Как заверить в налоговой бухгалтерский баланс

Содержание

Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи изменились. Сертификат выдают не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники должны подписывать документы компании личными подписями.

Расскажем, что ждёт бизнес в 2022 году: какие обязанности появятся у сотрудников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять машиночитаемую доверенность (МЧД) при сдаче электронной отчётности.

Кто может сдавать отчётность компании или ИП

Сдавать электронную отчётность могут:

гендиректор, учредитель компании, сам ИП;
уполномоченный сотрудник — замдиректора, главный бухгалтер;
уполномоченный представитель — сторонняя компания или ИП, оказывающие услуги по сдаче отчётности.

Отчётность относится к юридически значимому документообороту, поэтому каждый отчёт перед отправкой подписывают электронной подписью. Если директор компании или индивидуальный предприниматель сдаёт отчётность сам, то никаких дополнительных документов не нужно — он пользуется своей электронной подписью. Если же отчётность от лица компании или ИП сдаёт уполномоченный сотрудник или представитель, то ему необходима доверенность.

Составление бухгалтерской и налоговой отчетности — 1

Бумажная и электронная доверенность

Форма доверенности зависит от того, в какой ситуации она составляется:

Отчётность подписывается ЭП, выданной на бухгалтера данной организации.

Такая доверенность содержит сведения:

адрес регистрации организации и дату составления бланка;
текст, указывающий на то, для какого контролирующего органа составлена доверенность;
информация о компании-доверителе:

наименование;
ФИО и должность руководителя или заместителя;
ФИО и должность уполномоченного сотрудника;
реквизиты документа, удостоверяющего личность уполномоченного сотрудника;

Если срок действия не указан, то доверенность действует один год.

Если обязанность сдавать отчётность возлагается на сотрудника организации или ИП, например, на штатного бухгалтера, то заверять доверенность у нотариуса не нужно. Если же полномочия передаются сторонней организации или ИП, то документ заверяют у нотариуса.

Такая доверенность обычно оформляется в бумажном виде. Для того чтобы сдавать электронную отчётность, нужна цифровая версия доверенности. Электронная доверенность содержит ту же информацию, что и бумажная. Её прилагают к отчёту в электронной форме, подписывают УКЭП доверителя и отправляют через ТКС.

Ресурс «Доверенность» на базе ФНС

Для работы с доверенностями ФНС разработала специальную систему хранения данных. Информационный ресурс «Доверенность» — это электронная база документов, которая хранит в себе информацию об уполномоченных на предоставление деклараций представителей.

Доверенность составляют и передают в налоговую инспекцию. Документ создают на бумаге или в виде электронного файла, подписанного УКЭП доверителя. В тексте указывают обязательные реквизиты, утверждённые приложением 2 приказа ФНС от 23.04.2010 № ММВ-7-6/200.

Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде

Работник ведомства заносит доверенность в базу данных. Сданные сведения хранятся в налоговой три года. После этого уполномоченный сотрудник вместе с налоговой отчётностью отправляет информационное сообщение, в котором указаны представленные ранее реквизиты доверенности.

Поданную доверенность можно отозвать. Заявление составляют в произвольной форме. Передача сообщения об отзыве осуществляется теми же способами, что и подача документа на предоставление полномочий.

Если организация меняет своё название или руководителя, то отзывать доверенность не требуется.

Отчётность по доверенности в ПФР и ФСС

Сдавать отчётность в ПФР за руководителя организации без доверенности нельзя. Документ можно оформить в бумажном или электронном виде. Типовая форма доверенности размещена на сайте ПФР.

Доверенность для ФСС нужна только в том случае, если отчётность сдаёт сторонняя организация. Доверенность наделяет представителя правом не только сдавать отчётность, но и получать различные документы: справки, запросы, заявления, сверки по платёжным поручениям, выплаты страховых взносов и т.п. Её может составить юрист или секретарь компании, а согласовать и подписать — только руководитель.

Доверитель составляет документ, дающий право на действия представителя в ФСС от имени организации, без ограничений или наделяет его частью полномочий. Во втором случае создаётся доверенность:

единовременная — для выполнения определённой функции;
специальная — ограниченная по времени для использования.

Доверенность необходимо зарегистрировать на портале ФСС. Этим занимается сам уполномоченный представитель. Он должен сначала зарегистрировать свою организацию на портале, авторизоваться с логином и паролем, а затем загрузить на портал сертификат своей личной электронной подписи, указать список представляемых организаций и загрузить на портал отсканированные оригиналы доверенностей.

Машиночитаемая доверенность

С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.

Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).

Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до конца 2022 года.

Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?

По-старому По-новому

Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию. Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности.

Сотрудник получает подпись на своё имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передаёт ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.

До конца 2022 года допускается использование КЭП, выдаваемой и по новой, и по старой схеме. Действующий сейчас регламент позволяет выдавать сертификаты на сотрудника, с указанием его ИНН как физлица, а также ИНН организации, от имени которой он подписывает документы.

Переходный режим планируется поддерживать до конца 2022 года, а с 1 января 2023 года использование электронных доверенностей станет обязательным.

Требования к формату машиночитаемой доверенности

Единые требования к МЧД содержатся в приказе Минцифры России от 18 августа 2021 года № 857:

Формат — XML;
Электронная подпись в доверенности в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
В доверенности нужно обязательно указать:
название документа;
данные доверителя (для юрлица: наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес; для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН);
данные представителя: ФИО, дату рождения, сведения документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;
дату выдачи (совершения) доверенности, для МЧД такой датой считается дата создания метки доверенного времени;
срок действия (если он установлен);
полномочия доверенного лица, кстати, здесь ещё придётся указать специальный идентификатор из классификатора полномочий, а при его отсутствии внести описание просто текстом;
сведения об информационной системе, с помощью которой будет получена информации о прекращении доверенности (до окончания срока действия);
номер документа;
отметка о возможности передоверия;
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) руководителя (ИП), который выдал доверенность.

Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться «в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия».

Учитывая, что к приёму новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовиться, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то её можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.

Возможность создать машиночитаемую доверенность в новом формате и отправить её в ФНС в виде формализованного сообщения реализована в сервисе «1С-Отчётность». Но это работает только в конфигурации «1С Бухгалтерия предприятия 3.0».

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Источник: astral.ru

Как заверять электронные счета-фактуры для предоставления по требованию налогового органа?

Как заверять и предоставлять копии документов по электронным счетам-фактурам (сформированным через систему электронного документооборота) по требованиям о предоставлении документов в соответствии со ст. 93.1 НК РФ?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

При необходимости представления в налоговые органы бумажной копии электронного документа организация распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа с отметкой о подписании документа электронной подписью, и заверяет личной подписью руководителя организации или лица, которое действует по доверенности (в которой закреплены соответствующие полномочия представлять интересы общества во взаимоотношениях с третьими лицами).

Обоснование позиции:

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в настоящее время утвержден приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н, но с 1 июля 2021 г. данный документ утратил силу и вступил в силу приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н (п. 9 ст. 169 НК РФ, далее — Порядок N 14н).

В соответствии с п. 10 Порядка N 14н хранение документов, подписанных электронной подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено Порядком N 14н, обеспечивается участниками электронного документооборота с учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ (смотрите также письма Минфина России от 15.03.2021 N 03-07-14/17888, от 30.09.2020 N 03-07-09/85478, от 10.04.2019 N 03-07-14/25364).

В письме ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664, в целях проверки достоверности и непротиворечивости сведений, указанных в счетах-фактурах, представленных налогоплательщиком при проведении мероприятий налогового контроля, налоговый орган на основании ст. 93.1 НК РФ вправе истребовать документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не у проверяемого налогоплательщика, а у контрагента или у иных лиц, располагающих этими документами (информацией).

В соответствии с нормой п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента), эти документы (информацию).

При этом в силу абзаца 4 п. 5 ст. 93.1 НК РФ истребуемые документы (информация) о контрагентах налогоплательщика представляются с учетом положений, предусмотренных п. 2 и 5 ст. 93 НК РФ.

Соответственно, в рамках истребования документов у третьих лиц (встречная проверка) истребуемые документы (информация) могут быть представлены проверяемым лицом в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 НК РФ):

на бумажном носителе — лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом;
в электронной форме — по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

В рассматриваемой ситуации организация представляет документы на бумажном носителе, при этом документы (счета-фактуры) контрагента получены организацией путём электронного документооборота, то есть счета-фактуры были сформированы и переданы продавцом в электронной форме с применением электронной подписи.

Письмом Минфина РФ от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336 определено, что представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абзац 2 п. 2 ст. 93 НК РФ). Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (подпункты 14, 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Таким образом, участник электронного документооборота при необходимости представления в налоговые органы бумажной копии электронного документа распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа с отметкой о подписании документа электронной подписью, и заверяет личной подписью руководителя организации или лица, которое действует по доверенности (в которой закреплены соответствующие полномочия представлять интересы общества во взаимоотношениях с третьими лицами), например, главный бухгалтер (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ).

Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми ФНС России (абзац 2 п. 2 ст. 93 НК РФ). При этом не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Согласно им заверительная надпись обязательно должна содержать (п. 5 Требований):

наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов;
его личную подпись, фамилию, инициалы;
указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату.

При этом заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку. Проставление печати на заверительной надписи Требованиями не предусмотрено. Что вполне логично, поскольку печать с 6 апреля 2015 года перестала быть обязательным средством индивидуализации хозяйственных обществ (ООО и АО).

Общество вправе иметь печать, за исключением случаев, когда Федеральным законом предусмотрена обязанность общества использовать печать. При этом сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается:

основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) — дата и номер требования);
общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов (п. 6 Требований).

Документы могут быть направлены в налоговый орган Почтой России либо их лично может доставить в налоговую лицо, действующее по доверенности.

Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы расценивают как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 или ст. 129.1 НК РФ (смотрите, например, письмо ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/1645).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Заверение копий истребуемых налоговым органом документов;

— Энциклопедия решений. Способы представления истребуемых налоговым органом документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ситдиков Ирек

Ответ прошел контроль качества

6 августа 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: www.audit-it.ru

Когда решение участника или собрания надо заверять у нотариуса?

Федеральная нотариальная палата выпустила Письмо от 15.01.2020 N 121/03-16-3, посвященное нотариальному удостоверению решений собраний участников ООО и нотариальному удостоверению решений единственных участников таких обществ.

Причиной появления этого письма послужил Обзор судебной практики по вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, утвержденный Президиумом ВС РФ от 25.12.2019 (далее по тексту – Обзор). Его часть посвящена применению нормы пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. То есть вопросам нотариального удостоверения решений собраний участников ООО.

Рекомендации для Обществ с ограниченной ответственностью

нельзя принимать решение о ненотариальном способе подтверждения на обычном собрании, даже если на нем присутствуют все участники ООО. Такой способ должен быть указан или в уставе, или в отдельном решении, удостоверенном нотариусом ранее;
правила о подтверждении решений собраний участников в полной мере распространяются и на решения единственного участника.

Таким образом, Президиум ВС по существу кардинально изменил практику применения норм, нотариального удостоверения решений собраний участников ООО и решений единственных участников таких обществ, а нотариат поддержал такое изменение.

Что делать?

Внимательно изучить устав вашего ООО

1. Если в уставе содержится формулировка, исключающая необходимость нотариального удостоверения решений общего собрания участника например:

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

«Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством»,

нотариально удостоверять решения общих собраний участников необходимости нет.

Чтобы снять возможные вопросы со стороны нотариусов, банков и регистрирующих органов, при оформлении решений общего собрания участников есть смысл включить в протокол собрания ссылку на пункт устава, в котором предусмотрен порядок ненотариального удостоверения принятия решения например:

«В соответствии п. _____ устава Общества, согласно пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием настоящего решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем подписания протокола всеми участниками собрания и не требуют нотариального удостоверения».

2. Если в уставе нет формулировок, касающихся удостоверения принятия решений общим собранием участников или единственным участником:

при удобном случае внести необходимые изменения в устав общества (примерная формулировка приведена выше или, как вариант:

«Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми присутствующими участниками собрания или их надлежащим образом уполномоченными представителями или подписью единственного участника (если Общество состоит из одного участника) и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.»,

«Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, являющимися участниками Общества, или надлежащим образом уполномоченными представителями участников Общества, или единственным участником (если Общество состоит из одного участника) и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.»,

«Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются посредствам видеозаписи общего собрания участников Общества, осуществляемой в соответствии правилами, установленными локальными нормативными актами Общества и действующим законодательством, и подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания. В этом нотариальное удостоверение принятия общим собранием участников Общества решения и состава участников Общества не требуются, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.».

В последнем случае рекомендуется отдельным локальным актом детально предусмотреть порядок и правила видеосъемки собрания участников.

единогласно принять нотариально удостоверенное решение общего собрания участников общества со следующей (подобной ей) формулировкой:

«Принятие решений общего собрания Общества, которые будут приниматься в будущем на общих собраниях участников Общества, проводимых посредством очного голосования, а также состав участников, присутствующих при принятия решений, основываясь на подпункте 3 пункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации будут подтверждаться путем подписания протокола общего собрания всеми присутствующими участниками Общества или их надлежащим образом уполномоченными представителями и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.»

единственному участнику Общества (если Общество состоит из единственного участника) принять нотариально удостоверенное решение со следующей (подобной ей) формулировкой:

«Принятие решений единственным участником Общества, которые будут приниматься в будущем, подтверждается подписью единственного участника или подписью лица, которое уполномочено выступать от его имени, и не требует нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.»

На данный момент каких-либо официальных разъяснений о необходимости нотариального удостоверения со стороны ФНС РФ нет. Поэтому перед подачей документов имеет смысл уточнять непосредственно в регистрирующем органе, есть ли у них какие-то требования, касающиеся удостоверения решений участников ООО.