Начисляется ли НДФЛ на суточные

Необходимо ли документально подтверждать суточные для сотрудников с разъездным/не разъездным характером работы?

В законодательстве нет определения разъездного характера работы. По мнению Минтруда, разъездной считается работа, при которой работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации (письмо Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-1504). Такая работа носит постоянный характер. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой.

Так трудятся, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства. Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции (письмо Минтруда России от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185).

Обязательными условиями для включения в трудовой договор являются те, которые определяют в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) (ч. 2 ст.57 ТК РФ). Для возмещения расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ, условия, определяющие разъездной характер для конкретного работника, должны быть определены трудовым договором.

Фрагмент Командировочные расходы (суточные)

Минтруд подчеркивает, что когда работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых участков, то данные поездки служебными командировками не являются. Если поездки не носят постоянного характера и в каждом случае проходят по отдельному распоряжению работодателя, то они относятся к служебным командировкам (письмо Минтруда России от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185).

• расходы по проезду;
• расходы на жилье;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ расходов открытый, поскольку позволяет возместить и «иные расходы» в связи с поездками, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

В отличие от командировок (см. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»), порядок выплаты суточных при разъездном характере в законодательстве не урегулирована. Кроме того, суточные при разъездном характере работы не упоминаются в п. 3 ст. 217 НК РФ и ст.

422 НК РФ, где присутствуют ограничения по размерам суточных и полевого довольствия, не включаемых в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам.

По разъяснениям Минфина РФ, суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер в связи со служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина РФ от 23.03.2021 N 03-04-06/20746, от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 и др.)

Поскольку ни глава 23 НК РФ, ни глава 34 НК РФ не содержат определения суточных, в силу п. 1 ст. 11 НК РФ данный термин следует применять в том значении, в котором он используется в трудовом законодательстве.

11072019 Налоговая новость о НДФЛ по командировочным расходам / travel expenses

Правовая природа суточных одинакова как для суточных, выплачиваемых работодателем в случае направления в служебную командировку, так и для суточных, выплачиваемых работникам с разъездным характером. В обоих случаях выплата носит компенсационный характер (ст. 164 НК РФ). При таких обстоятельствах подход к обложению суточных НДФЛ и страховыми взносами, по нашему мнению, должен быть единообразным в смысле документального подтверждения суточных.

В отношении суточных расходов, выплачиваемых работодателем работнику при направлении в командировку, Минфин РФ разъяснил, что для целей исчисления НДФЛ не нужно документально подтверждать только суточные, в отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для освобождения их от налогообложения нужно документальное подтверждение (письма Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189, от 17.05.2018 N 03-15-06/33309 (п. 2), от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508 и др.)

Иными словами, работник расходует суточные по своему усмотрению и не отчитывается перед работодателем за их целевое использование.

Такой подход должен быть распространен и на суточные при разъездном характере работы.

Если обязывать сотрудников отчитываться по выданным «суточным», в частности предъявлять чеки за оказанные услуги общепита, это уже можно квалифицировать как «возмещение расходов на питание». «Компенсация питания» может стать поводом для начисления «зарплатных налогов» и отказа в признании расходов в целях налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Компенсация расходов на питание прямо не установленная на уровне законодательства РФ, субъектов РФ, решений представительных органов местного самоуправления, они расцениваются налоговыми органами как суммы, подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами (письмо ФНС России от 10.04.2020 N БС-4-11/6061, письмо Минфина РФ от 15.02.2021 N 03-15-06/10032 и др.).

Минфин РФ разъясняет, что доходы в натуральной форме в виде питания, обеспечиваемого работодателем работникам, привлекаемым для проведения сезонных полевых работ с учетом требований Трудового кодекса (ст. 294 ТК РФ), освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 44 ст. 217 НК РФ.

В прочих случаях налогообложение питания производится в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 03.03.2020 N 03-04-06/15768). Таким образом, если вместо суточных производить компенсацию питания по чекам из общепита, то это может привести к налоговым рискам.

В целях исключения суточных, выплачиваемых работникам за разъездной характер работы, из облагаемой базы по страховым взносам и НДФЛ необходимо документальное подтверждение факта, что выплата суточных произведена сотруднику, чья работа носит разъездной характер в соответствии с порядком, закрепленным в локальных нормативных актах организации, а также факта совершения работником служебной поездки, с проживанием вне места постоянного жительства.

Подтверждением выплат, связанных с разъездным характером работы могут являться документы:

• коллективный договор (соглашение), локальные нормативные акты, в которых определен перечень должностей и категорий работников, чья работа носит разъездной характер;
• трудовые договоры, определяющие трудовую функцию работника и порядок ее исполнения, размеры и порядок возмещения расходов, понесенных работниками в связи со служебными поездками;
• порядок направления в служебные поездки, ведомости служебных разъездов и иные аналогичные документы;
• проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т.п.

Предоставление работником чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных при разъездном характере работы, не требуется. Так как суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, законодательством не предусмотрен отчет работника об их расходовании. Вероятно, что под документальным подтверждением следует понимать документы (перечисленные выше) из совокупности которых очевидно, что работник постоянно выполняет свою работу в условиях, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Если поездки носят эпизодический характер, то они относятся к командировкам с соответствующей оплатой и налогообложением.

Источник: pravovest-audit.ru

Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами 2018

Если работники компании направляются в служебные поездки, помимо различных компенсаций им полагаются командировочные. Эта норма закреплена в стат. 168 ТК. Такие суточные облагаются страховыми взносами или нет? Должен ли работодатель начислить с командировочных НДФЛ?

И как влияют на исчисление подходного налога, а также взносов по страхованию сверхнормативные выплаты? Разберемся в законодательных особенностях.

Облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами?

При направлении персонала в командировочные поездки работодатель обязан не только возместить физлицам затраты на проезд и проживание, но и выдать суточные. Точный размер для таких сумм предприятия вправе утверждать самостоятельно в ЛНА или же коллективных договорах. При этом можно установить нормативную величину или повышенную.

Чтобы понять, облагаются ли суточные страховыми взносами, необходимо знать, в каком размере возмещает работодатель эти расходы командировочному лицу. Если возникает превышение законодательно утвержденной нормы, идет речь о сверхнормативных выплатах. Если расчеты осуществляются в пределах лимитов, говорят о том, что суточные выдаются по нормативу.

А как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами? Ответ можно найти в стат. 217 и 422 НК. В п. 2 стат. 422 сказано, что при выдаче работникам сумм на командировки не облагаются взносами по страхованию следующие виды суточных (по п. 3 стат. 217):

• В пределах 700 руб. – для поездок внутри России.
• В пределах 2500 руб. – для зарубежных поездок.

Обратите внимание! При решении вопроса: в 2018 году суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами или нет? Необходимо учитывать, что нормативы приведены для каждого дня командировки. К примеру, если специалист был в командировке по России 5 дней, а размер суточных в ЛНА компании утвержден как 1000 руб., расчет ведется следующим образом. К необлагаемой сумме за все время поездки будет отнесено 3500 руб., к облагаемой – 1500 руб.

Как сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами в 2018 году?

Как платить НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов

Главный бухгалтер «ТК Нерудных материалов»

В наш век информационных технологий вопросы, связанные с такой статьёй расходов компании, как командировки сотрудников, по-прежнему не теряют своей актуальности. Особенность учета этих затрат состоит в том, что сейчас они затрагивают облагаемую базу сразу по трём направлениям: НДФЛ, налог на прибыль и страховые взносы, расчёт которых в свете недавних законодательных изменений зачастую вызывает трудности.

Отправляя сотрудника в целевую поездку, каждая компания сталкивается с необходимостью возмещения следующих основных категорий затрат:

• проезд (бронирование билетов, оформление проездных, аренда авто, бензин);
• аренда жилья (гостиница/квартира/комната и т.д.);
• дополнительные затраты, обусловленные проживанием командированного вне дома (суточные);
• другие затраты (к примеру, покупка местной сим-карты, канцелярии), согласованные с работодателем.

Рассмотрим подробнее нюансы нормирования и налогообложения суточных. Они причитаются работнику за каждые сутки его пребывания в деловой поездке, а также нахождения в дороге, при этом выходные и государственные праздники, если таковые выпадают непосредственно на даты служебной поездки — не исключение. Документально подтверждать расходование суммы суточных не нужно.

Для целей налога на прибыль разрешается принять в расходы всю начисленную сумму суточных, размер которых зафиксирован в локальных нормативных актах фирмы. Это можно сделать без какой-либо дополнительной первички, руководствуясь стандартным приказом о направлении в командировку и утверждённым авансовым отчётом.

Аналогичное правило действует и при применении УСН: закреплённая в документах фирмы сумма суточных уменьшает налогооблагаемую базу без ограничений.

Несмотря на то, что сумма полагающихся работнику суточных законодательно не ограничена, нормы для целей учёта НДФЛ в Налоговом кодексе существуют: налог удерживают с суточных, превышающих ежедневные 700 руб. при служебной командировке по территории РФ и 2500 руб. при командировке за рубеж.

Что касается взносов на страхование, с 2017 года ими облагаются суточные сверх этих же норм (ранее для целей обложения взносами действовал лимит, который компании самостоятельно устанавливают в своих локальных актах).

Нужно отметить, что это правило касается только тех взносов, которые с 1 января 2017 администрирует ФНС (на ОПС, ОМС и социальное страхование), тогда как от взносов на травматизм по-прежнему освобождается вся сумма суточных независимо от размера.

Рассмотрим далее порядок уплаты НДФЛ и взносов с превышения лимита суточных.

Расчет НДФЛ необходимо производить последним днём того месяца, в котором был утверждён авансовый отчёт сотрудника, вернувшегося из командировки. Удерживают налог из суммы ближайшей по времени выплаты дохода, а его уплата в бюджет производится не позднее следующего рабочего дня после этой выплаты.

В базу для начисления страховых взносов сверхлимитные суточные также попадут в месяце утверждения авансового отчета.

Если суточные выплачены в инвалюте, что периодически имеет место при заграничной командировке, курс валюты для формирования налоговой базы в рублях берётся также на последний день того месяца, в котором авансовый отчёт был утверждён.

Кстати! Безошибочно и в автоматическом режиме рассчитать НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов вы можете с помощью онлайн-сервиса «Моё Дело». Также сервис легко считает зарплату, декретные и отпускные, позволяет вести учет сотрудников, начислять зарплатные налоги и взносы, готовить и отправлять отчетность по сотрудникам в ПФР, ФСС и ФНС. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке.

Пример

Инженер Иванов едет в командировку из Санкт-Петербурга в Москву на 4 дня с 7 по 10 ноября 2017 г. В коллективном договоре организации прописана сумма суточных 2000 рублей. Перед отъездом Иванов получил на карту 8000 рублей (4 сут. × 2000 руб.). По возвращении из командировки им был представлен авансовый отчет, который директор утвердил 13 ноября. Бухгалтер произвёл начисление НДФЛ 30.11.2017: (2000 руб. — 700 руб.) × 13% × 4 = 676 руб., а также начисление страховых взносов: база для их расчёта (2000 руб. — 700 руб.) × 4 = 5200 руб.

День выплаты заработной платы в компании установлен 5 числа. Напомним, что в общем случае срок уплаты НДФЛ — не позднее рабочего дня, следующего за днём фактического перечисления заработной платы, а для страховых взносов — 15-е число месяца, следующего за месяцем начисления. Проиллюстрируем ситуацию проводками:

03.11.2017 Дебет 71 Кредит 51 — 8000 руб. (выплата суточных на карту);
13.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — 8000 руб. (утвержден авансовый отчет в части суточных);
30.11.2017 Дебет 70 Кредит 68 — 676 руб. (начислен НДФЛ со сверхнормативных выплат);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.01 — 150,80 руб. (начислены взносы на социальное страхование с превышающих лимит суточных);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.02 — 1040 руб. (начислены взносы на обязательное пенсионное страхование с превышающих лимит суточных);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.03 — 265,20 руб. (начислены взносы на обязательное медицинское страхование с превышающих лимит суточных);

05.12.2017 Дебет 68 Кредит 51 — 676 руб. (уплачен НДФЛ со сверхнормативных суточных в бюджет);

15.12.2017 Дебет 69 Кредит 51 — 1560 руб. (уплачены страховые взносы с сумм превышения норм суточных в ФНС).

При перемещениях в командировке работники нередко прибегают к услугам служб такси. Однако при проверках к таким расходам в налоговом учёте контролёры относятся с особым вниманием, да и с обоснованием производственной необходимости таких затрат возникают сложности.

Затраты на такси относятся к группе расходов на проезд, и, поскольку Налоговым кодексом не конкретизированы виды транспорта, которые может использовать командированный для проезда к месту работы и обратно, их можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией при условии надлежащего документального оформления.

Корректным подтверждением таких расходов может служить чек ККМ либо квитанция, содержащая обязательные реквизиты:

• наименование, серия, номер документа;
• наименование фрахтовщика;
• дата выписки;
• стоимость услуги по перевозке;
• ФИО и личная подпись уполномоченного лица.

Также безопаснее запросить у сотрудника пояснения в письменном виде о причинах необходимости использования такси: такими могут быть, например, ранний рейс, неудобное расположение офиса относительно места проживания (трудно добраться городским транспортом) либо необходимость присутствия на рабочем месте в ночное время.

Нередко коммерческая организация принимает решение возместить сотруднику ряд прочих расходов, понесённых во время поездки по долгу службы. К прочим возможным расходам при командировках относят следующие:

• на услуги связи (мобильной, интернет);
• на оформление загранпаспорта, визы;
• на банковские комиссии при обмене валюты;
• на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах.

В тех случаях, когда такие расходы были понесены работником и документально подтверждены, эти суммы не будут облагаться НДФЛ и взносами. Если же документы сотрудник не представил, компенсировать эти расходы организация может, однако освобождаются они от НДФЛ и страховых взносов только в рамках установленных НК РФ норм. Не подтвержденные документально затраты для целей расчета налога на прибыль учесть нельзя.

Источник: delovoymir.biz