Вопрос 2
Сотрудник организации выезжает в другой город с служебную командировку не из места нахождения организации. А из другого города, например, из города проживания. И наоборот, возвращается виз командировки не в город где находится организация — работодатель, а в город места проживания.
Причина такого отъезда и приезда в том, что в командировку сотрудник направляется после выходного дня или дата окончания командировки приходится на день, предшествующий выходным дням (на выходной день). Как в данном случае оформлять командировочное удостоверение? Как в данном случае отражать командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Командировка — как оформить: Приказ, Служебное задание и Командировочное удостоверение
На основании статьи 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В трудовом законодательстве определение служебной командировки не содержит указания на конкретные пункты отправления и прибытия.
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).
В соответствии с п. 4 Положения, днем выезда в командировку считается дата отправления соответствующего транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия этого транспортного средства в место постоянной работы. При этом п. 3 указанного Положения установлено, что местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного подразделения).
По вопросу оформления командировочного удостоверения следует отметить следующее.
В случае выбытия работника в командировку из места жительства, а также в случае прибытия из командировки в место жительства работника, произведенные с ведома и разрешения работодателя (на основании приказа, что будет подтверждать экономическую обоснованность и целесообразность произведенных расходов) в командировочном удостоверении необходимо будет указать соответственно город фактического выбытия (прибытия) работника. При этом следует иметь в виду, что дата выбытия работника из места проживания и из места командировки должна совпадать с датой, на которую приобретен проездной билет.
Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Как оформить приказ на командировку — Елена А. Пономарева
Таким образом, НК РФ устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, но не к месту жительства. Таким образом, буквальное толкование данной нормы говорит о том, что вернуться сотрудник должен на место работы. А откуда он может выезжать, прямо не установлено.
В соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
В Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 был рассмотрен вопрос учета расходов организации на проезд работников от места отдыха до места командировки. Минфин указал в данном случае, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от места нахождения работника.
Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и с места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Считаем, что данные доводы можно использовать при обосновании расходов при выезде из командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации — работодателя.
Следовательно, можно говорить об экономической обоснованности расходов на проезд к месту командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации — работодателя (такая позиция будет соответствовать позиции Минфина РФ относительно отнесения на расходы стоимости проезда к месту командировки из места отдыха работника) при условии, что стоимость проезда к месту командировки из места проживания работника меньше расходов на проезд к месту командировки при отправлении работника от места проживания к месту нахождения организации и оттуда — в командировку, либо, например, занимает меньше времени.
Кроме того, вопрос о явке работника на работу в дни отправления в командировку и прибытия из нее, решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения).
По вопросу отнесения на расходы при исчислении налога на прибыль расходов на проезд при возвращении из командировки не к месту нахождения организации, а к месту проживания работника следует отметить следующее.
Обоснованность расходов должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект. При этом налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности.
Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Таким образом, уменьшение прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Расходы на проезд из места командировки к месту нахождения организации были бы проведены в любом случае. Учитывая, что прибытие из командировки в место жительства работника обусловлено распоряжением работодателя и экономически обосновано, а сами расходы документально подтверждены, считаем, что такие расходы могут быть отнесены на расходы при исчислении налога на прибыль. Однако такая позиция организации вероятнее всего приведет к спорам с налоговым органом, соответственно, доказывать свою позицию налогоплательщику придется в суде.
Источник: gketalon.ru
Командировка в несколько городов: что учесть и как оформить
Нередко случается так, что командированному необходимо отправиться в деловую поездку сразу в несколько городов. Многие сотрудники и бухгалтеры сомневаются в правильности оформления такой поездки. Например, нужен ли приказ на каждую поездку и как выплачивать суточные. Об этом подробно расскажем в нашей статье.
Оформление командировки в несколько городов
Для оформления командировки руководителю потребуется создать приказ. Он может быть составлен в свободной форме, однако обязательно должен включать:
- Название компании;
- ФИО сотрудника, его должность и отдел;
- Сроки и цели поездки;
- Страну или город назначения.
Приказ должен быть подписан руководителем, командированным и уполномоченным лицом.
Процесс оформления командировки в несколько городов имеет ряд нюансов.
Если сотрудник направляется сразу в несколько городов и начальством не предусматривается его возвращение по месту основной работы между поездками, то нужно оформить один приказ. Работодателю необходимо указать данные о деловой поездке: служебное задание, все места командировки и даты, соответствующие дням, которые сотрудник проведет в каждом из городов.
Если же руководителю потребовалось отправить сотрудника в новую командировку в день его возвращения из предыдущей, придется оформить дополнительный приказ на командировку в несколько городов.
Выплата аванса
Работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке. Эти расходы включают в себя:
- Оплату проезда;
- Оплату аренды жилья;
- Суточные;
- Другие расходы, о которых знал работодатель.
Чтобы получить аванс на расходы, сотрудник пишет заявление, а бухгалтерия составляет смету расходов.
Размер суточных должен быть прописан во внутренних актах компании. Если сотрудник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются.
Суточные за рабочие дни не учитываются при расчете налога на прибыль. То же относится и к суточным в выходные дни и дни в пути.
Лимиты, по достижении которых суточные облагаются налогом: 700 и 2500 рублей в день в России и за ее пределами соответственно.
Если сотрудник находился в пути или работал в выходные или праздничные дни, компенсация выплачивается в двойном размере. Либо по желанию сотрудника можно получить одинарное возмещение и дополнительный день отгула.
Нужно учесть, что компания не обязана снова выплачивать работнику суточные за день отъезда в новую командировку, если это день возвращения из первой командировки. Этот день уже был оплачен, как последний в первой командировке.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки, сотрудник в течение 3 дней должен предоставить авансовый отчет. Он нужен для того, чтобы доказать факт деловой поездки и отчитаться за свои расходы.
Документы, подтверждающие командировку:
- Авиа- или ж/д-билеты;
- Чеки или счета из отеля (должны являться документами строгой отчетности);
- Счета за расходы, о которых знал руководитель.
При перерасходе средств работодатель должен возместить расходы сотрудника, если есть документальное подтверждение. Аналогично, если средства не израсходованы, работник должен их вернуть. Если сотрудник не сделал это добровольно, наниматель имеет право вычесть эту сумму из заработной платы сотрудника.
Если сотрудник после первой командировки вернулся домой и было издано два приказа о направлении в командировку, то ему необходимо предоставить два авансовых отчета.
Источник: b2b.onetwotrip.com
Командировка в несколько городов: что учесть и как оформить
Нередко случается так, что командированному необходимо отправиться в деловую поездку сразу в несколько городов. Многие сотрудники и бухгалтеры сомневаются в правильности оформления такой поездки. Например, нужен ли приказ на каждую поездку и как выплачивать суточные. Об этом подробно расскажем в нашей статье.
Оформление командировки в несколько городов
Для оформления командировки руководителю потребуется создать приказ. Он может быть составлен в свободной форме, однако обязательно должен включать:
- Название компании;
- ФИО сотрудника, его должность и отдел;
- Сроки и цели поездки;
- Страну или город назначения.
Приказ должен быть подписан руководителем, командированным и уполномоченным лицом.
Процесс оформления командировки в несколько городов имеет ряд нюансов.
Если сотрудник направляется сразу в несколько городов и начальством не предусматривается его возвращение по месту основной работы между поездками, то нужно оформить один приказ. Работодателю необходимо указать данные о деловой поездке: служебное задание, все места командировки и даты, соответствующие дням, которые сотрудник проведет в каждом из городов.
Если же руководителю потребовалось отправить сотрудника в новую командировку в день его возвращения из предыдущей, придется оформить дополнительный приказ на командировку в несколько городов.
Выплата аванса
Работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке. Эти расходы включают в себя:
- Оплату проезда;
- Оплату аренды жилья;
- Суточные;
- Другие расходы, о которых знал работодатель.
Чтобы получить аванс на расходы, сотрудник пишет заявление, а бухгалтерия составляет смету расходов.
Размер суточных должен быть прописан во внутренних актах компании. Если сотрудник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются.
Суточные за рабочие дни не учитываются при расчете налога на прибыль. То же относится и к суточным в выходные дни и дни в пути.
Лимиты, по достижении которых суточные облагаются налогом: 700 и 2500 рублей в день в России и за ее пределами соответственно.
Если сотрудник находился в пути или работал в выходные или праздничные дни, компенсация выплачивается в двойном размере. Либо по желанию сотрудника можно получить одинарное возмещение и дополнительный день отгула.
Нужно учесть, что компания не обязана снова выплачивать работнику суточные за день отъезда в новую командировку, если это день возвращения из первой командировки. Этот день уже был оплачен, как последний в первой командировке.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки, сотрудник в течение 3 дней должен предоставить авансовый отчет. Он нужен для того, чтобы доказать факт деловой поездки и отчитаться за свои расходы.
Документы, подтверждающие командировку:
- Авиа- или ж/д-билеты;
- Чеки или счета из отеля (должны являться документами строгой отчетности);
- Счета за расходы, о которых знал руководитель.
При перерасходе средств работодатель должен возместить расходы сотрудника, если есть документальное подтверждение. Аналогично, если средства не израсходованы, работник должен их вернуть. Если сотрудник не сделал это добровольно, наниматель имеет право вычесть эту сумму из заработной платы сотрудника.
Если сотрудник после первой командировки вернулся домой и было издано два приказа о направлении в командировку, то ему необходимо предоставить два авансовых отчета.
Источник: dzen.ru