Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.
Образец и пустой бланк личной карточки работника
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Личная карточка работника Т-2: пример заполнения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
- договор о принятии на работу;
- приказ, выписанный работодателем;
- паспорт;
- трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
- свидетельство о пенсионной страховке;
- диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
- для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
- автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Какие документы нужны для приватизации муниципальной квартиры в РФ
Powered by Inline Related Posts
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 — Елена А. Пономарева
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
- для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
- для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
Заполнение. Подробный пример
Как заполнить шапку личной карты работника
Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:
Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.
Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.
Что такое договор уступки права требования на квартиру
Powered by Inline Related Posts
Заполнение формы Т-2 по разделам
Раздел 1. Общие сведения
Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:
Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.
Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.
Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:
ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.
Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.
Раздел 2. Сведения о военном учете
Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:
Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.
Источник: pravo-imeu.ru
Личная карточка работника Т-2ГС (МС): порядок заполнения и образец
Прием работника на государственную или муниципальную службу всегда имеет много формальностей. В их числе — заполнение довольно объемной личной карточки работника, которая составляется на специальном унифицированном бланке. Ознакомимся с его назначением, структурой, а также с особенностями отражения данных в карточке.
Зачем нужна личная карточка?
- Т-2 — применяемая в общем случае;
- Т-2ГС (МС) — применяемая государственными и муниципальными органами власти при приеме работников на службу.
Таким образом, использование карточки — это, прежде всего, законодательное предписание. Если его нарушить, то Трудинспекция наложит на работодателя санкции по статье 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, карточка — удобный инструмент систематизации важных персональных данных о работнике, и предприятию в принципе полезно иметь подобный источник в распоряжении.
В карточке, к примеру, отражаются важнейшие сведения по образованию и опыту работы человека: принимая решения о назначении людей на те или иные должности, работодатель будет иметь возможность оперативно получать данные о соответствии подчиненных установленным квалификационным требованиям по их карточкам. На госслужбе такой учет, базируемый на документально подтвержденных фактах, имеет особенно важное значение.
Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В целом карточка, несмотря на большой объем, имеет довольно простую структуру, и заполнять ее несложно.
Скачать актуальный бланк формы 2ГС (МС) в 2022 году.
Состав личной карточки Т-2ГС (МС)
Документ включает 12 разделов:
- Сведения о воинском учете.
- Прием на работу и переводы на другую работу.
- Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.
- Повышение квалификации.
- Профессиональная подготовка.
- Государственные и ведомственные награды, почетные звания.
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
- Дополнительные сведения.
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Заполняем личную карточку работника Т-2ГС (МС): образец 2022
Наибольшие затруднения может вызывать отражение различных типов данных в Разделе I (Общие сведения). Дело в том, что значительная их часть показывается одновременно двумя способами:
- в текстом виде;
- в виде кода — установленного тем или иным классификатором.
К числу таких типов данных относятся:
Место рождения
- сокращенное наименование типа населенного пункта и сам населенный пункт (текстом);
- код населенного пункта.
Оба типа данных берутся из классификатора ОКАТО ОК 019-95. Важно не путать его с классификатором ОКТМО ОК 033-2013, который используется для правильного указания категории муниципалитета в налоговой отчетности.
Гражданство
- тип гражданства;
- код гражданства.
В обоих случаях — по классификатору ОКИН ОК 018-2014. Если точнее, по фасету 02: «фасет» можно считать главным ориентиром по нужному типу данных в структуре классификатора.
Данные о знании работников иностранным языком
- язык и степень его знания текстом («Английский, владеет свободно»);
- комбинированный код языка и степени знания им в соответствии с фасетами 04 (содержит коды языков) и 05 (содержит коды степеней знания языков).
Так, свободному знанию английского соответствует комбинированный код 016 3.
Данные об образовании
- уровень образования в соответствии с классификацией, приведенной в Законе «Об образовании» от 29.12.2012 № 273-ФЗ;
- код по фасету 30 ОКИН для соответствующего уровня образования.
Так, уровню «высшее образование — специалитет, магистратура» соответствует код 7.
Данные по дипломам
В их числе — код специальности по еще одному классификатору — ОКСО (ОК 009-2016).
Данные по послевузовскому образованию
- наименование формы подготовки научных кадров в соответствии с Законом № 273-ФЗ, Законом «О науке» от 23.08.1996 № 127-ФЗ;
- код, соответствующий форме подготовки — по фасету 34 ОКИН.
Так, например, аспирантуре, где защищаются кандидатские диссертации, соответствует код 02.
Данные по ученой степени
- наименование (тут варианта два — кандидат или доктор наук);
- код ученой степени по фасету 35 ОКИН.
Стаж работы
Важно правильно разграничить общий стаж и тот, что отражает период работы человека на государственной или муниципальной службе. Второй тип стажа дает предусмотренные законом льготы по пенсии за выслугу лет, а также влияет на текущую зарплату на должности.
Семейное положение
Показывается с применением текстового статуса и кода по фасету 10 ОКИН. В графе «Степень родства» указывается, кем приходится работнику конкретный человек — в соответствии с наименованиями степеней родства по фасету 11, но без указания кодов.
Подробнее о заполнении перечисленных разделов личной карточки работника смотрите в этой статье.
Важно не допустить ошибок при отражении сведений в заголовочной части документа. Например — не перепутать характер и вид работы. Характер работы может быть постоянным или временным. По виду работа может быть основной или по совместительству. В графе «алфавит» ставится первая буква фамилии работника — для облегчения поиска его карточки в системе документооборота на предприятии.
Скачать образец заполнения формы Т-2ГС (МС) в 2022 году.
Источник: blogkadrovika.ru
Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению
Личные карточки Т-2 отменили 1 сентября 2021 года . Однако работодатели продолжали их оформлять, чтобы в разделе II вести воинский учет. В настоящее время от личных карточек уже можно отказаться. С 8 января 2022 года компании должны заполнять специальную форму «карточку гражданина, подлежащего воинскому учету», порядок ее ведения и хранения утвердило Минобороны РФ.
Ранее опубликованные сведения
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Заполнение разделов формы
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты».
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.
Заполнение разделов формы
Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
- длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
- районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня — дер., край -кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос., район — рн., станция — ст.;
- слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
- код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ! С 1 января 2014 в этой роли заменен кодом ОКТМО); например, при рождении в г. Москве в графе «Код» указывается: 45.
Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Заполнение графы «Гражданство»
Гражданин Российской Федерации
Источник: www.nkc.ru