотрудница Касьянова подала заявление на предоставление налогового вычета на трёх детей, а 10 ноября сотрудница уволилась. Нам нужно отразить все операции в 1С 8 «ЗУП» 3.1 и произвести возврат удержанного НДФЛ.
2. Создание документа для возврата НДФЛ
При начислении заработной платы за сентябрь и октябрь мы видим, что НДФЛ был рассчитан полностью, а налоговые вычеты на тот момент еще не применялись. 
Рис. 1 Начисление заработной платы с НДФЛ в 1С 8 «ЗУП» 3.1 
Рис. 2 Отсутствие вычетов по НДФЛ в 1С 8 «ЗУП» 3.1
01.11.2020 мы вводим заявление на предоставление налоговых вычетов, которое она подала для перерасчета. Для этого перейдем в пункт меню «Налоги и взносы» и выберем ссылку на документы заявления на налоговый вычет: 
Рис. 3 Заявление на вычеты в 1С 8 «ЗУП» 3.1
В создаваемом документе в 1С:ЗУП редакции 3.1 нужно указать месяц приема на работу сотрудницы Касьяновой, а также согласно заявлению внести всех детей, период предоставления и документ, подтверждающий право на вычет: 
Рис. 4 Содержание документа Заявление на вычеты в 1С 8 «ЗУП» 3.1
Учитывая, что сотрудница Касьянова увольняется 10 ноября, нам необходимо создать документ на увольнение в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: 
Рис. 5 Документ на увольнение в 1С 8 «ЗУП» 3.1
Обратите внимание, что результат удержанного НДФЛ в нашем случае получился отрицательным, т.к. программа 1С:ЗУП 3.1 произвела расчет с вычетов и за предыдущие периоды. Следовательно, образовалась задолженность организации перед сотрудницей по НДФЛ.
Рис. 6 Вычеты за предыдущие периоды в 1С 8 «ЗУП» 3.1
Для оформления возврата НДФЛ в 1С:ЗУП необходимо перейти в Пункт меню «Налоги и взносы», затем нажать на ссылку «Возврат НДФЛ»:
Рис. 7 Ссылка Возврат НДФЛ в 1С 8 ЗУП 3.1
В открывшемся списке документов в 1С 8.3 «ЗУП», редакция 3.1, жмём на кнопку «Создать»:
Рис. 8 Создание документа «Возврата НДФЛ» в 1С 8 «ЗУП» 3.1
В создаваемом документе для возврата НДФЛ необходимо заполнить организацию, месяц, в котором будет возврат, и сотрудника. Расчет будет произведен автоматически. Также можно нажать на кнопку «Обновить сумму к возврату».
Рис. 9 Заполнение документа для возврата НДФЛ в 1С 8 ЗУП 3.1
После этого документ для возврата НДФЛ можно будет провести, а затем выплатить НДФЛ, начисленный излишне. В ведомости на выплату будет отражена только возвращаемая сотруднику сумма НДФЛ: 
Рис. 10 Сумма возврата НДФЛ в 1С 8 ЗУП 3.1
Специалист компании «Кодерлайн» Юлия Тузова
Источник: www.koderline.ru
Сведения об отсутствии возможности удержать НДФЛ в 1С ЗУП
Чтобы корректно составить рассматриваемые сведения, необходимо отобразить в Зарплата и Управление персоналом всю прибыль, полученную физ. лицами за налоговый период, а также ввести информацию о праве на соответствующие вычеты и отобразить фактически имеющиеся вычеты, вычислить и учесть размеры исчисленного, переведённого и удержанного налогового взноса. Также рекомендуется перепроверить правильность персональных сведений физ. лиц, задействованных в отчётности.
Перед составлением отчётов проверяется актуальность программного обеспечения (требуется наличие последнего релиза). В процессе подготовки можно использовать готовые отчёты, касающиеся НДФЛ. Чтобы подготовить информацию в соответствии с формой 2-НДФЛ, нужно применить документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (нужно перейти во вкладку Отчётность и выбрать пункт Создать).
Для рассматриваемого типа сведений отсутствует функция автоматического заполнения, поэтому придётся составить его вручную. В открывшемся документе нужно указать (рис.1):
- Год, которого касаются подаваемые данные.
- Наименования организации, составляющей сведения.
- Дату формирования данных.
- Коды ОКТМО расположения и КПП компании, или её индивидуального подразделения. Найти необходимые значения можно в справочнике под названием Организации (находится во вкладке Настройка). Для индивидуальных подразделений, расположенных в отличном от компании месте и не выделенных на отдельном счёте, необходимые значения находятся в справочнике под названием Подразделения (находится во вкладке Настройка).
- В графе В ИНФС (код) указывается четырёхзначная комбинация для органа, в котором компания или её подразделение состоят на учёте и передают отчётность. Это значение применяется для составления названия файла. Изначально для компаний и их индивидуальных подразделений, выделенных на отдельном счёте, графа заполняется значением, указанным в справочнике под названием Организации. Для прочих индивидуальных подразделений, не выделенных на отдельном счёте, устанавливается значение, указанное в справочнике под названием Подразделения. Пользователь может ввести произвольное значение (в случае таковой необходимости).
- В графе Вид справок выбирается вариант О невозможности удержания НДФЛ.
- В случае прикрепления первичных форм справок, в соответствующем пункте необходимо выставить положение Исходная (активно по умолчанию).
- По расположенной в нижней части ссылке под названием Подписи требуется ввести лицо, ответственное за подписание информации, а также его должность. Информацию может подписывать налоговый агент, либо же представитель с соответствующими полномочиями, работающий по доверенности. Нужный тип лица указывается в справочнике под названием Регистрация в налоговом органе. При выборе Представителя в качестве подписывающего лица необходимо ввести информацию о нём, которая в дальнейшем применяется для подстановки в печатном варианте составляемой справки и электронных файлах выгрузки. В данном случае необходимость указывать в 2-НДФЛ для передачи ИФНС информацию о подписанте исключается. При выборе Руководителя в качестве подписывающего лица в составляемом документе требуется указать его вручную, а также ввести должность. Важный момент: электронные сведения отсылаются в ФНС с ЭЦП указанного лица.
Исходя из порядка заполнения 2-НДФЛ при указании информации об отсутствии возможности удержания налога необходимо ввести только фактическую сумму прибыли, не задействованной в удержании налога, а также размер исчисленного налога, который не был удержан с данной прибыли.
В таблицу документа нужно вручную ввести перечень лиц, по которым требуется предоставить информацию об отсутствии возможности удержать налог. Это выполняется при помощи пункта Подбор. В итоге в таблице автоматически будут указаны размеры прибыли и налогов, относящиеся к введенному в шапке документа ОКАТО и КПП по физ. лицам. Всем физ. лицам присуждается отдельная шапка.
Для перехода в составленную справку нужно дважды щёлкнуть по графе с соответствующим физическим лицом. После этого открывается форма документа для выбранного работника (рис.3). Она состоит из вкладок, обозначающих ставку НДФЛ, в соответствии с которой вводятся подробные данные об имеющейся прибыли компании, размера исчисленного налога, который не был удержан. Корректировка этих справок осуществляется пользователем 1С Зарплата вручную.
Для наглядности следует разобрать пример. Работник компании «ТФ-Мега» С.И. Березин уволился 2 октября 2019 года. В ноябре этого же года он получил подарок, стоимость которого составляет 5 тысяч рублей. С его стоимости, которая превышает сумму в 4 тысяч рублей, компания исчислила НДФЛ в размере 130 рублей, но не выполнила удержание ввиду того, что работник был уволен и не получал выплат.
Компании требуется предоставить информацию об отсутствии возможности удержать НДФЛ за 2019 год по физ. лицу.
Регистрация выданного подарка в натуральной форме осуществляется посредством документа Приз, подарок (рис.2). В годовом отчёте отображен размер исчисленного налога по физ. лицу, который не был удержан.
В процессе указания информации пользователю необходимо заполнить (рис.3):
- Во вкладке 13%:
- Месяц – значение, соответствующее фактическому получению прибыли (для рассматриваемого примера – ноябрь);
- Доход – цифровой код 2720 и размер прибыли (5 тысяч рублей);
- Вычет – цифровой код 501 и размер вычета (4 тысячи рублей).
- Во вкладке Суммы дохода:
- Общая – 5 тысяч рублей;
- Облагаемая – 1 тысяча рублей.
- Во вкладке Суммы налога:
- Исчислено – 130 рублей;
- Зачтено автоматических платежей – 0;
- Не удержано – 0;
- Перечислено – 0;
- Излишне удержано – 0.
- Для завершения процедуры нужно выбрать пункт ОК.
Сведения во вкладке Личные данные указываются программой 1С ЗУП автоматически (рис.4). При неправильном заполнении или отсутствии некоторых сведения можно изменить персональную информацию физ. лица при помощи пункта Редактировать. Исправленная информация будет автоматически обновлена и добавлена в форму.
Завершив подготовку информации создаваемый документ рекомендуется записать. Важный момент: на физ. лицо, указанное в поданных сведениях об отсутствии возможности удержания НДФЛ, компании также требуется предоставить отчётную информацию о его доходах в соответствии с формой 2-НДФЛ с признаком 1. Это необходимо выполнить до 2 марта 2020 года. В данной информации обязательно требуется указать всю прибыль физ. лица, которая была получена в течение отчётного года от налогового агента, а также полный размер исчисленного налога, который был удержан (рис.5).
Чтобы подготовить информацию о прибыли физ. лиц по расположению индивидуального подразделения, требуется добавить новый вариант рассматриваемого документа. В графе ОКТМО/КПП необходимо указать значение, соответствующие расположению данного подразделения. Перед предоставлением сведений следует перепроверить их на ошибки. Это выполняется при помощи пункта Проверить (рис.6), который находится вверху документа. Проверка, в таком случае, осуществляется автоматически.
Чтобы получить электронный вариант файла, нужно выбрать пункт Выгрузить и в появившемся окне указать каталог, в котором будет сохранён документ. Название файлу присваивается в автоматическом режиме. В случае необходимости можно составить печатные варианты справок о прибыли. Это выполняется при помощи пункта Печать. В случае составления справки о прибыли и размере налога физ. лица по форме 2-НДФЛ, исходя из порядка заполнения, в графе Признак необходимо указать значение 2 (рис.7).
При условии подключения компании к 1С Отчётности информацию можно отправить непосредственно из неё. Перед этим следует осуществить форматно-логический контроль правильности заполнения. Для этого нужно выбрать пункт Отправить и нажать на кнопку Проверить в Интернете (рис.8). Для окончательной отправки выбирается пункт Отправить и вариант Отправить в контролирующий орган.
После принятия информации налоговым органом рассматриваемый документ следует защитить от корректировки. Это выполняется посредством активации пункта Справки приняты налоговым органом и архивированы и последующей реализацией документа. После этого редактирование станет недоступным. Эту возможность можно вернуть посредством деактивации вышеуказанного пункта.
Программный продукт 1С Зарплата вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.
Источник: www.softservis.com