Доначисление налогов, штрафы, пеня — результат отсутствия некоторых документов. Преждевременное уничтожение ведет к серьезным проблемам с законодательством. Важно сохранять все бумаги, электронные версии согласно установленным нормам.
Выясним срок хранения бухгалтерских документов в бумажном и электронном виде, действующие правила.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Компании, фирмы, индивидуальные предприниматели не имеют права уничтожать документацию раньше времени. Даже если отпала надобность. Сроки хранения обозначены законодательством. Они указаны в налоговом кодексе, перечне Росархива, регламентируются законами №125-Ф3, 402-Ф3.
Сроки хранения любых бухгалтерских документов не менее 5-6 лет, некоторые виды требуют постоянной сохранности. Согласно закону она составляет минимум 10 лет со дня окончания функционирования компании.
Соблюдаете ли вы правила хранения документов?
В организации
Законодательство регулярно вносит поправки. 2020 год не стал исключением. Изменения произошли как в большую, так и в меньшую сторону. Каждый бухгалтер должен за ними следить. Для удобства восприятия информации данные внесены в таблицу.
Хранение бухгалтерских документов
| Наименование документов | Сроки, лет |
| Налоговые декларации, отчеты по взносам, сборам | 6 |
| Счет-фактура | 5 |
| Графики отпусков | 3 |
| Годовые отчеты | постоянно |
| Аудиторские проверки | 5 |
| Учетная политика | 5 |
| Первичка любого типа | 5 |
| Разрешения ИФНС письменного вида | 6 |
| Акты взысканий | 3 |
| Акты по недостачам, кражам | 10 |
В бухгалтерии
Продолжительность хранения первичной бухгалтерской документации с января 2020 не менее пяти лет. При этом не учитывается учетный год. Следовательно, составленные в январе или феврале бумаги пролежат почти семь лет.
Документы по ведению и организации учета также следует хранить минимум 60 месяцев после истечения отчетного года. Они оставляются в бухгалтерии.
Электронных
Многих людей интересует, какой срок хранения у электронных первичных документов. Ответ прост — он соответствует общим нормам.
Цифровая форма бухгалтерской документации не меняет значимость, действие, срок годности. Отличается лишь материал носителя.
Документы ООО
Обществам с ограниченной ответственностью необходимо сохранять документацию согласно установленному законом порядку. Минимальный срок 60 месяцев после окончания отчетности. Некоторые акты, договора требуют бессрочного, постоянного сохранения. Оно составляет минимум 10 лет.
- кадровые;
- первичные бумаги по бухучету;
- корпоративные;
- кассовые.
Хранение в течение всего срока осуществляют самостоятельно. Иногда заключаются договора с государственными, частными архивными организациями.
Сроки хранения документов
До 60 месяцев:
- судебные акты;
- отчеты независимой оценки;
- бухгалтерский учет общества.
Постоянно:
- договор учреждения общества, соглашения;
- протоколы собраний;
- свидетельство гос. регистрации;
- списки участников.
Порядок хранения бухгалтерских документов
Экономический субъект должен обеспечить безопасные, подходящие условия для сохранности документов. Компании вправе создавать собственные архивы. Используются специальные помещения, закрывающиеся шкафы. Ответственность ложится на главного бухгалтера. Либо уполномоченное лицо.
Обработанная первичка должна храниться в конкретном хронологическом порядке, обязательно переплетаться.
Потерянная медицинская справка или квитанция об оплате может оставить неприятности. Только судить человека за это не будут. Штраф тоже никто не выпишет. Придется заново посетить медицинское учреждение, редко доходит до повторной оплаты коммуналки.
Потеря, преждевременное уничтожение бухгалтерских документов сулит огромные проблемы. Придется общаться с налоговой инспекцией, объясняться перед другими органами. Рекомендуем внимательно относиться к хранению. Зачастую организации выделяют под это отдельные помещения. Необязательно закупать мебель.
Иногда используют простейшие стеллажи, ящики Икеа, коробки Леруа Мерлен.
Разное Как и где правильно хранить украшения дома
Разное Особенности хранения оружия дома
Понравилась статья? Оцените её:
Источник: profhranenie.ru
Сколько хранить налоговые документы: новые сроки с 2020 года
С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения налоговых документов. В этом материале приводим их все в таблице.
- Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года
- Сколько нужно хранить документы по зарплате с 2020 года
Какие изменения учесть
Новые сроки хранения налоговых документов с 18.02.2020 определяет п. 4.3 раздела II упомянутого приказа Росархива.
Теперь закреплена обязанность хранить 5 лет справки:
- об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
- о состоянии расчетов с бюджетом.
Кроме того, появилось прямое упоминание расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет (зависит, когда закончено делопроизводство).
Отметим, что ранее было две статьи. Одна предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а за квартал – 5 лет. Согласно второй, для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был предусмотрен 5-летний срок, если есть лицевые счета. Но не было понятно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.
Далее в таблице представлены все сроки хранения документов по налогам, действующие с 2020 года.
Источник: buhguru.com
Срок хранения «налоговых» и «бухгалтерских» документов уравняли
Федеральный закон от 17.02.2021 года № 6-ФЗ Законом внесены поправки в статьи 23 и 24 НК РФ, новая версия которых предусматривает обязанность налогоплательщиков и налоговых агентов хранить данные бухгалтерского, налогового учета, документы для исчисления, удержания и уплаты налогов 5 лет, а не 4 года, как это было предусмотрено ранее. Напомним, что «первичку», регистры бухгалтерского учета, бухотчетность, аудиторские заключения хранят не менее 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
https://t.me/pravovest_audit
Аудит со страховкой от рисков
Узнайте стоимость за 1 мин.
Перейти в Телеграм
https://t.me/pravovest_audit
Инструкция
Как общаться с налоговой, если «просят» документы или вызвали «на разговор»
Этот и другие полезные материалы читайте в нашем Телеграм-канале
Источник: pravovest-audit.ru