Справки служебного характера могут быть внешними и внутренними. Внешние представляются по запросу вышестоящих организаций, сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.); внутренние справки — руководителю организации или коллегиальному органу по их указанию.
Внешняя справка оформляется на бланке организации и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Внутренняя справка оформляется на чистом листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.
В зависимости от цели создания справка может носить информационный, аналитический или отчетный характер.
Информационная справка составляется с целью информирования о состоянии дел, ее данные принимаются к сведению. Аналитическая справка содержит информацию по вопросу, который требует принятия решения. В отчетную справку включают итоговые, часто обобщенные, данные о результатах деятельности за определенный период времени.
Стили речи. Научный стиль, разговорный, официально-деловой, художественный, публицистический.
Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. Если есть документы, послужившие основанием для ее составления, на них делается ссылка. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
Данные могут оформляться в виде таблицы, которая включается в текст.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, курирующим данную группу вопросов. Справки с данными финансового характера должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера. Внутренняя справка подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом, который ее составил.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или с помощью клавиатуры компьютера.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана. », «Настоящим подтверждается, что. действительно ра
Наименование организации, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Справку подписывает уполномоченное должностное лицо, подпись заверяется печатью.
Примеры оформления справок приведены в приложениях 18—
Тема 5. Информационно-справочные документы — Документационное обеспечение управления
Источник: studref.com
Делопроизводство в государственном и муниципальном управлении (самопроверка). Тест 4
Поможем успешно пройти тест. Знакомы с особенностями сдачи тестов онлайн в Системах дистанционного обучения (СДО) более 50 ВУЗов. При необходимости проходим систему идентификации, прокторинга, а также можем подключиться к вашему компьютеру удаленно, если ваш вуз требует видеофиксацию во время тестирования.
Закажите решение теста для вашего вуза за 470 рублей прямо сейчас. Решим в течение дня.
Руководитель учреждения с помощью организационных документов:
осуществляет увольнение работников
определяет права и обязанности сотрудников
поощряет отличившегося работника
определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы
Назначение распорядительных документов – это:
реализация системы и процессов управления
регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач
планирование деятельности учреждения
сообщение сведений, побуждающих органы управления принимать определенные решения
Реквизит «Указания по исполнению документа» на служебном письме можно писать:
поверх текста письма
на отдельном листе бумаги
в специальной учетно-регистрационной форме
на любом свободном от текста месте
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись:
«Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись
Подлинник документа находится в деле (наименование организации) №____за_____г.
Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения
«Копия верна»:, должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения
Номенклатуру дел организации подписывает:
руководитель организации
руководитель службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела, секретариата) или должностное лицо, ответственное за делопроизводство
руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив
председатель и члены экспертной комиссии организации
Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»:
подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора
подробный ход какого-либо мероприятия
перечень мероприятий
подтверждение или описание тех или иных фактов и событий
Как следует оформить раздел «Присутствовали:», если на заседании коллегиального органа присутствуют 16 членов?
указать их количество
перечислить поименно всех присутствующих
указать их количество и приложить к протоколу список присутствующих
Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
да
нет
по усмотрению руководителя
по усмотрению службы делопроизводства
По форме протоколы могут быть:
полные и краткие
в зависимости от названия коллегиального органа
открытые и закрытые
внешние и внутренние
Как правильно нумеровать страницы документа?
по центру нижнего поля
по центру верхнего поля
в правом верхнем углу любого документа
Продолжите определение: «Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя – это…»
акт
докладная записка
объяснительная записка
Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
проставляется службой документационного обеспечения управления, после поступления в нее документа
секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа
ее проставляет руководитель в момент утверждения документа
Укажите правильный вариант оформления реквизита «Адресат»:
Министерству образования и науки Российской Федерации
Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
И.О. Фамилия
Департамент делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации
Руководителю Федерального архивного агентства
Фамилия И.О.
Источник: dekane.ru
Справка — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий
Как уже было сказано, в кадровой документации различают личные и информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка,а также служебная, докладнаяи объяснительная записки.
РАСПИСКА
Расписка — официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.
Назовем реквизиты этого документа:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. дающего расписку, его паспортные данные, наименование учреждения, организации или лица, от которого получено что-либо, точное наименование полученного с указанием количества или суммы (прописью);
3) подпись получателя;
4) дата оформления расписки.
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
Я, студентка 1 курса фармацевтического факультета РязГМУ Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), получила со склада типографии РязГМУ раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров.
Что же принято понимать под справкой?
Существует два вида справок:
1) справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы, учебы или проживания, а также размер заработной платы и т.п.;
2) справки по производственным вопросам, которые составляются по запросам руководства.
Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на которых указаны данные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запрашиваемые данные. Справка должна иметь следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
3) регистрационный номер;
Датой справки считается дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место выдачи справки в именительном падеже, например: Российский университет дружбы народов, школа № 739. Основной текст обычно строится по следующей модели:
Дана (кому?) Сергееву С.С. в том, что он является студентом 1 курса фармацевтического факультета Рязанского государственного медицинского университета.
Ниже основного текста может быть указана цель получения справки, например:
Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).
Справка обычно содержит сведения о сроке действия,
например: Справка действительна в течение 15 дней со дня выдачи.
5. Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.
Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.
Служебная записка — это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.
Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:
1) наименование адресата;
2) наименование вида документа;
3) текст документа;
Приведем образец служебной записки.
Проректору по учебной работе РязГМУ Бяловскому Ю.Ю.
Кафедра латинского и русского языка просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи», которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом, для студентов фармацевтического и медико-профилактического факультетов. Количество копий каждой контрольной работы составляет 100 экземпляров.
Зав. кафедрой латинского и русского языка
2 октября 2008 г.
По наличию реквизитов один из вариантов объясни
тельной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:
1) наименование адресата;
2) наименование адресанта;
3) наименование вида документа;
Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.
По принятому определению, докладная записка — это документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.
Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.
Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором — оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.
Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания.
Если говорить о языковых особенностях и служебной, и объяснительной, и докладной записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с. Вследствие. Сообщаю Вам. Довожу до Вашего сведения. и др.
Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует веем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей — вот основные стилистические особенности этих жанров.
В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие жанры административно-канцелярского подстиля вы знаете? Какие из них относятся к личной документации?
2. Чем отличается автобиография от резюме?
3. Что общего между заявлением и объяснительной запиской и в чем их различие?
4. Что общего между распиской и доверенностью? Каковы различия между данными документами?
5. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?
Источник: studopedia.su