Печать в трудовой книжке при увольнении должна быть поставлена в обязательном порядке. Перед тем как стороны трудовых отношений подписывают договоренность о профессиональном сотрудничестве, претендент на должность обязан предъявить ряд документов. Одним из таких является трудовая книжка.
Указанный документ является основным источником информации, который отражает всю биографию профессиональной деятельности человека. Подлинность книжки может быть удостоверена только подписью должностного лица, наделенного полномочиями соответствующего характера. В сфере трудовых отношений таким лицом в большинстве случаев является руководитель компании. Его подпись всегда заверяется печатью организации.
Не исключение здесь и отметка об освобождении от занимаемой должности и исключении из штата компании.
Запись в трудовой книжке
В трудовую книжку вносятся все отметки, которые относятся к профессиональной деятельности, осуществляемой тружеником.
Получение рабочих документов при увольнении сотрудника
Здесь имеются в виду:
- дата назначения человека на должность;
- название профессии, по которой работающий будет трудиться;
- переводы на другие места;
- увольнение из компании со ссылкой на статью ТК РФ;
- основание для внесения записи, то есть номер и дата оформления соответствующего приказа руководителя.
В личную рабочую книжку также вносятся отметки о мерах поощрительного характера, которые применялись к человеку. Исключением являются лишь сведения о примененных к труженику мерах воздействия дисциплинарного характера. Они в книжку не вносятся.
Любая отметка производится с соблюдением определенных обязательных условий. Прежде всего, каждая запись вносится в хронологическом порядке, то есть при наступлении тех или иных обстоятельств. Каждая отметка имеет свой порядковый номер. Запись производится сотрудником, который наделен определенными полномочиями. На практике таковыми чаще всего являются кадровые специалисты.
Заполняется документ канцелярскими ручками синего, черного или фиолетового цветов.
Основанием для записи является приказ руководителя организации. Внесенные отметки по своему содержанию должны точно соответствовать формулировкам распоряжения начальника. Какие-либо сокращения, исключения и дополнения не допускаются.
Заверение записи об увольнении
Печати в трудовой книжке ставятся, чтобы подтвердить подлинность подписи уполномоченного должностного лица.
Безусловно, в большинстве случаев все записи в трудовой заверяются подписью руководителя компании. Это касается и заверения записи об увольнении.
Однако в организациях с большой численностью такими полномочиями может быть наделен и другой труженик, например, кого-либо из заместителей директора. Такое должностное лицо назначается приказом руководителя. Для такого сотрудника должна быть оформлена доверенность.
Для реализации своих полномочий работающий должен проставить свою личную подпись под отметкой в трудовой. Такая подпись в обзяательном порядке заверяется печатью компании.
Проставление печати
Согласно требованиям, в рабочей книжке всегда ставится печать компании.
Следует отметить, что процедура такого характера действующим законодательством подробно не описана. По сложившейся практике правильным будет выполнить ряд обязательных действий.
Прежде всего, необходимо применять печать, которая используется для заверения документации, касающейся внешних отношений, например, договорного сотрудничества с другими компаниями. В данном случае оттиски для внутренних документов либо угловые штампы неприменимы.
Указанная печать не должна быть проставлена плохо, то есть должна быть читаема. Если по каким-то причинам оттиск получился неразборчивым, проставлять другой поверх предыдущего или рядом не допускается.
Чтобы решить такую проблему лучше всего отменить запись, сославшись на нечеткость оттиска, и сделать другую отметку с нормальной печатью. Некачественный оттиск подлежит немедленной замене.
Правильным будет, чтобы печать проставлялась не тем тружеником, который подписывает отметку, а другим специалистом. Такой подход позволит избежать риска фальсификации сведений. На практике печать хранится у помощника руководителя либо ответственного за делопроизводство.
Подпись ответственного лица
Согласно действующим общим положениям, печати ставятся на подпись руководителя или другого уполномоченного должностного лица. То есть сначала должна быть поставлена подпись, а только после этого проставлен оттиск.
Стоит обратить внимание на тот факт, что уполномоченный сотрудник должен соответствовать следующим требованиям:
- в отношении его должен быть издан приказ руководителя, который наделяет человека такими возможностями;
- необходимо дополнительно оформить доверенность.
Указанные условия не распространяются на самого руководителя, поскольку последний такими полномочиями наделяется при назначении на должность вышестоящей организацией. Это правило всегда указывается в уставе компании.
Однако подписывающий не просто ставит свою подпись. Кроме этого, в обязательном порядке необходимо указывать полное название занимаемой должности. В этом случае сокращения или какие-либо неточности не допускаются. В противном случае возникает риск признания отметки недействительной в случае возникновения разногласий по такому поводу.
Случаи, когда печать не проставляется
Действующие нормы обязывают руководителя любой организации поставить печать в трудовую книжку. Даже указаны обстоятельства, когда ставится оттиск.
В то же время определены случаи, когда выполнять указанное требование нет необходимости.
Хотя общие правила указывают на необходимость использования оттисков компании. В некоторых случаях такая возможность объективно ограничена и соответственно обязанность не может быть использована.
В данном случае речь идет о тех, кто осуществляет свою деятельность, не изготовив штампов и печатей, например, индивидуальный предприниматель, который осуществляет свою деятельность без образования юридического лица.
Последние достаточно часто своих печатей не имеют. Соответственно и проставить в трудовой книжке человека их тоже не смогут. Однако это может повлечь за собой определенные проблемы. Все дело в том, что, если человек оформляется на работу впервые, именно работодатель обязан завести на него трудовую и проставить печать на первой странице указанного документа.
На практике, чтобы избежать проблем, необходимо под любой отметкой указывать, что компания работает без печати.
Источник: znatoktruda.ru
Можно ли заверять записи в трудовой книжке печатью «Для документов»
Эксперты Роструда разъяснили, считается ли нарушением, если в трудовой книжке у сотрудника запись об увольнении заверена не основной печатью, а печатью «Для документов», где присутствуют все реквизиты компании.
Ведомство отмечает, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (кадровой службы) при наличии.
Это закреплено пунктом 36 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н.
По мнению Роструда, проставление в трудовой книжке печати «Для документов» не считается ошибкой при условии, что содержит сведения о наименовании организации.
Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте , отвечая на вопросы работников и работодателей.
Если бухгалтерия — то в 1С, если бухгалтерские новости — то на БУХ.1С, если следить за новостями в телефоне — то в нашем Telegram-канале .
Источник: buh.ru
Чем грозит организации отсутствие печати при записи об увольнении в трудовой книжке?
Добрый день. Чем грозит кадровику и организации в целом, если в трудовой книжке запись об увольнении в связи с окончанием срока ТД не заверили печатью (забыли)?
Трудовая книжка была выслана по почте, так как сотрудник лежал в больнице после инсульта (находился на больничном).
04 декабря 2015, 11:44 , Лилия, г. Стерлитамак
Ответы юристов
Надежда Григоренко
Общаться в чате
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Кодекс об административных правонарушениях ( КоАП РФ ), N 195-ФЗ от 30.12.2001
Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.
3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.
5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, — (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ)
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.
Источник: pravoved.ru