По вопросу обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного имущества в служебных целях
В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
1. Налог на доходы физических лиц
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Компенсация за использование личного имущества сотрудников в 1С 8.3
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом в целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
2. Страховые взносы
Пунктом 1 статьи 420 Кодекса определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Как экономить на зарплатных налогах (НДФЛ и Страховые взносы)
Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Источник: xn—-7sbbbsdmnftwg9cim8jpa2c.xn--p1ai
Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях
Вопрос: Как отразить в учете выплату компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование его личного ноутбука в служебных целях. По соглашению сторон размер компенсации составляет 1 000 руб. Выплата компенсации производится на основании распоряжения руководителя в следующем месяце на банковский счет работника. Ноутбук используется для управленческих нужд организации.
Для целей налогообложения прибыли используется метод начисления.
Посмотреть ответ
В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.
Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях?
Посмотреть ответ
Соглашение о компенсации за использование собственного имущества
Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:
- указания вида задействованного объекта и платы за его использование в трудовом контракте;
- оформления соглашения об аренде.
До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.
Отражение возмещения в трудовом контракте
После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.
Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ
В тексте документа отражается:
- наименование объекта, модель, идентификационный номер;
- для каких целей предполагается его эксплуатировать;
- документы, подтверждающие право собственности на описываемый предмет;
- оценочная стоимость объекта на дату оформления договора;
- планируемый срок (период) эксплуатации;
- при каких условиях соглашение прекращает свое действие;
- величину компенсационной выплаты владельцу используемого объекта;
- условия и порядок оплаты возмещения.
Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.
К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.
Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст. 106 ТК РФ), амортизационные отчисления и учитываться в себестоимости продукта полностью независимо от размера. Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.
К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.
Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.
Оформление выплаты по договору аренды
Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).
В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.
Отражение в учете оплаты за использование личного имущества
При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:
- Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
- При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
- По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).
При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.
В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).
Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).
К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).
В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:
Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).
Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:
Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.
Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.
Возможные спорные ситуации по оплате компенсации
В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда.
Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями.
Все условия по использованию объектов личной собственности (размер, порядок, периодичность оплаты возмещения и иных трат, особые условия), в том числе технических или программных устройств, средств защиты информации, должны отражаться в трудовом договоре о дистанционной работе сотрудника (ст. 57, 312 ТК РФ).
Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.
Разногласия возникают по оплате использования личного ТС для проезда к месту командировки. Но работник, направленный в служебную командировку, получает возмещение расходов на проезд (ст. 168 ТК РФ). В законе не содержится уточнение по виду используемого для проезда транспорта. Поэтому компенсацию проезда на личном автомобиле следует отнести к возмещению затрат на командировку.
Источник: assistentus.ru
Компенсация дистанционным работникам за использование личного имущества: облагать или не облагать?
В связи с продолжающейся пандемией коронавируса формат дистанционной работы получил широкое распространение. И даже те работодатели, которые временно перевели часть своих сотрудников на «удаленку», вынуждены рассматривать такой вариант и в дальнейшем. Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное.
Поскольку дистанционная работа имеет свои особенности, возникают вопросы, касающиеся налогообложения, в частности при выплате компенсаций дистанционным работникам в связи с использованием личного имущества для выполнения трудовой функции. О проблемах удержания НДФЛ, обложения страховыми взносами и об учете данных компенсаций для уплаты налога на прибыль и поговорим.
Особенности организации труда дистанционных работников
Главной особенностью организации труда дистанционного работника является то, что ему нужно оборудование, на котором он может работать. В подавляющем большинстве случаев речь идет о компьютерах и ноутбуках, принтерах и т. д. Но кроме непосредственно технических средств, как правило, нужен Интернет (а значит, договор на соответствующие услуги связи), специальные антивирусные программы и др.
Обратимся к трудовому законодательству. В статье 312.6 ТК РФ сказано, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их применением, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Суды считают, что обеспечение дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами является обязанностью работодателя (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.12.2021 № 88-21596/2021). Но по согласованию с работодателем работник вправе пользоваться своим оборудованием.
На практике данный вопрос решается по-разному в зависимости от возможностей работодателя: кто-то обеспечивает своих сотрудников необходимой техникой, другие работодатели считают, что у всех работников есть личные ноутбуки (стационарные компьютеры) и на них можно работать. В общем, этот вопрос требует индивидуального подхода в каждом конкретном случае.
Компенсация: понятие
Если дистанционный работник использует свое личное (или арендованное) оборудование и соответствующее программное обеспечение, то встает вопрос о возмещении понесенных затрат, то есть об их компенсации.
Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены трудовым законодательством.
Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, определенных ТК РФ и другими федеральными законами.
В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их применением. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Соответственно, возмещение дистанционному работнику затрат за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов, вызванных их применением, – это не что иное, как компенсация затрат, связанная с исполнением трудовых обязанностей.
Налогообложение компенсационных выплат
Если работодатель не обеспечивает дистанционного работника необходимым оборудованием, а компенсирует ему понесенные затраты в связи с исполнением трудовых обязанностей, то порядок, сроки и размер данной выплаты должны быть определены либо коллективным договором (локальным нормативным актом), либо трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору).
Что касается налогообложения компенсаций, то вопрос встает об удержании НДФЛ, обложении страховыми взносами названных выплат и их учете для уплаты налога на прибыль. Рассмотрим эти вопросы по порядку.
Налог на доходы физических лиц
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, определенных по законодательству РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Из приведенных норм следует, что рассматриваемые компенсационные выплаты дистанционным работникам не облагаются НДФЛ.
Страховые взносы
Положениями пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных по законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Из приведенных норм следует, что рассматриваемые компенсационные выплаты дистанционным работникам не облагаются страховыми взносами.
К сведению: суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Налог на прибыль организаций
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе по договору).
Расходы, не отвечающие указанным требованиям, в силу п. 49 ст. 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.
К сведению: организация вправе признать в составе расходов для уплаты налога на прибыль организаций суммы компенсаций дистанционным сотрудникам, выплачиваемые в соответствии с положениями ст. 312.6 ТК РФ.
Экономическое обоснование размера компенсации и документальное подтверждение расходов
Но осталось определиться с двумя важными вопросами: размер компенсаций и документальное подтверждение данных затрат работодателя.
Размер компенсаций
Действующим законодательством никаких ограничений по размеру компенсаций дистанционным работникам не установлено. Размер компенсации определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.
Представители контролирующих органов в своих разъяснениях отмечают, что для уплаты НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль организаций размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для трудовой деятельности.
Как сказано в Письме Минфина России № 03-04-06/263, вопрос установления предельного размера компенсации дистанционному работнику без документального подтверждения расходов для исчисления налога на прибыль организаций, НДФЛ, страховых взносов будет рассмотрен в рамках Основных направлений бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2022 год и на плановый период 2023 и 2024 годов.
Отметим, что в указанном документе действительно предусмотрено установление в целях освобождения от налогообложения предельных величин (нормативов) компенсационных выплат при оплате дистанционным работникам расходов, связанных с использованием ими собственного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств для выполнения трудовой функции. Но только для НДФЛ. Вполне возможно, что предельные значения компенсации для дистанционных работников будут также определены и для страховых взносов, и для налога на прибыль.
Документальное подтверждение
Представители контролирующих органов настаивают, что организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих приобретение или аренду оборудования (средств) работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (оплату работником электроэнергии, услуг связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции и др.).
Таким образом, в целях освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами полученных доходов, а также в целях признания рассматриваемых компенсационных выплат в составе расходов для налогообложения прибыли организации необходимы документы, подтверждающие фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных расходов. Подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Из данных документов должно быть четко видно, какие расходы и на какие цели были произведены.
Суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору. При этом организация вправе учитывать в составе расходов для уплаты налога на прибыль суммы компенсаций, выплачиваемые в соответствии с положениями ст. 312.6 ТК РФ.
В дальнейшем планируется установить предельный размер компенсации дистанционному работнику без документального подтверждения расходов для исчисления налога на прибыль организаций, НДФЛ и страховых взносов.
Источник: www.audit-it.ru