Законодательство не обязывает оформлять факт приема-передачи дел от одного бухгалтера другому, но поскольку ответственность за правильную организацию работы бухгалтерии несет руководство предприятия или уполномоченное им должностное лицо, желательно все провести надлежащим образом. Главный бухгалтер является лицом материально ответственным, поэтому при его смене нужно провести инвентаризацию финансовых обязательств и имущества. Предприятие обязано уведомить налоговые органы о смене главного бухгалтера.
Передача дел сопровождается составлением акта, который подписывают предыдущий главный бухгалтер и его преемник. При возникновении споров и отказе подписывать документ, акт подписывает руководитель организации или независимый эксперт.
В ходе составления акта можно сделать вывод о состоянии учета. В проведении такой проверки и оформлении акта заинтересованы все стороны:
- Бухгалтер, передающий документы, может исправить нарушения и избежать дальнейшей ответственности за них.
- Новый бухгалтер не должен проводить самостоятельную проверку и восстанавливать документы.
- Директор вовремя обнаруживает и может исправить нарушения, ответственность за которые он несет по законодательству.
Таким образом, стороны, желающие установить рамки ответственности за ошибки в учете, мотивированы на оформление акта приема-передачи бухгалтерских документов.
Как заполнить акт приема передачи автомобиля (ф. 0504101)
Порядок действий при передаче дел следующий:
- Главный бухгалтер готовит документы к передаче.
- По результатам главный бухгалтер составляет акт, согласовывает его с руководством и подписывает.
- Под контролем руководителя документы передаются новому главному бухгалтеру.
- При отсутствии разногласий акт подписывают новый бухгалтер и руководитель.
- Руководитель подписывает приказы об увольнении старого главного бухгалтера и приеме на работу нового.
В отдельных случаях для проведения проверки приглашают независимого аудитора, даные аудита могут быть приобщены к акту приема-передачи дел.
Подготовка документов к передаче
Передать дела будет проще, если составить и прошить реестры первичных документов по отдельным периодам. Ведомости, журналы и другие регистры должны быть заверены подписями составителей и печатью проверяющих. Отсутствие регистров свидетельствует о неудовлетворительном учете на предприятии. Так же должна быть сгруппирована и подготовлена к передаче отчетность.
Оформление акта
Подписать акт приема-передачи должны передающий и принимающий дела бухгалтеры. Руководитель предприятия утверждает акт. Если для передачи дел создавалась комиссия, акт подписывают все ее члены. Акт составляют в двух экземплярах — один остается в бухгалтерии, другой — у передающего бухгалтера как подтверждение состояния учета на момент передачи дел.
Способы проверки правильности информации
Все стороны приемки-передачи хотят, чтобы информация в акте соответствовала действительности. Проверку документов можно провести собственными силами или с помощью приглашенных специалистов. Существует еще два способа удостовериться в состоянии учета.
акт приема передачи документов
Постепенный прием
Претенденту на должность главного бухгалтера будет полезно некоторое время поработать в должности его заместителя или помощника. На этом месте кандидат сможет участвовать в проверке, что можно указать в акте приемки-передачи.
Аудиторская проверка
Если главный бухгалтер уволился раньше, чем на должность поступил новый человек, принимать документы не от кого. Пока место было вакантным, обязанности главного бухгалтера исполняло назначенное руководством лицо. Риск ухудшения ведения дел при этом возрастает, так как исполняющий обязанности далеко не всегда обладает достаточной квалификацией. После ознакомления с делами новый главный бухгалтер должен подписать акт с исполняющим обязанности или с директором. При подозрении о ненадлежащем состоянии учета на предприятии стоит поставить перед руководством вопрос о внутренней проверке или стороннем аудите.
Что следует отразить в акте:
- Оценка результатов проверки.
- Перечень подшивок первичных документов.
- Перечень заверенных регистров.
- Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности.
Прикреплённые файлы
- «Акт приема-передачи бухгалтерских документов» в формате doc, размер 15,5 КБ
Источник: bbf.ru
Акт приёма-передачи документов
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
Источник: assistentus.ru
Акт приема-передачи дел бухгалтера (как заполнить)
Содержание
Процесс передачи деловых документов между работниками происходит с помощью документа — акта приема-передачи дел. Оформление такого бланка происходит непосредственно при увольнении работника и дела в свою очередь принимает новое должностное лицо.
Точных инструкций к заполнению акта нет. Вид документа может быть произвольный, но следует учитывать специфику предприятия, а так же тип и количество дел, которые передаются. Форма бланка включает в себя:
- должность и ФИО руководителя организации;
- должность и ФИО увольняющегося работника;
- должность и ФИО нового должностного лица.
Акт приема-передачи дел бухгалтера в данном случае — это некий объем дел, которые передаются из рук одного должностного лица к другому. В передаче дел между должностными лицами бухгалтерии частично определяются критерии бухгалтерского учета:
- оценка имущества;
- оценка оборотных и необоротных активов.
В организации (на предприятии) необходимо вести полный учет операций:
- финансов;
- материальных ценностей;
- производственного дела;
- взаиморасчетов с контрагентами и персоналом.
Далее формируется комиссия, которая создана для составления акта и непредвзятого оценивания передаваемых дел. Так же комиссией должны быть рассмотрены выводы аудиторов, пояснения к акту. Список подписей на сформированном бланке акта приема-передачи дел:
- полный состав комиссии;
- руководитель организации (предприятия);
- должностные лица, которые совершают между собой передачу деловых документов.
Источник: online-buhuchet.ru