Представительские расходы — обширная статья расходов в бухгалтерском учете многих организаций. В связи с проведением множества операций возможны различные ошибки и нарушения, которые при проверках налоговиками приводят к доначислениям и штрафам.
Что включается в представительские расходы?
В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.
В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.
Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).
Совмещение осно и енвд. Раздельный учет НДС и расходов
В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:
- транспортировку к месту мероприятия и обратно;
- обслуживание при осуществлении переговоров;
- оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.
Важно! Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам нельзя относить затраты на организацию развлечений и отдыха, профилактику и лечение приглашенных лиц.
Документы, необходимые для оформления представительских расходов
В законах РФ нет четкого списка документов, необходимых для оформления представительских расходов. Однако для подтверждения произведенных затрат необходимо иметь документы, подтверждающие не только факт оплаты, но и деловой характер проводимого мероприятия. Иными словами, на основании документов должно быть понятно, что встреча имела официальный характер с целью проведения переговоров в отношении деятельности компании.
Примерный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно увидеть в письмах чиновников. К примеру, в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 г. № 03-03-06/4/26 указано, что в качестве таких документов могут быть:
- приказ директора об организации мероприятия и осуществлении необходимых расходов;
- смета или расчет суммы представительских расходов;
- первичная документация при приобретении товаров или оплате услуг для проведения мероприятия;
- отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию. В нем фиксируется цель мероприятия, результаты его проведения, размер понесенных представительских расходов.
Важно! Одного авансового отчета с чеками недостаточно для отнесения расходов на представительские. В случае судебного разбирательства суд встанет на сторону налоговиков, если компания не представит полный пакет документов по проводимому мероприятию (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 г. по делу № А74-732/2012).
Упрощенная отчетность для субъектов малого предпринимательства I Ботова Елена Витальевна. РУНО
Специалисты советуют при оформлении отчетной документации избегать формальностей, то есть не указывать одни и те же характеристики проводимых мероприятий. Налоговики могут усмотреть в этом формальность, что поможет им выиграть судебный процесс (Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 г. по делу № А66-17120/2015).
Какие бывают нарушения при учете представительских расходов
Компаниям нужно обратить внимание на такие нарушения, которые могут возникнуть при неверном отражении представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Нарушение 1 — Включение в затраты не представительских расходов
После проведения переговоров для организации досуга приглашенных лиц компания устраивает мероприятия неделового характера, например, посещение концерта, экскурсии и т.д. Расходы на подобные мероприятия бухгалтер относит на представительские и уменьшает базу для расчета налога на прибыль.
Или бывает ситуация, когда для проведения крупного представительского мероприятия компания заказывает услугу в сторонней организации. Полная оплата списывается на представительские расходы, а при разбирательстве выясняется, что некоторые затраты нельзя включать, например, расходы на фотосессию, артистов. Вполне вероятно, у налоговиков возникнут возражения по поводу включения абсолютно всех расходов в представительские, и тогда возможны разбирательства.
Важно! Если стоимость каждой услуги сторонней организации можно установить, то в расходы для определения налога на прибыль нужно включить только представительского характера, а развлекательного — исключить. Если такой возможности нет, то есть вероятность, что налоговики посчитают всю сумму как не представительские расходы.
При оформлении документов нужно обращать пристальное внимание на то, что в них написано и в какой формулировке.
Нарушение 2 — Нет списка приглашенных лиц
В законодательстве нет требования о том, чтобы компания указывала в документах, какие приглашенные лица участвовали в переговорах. И в связи с этим из документов не всегда понятно, кто именно участвовал в переговорах, поскольку эта информация зачастую в них не включается.
Однако официальный прием и переговоры предполагает участие таких лиц, а отсутствие их списка может вызвать некоторые подозрения со стороны налоговиков. В этой связи целесообразно список приглашенных людей указать в документации на проведение мероприятия, чтобы было меньше вопросов к отнесению расходов на представительские.
Чиновники сами указывают на то, что такой список нужно предоставлять (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 г. № 20-12/034115). Что касается судебных разбирательств, то судьи по-разному подходят к решению конфликтной ситуации на таком основании.
Совет! Для исключения вероятности разбирательства лучше всего указать в документации список приглашенных лиц, а также наименования компаний, представителями которых они являются.
Нарушение 3 — Расходы на чаевые
Иногда сотрудники компании при проведении официального мероприятия расходуют средства на чаевые обслуживающему персоналу. Затем организация компенсирует им такие затраты и относит их на представительские расходы. Они не подтверждаются никакими документами, но вместе с тем отражаются в авансовом отчете.
Компания нарушает законодательство в части отнесения расходов на представительские, поскольку согласно ст. 252 НК РФ они должны иметь документальное подтверждение. Кроме того, чаевые не входят в состав представительских расходов и их нельзя учитывать как затраты на проведение мероприятия.
Важно! Исключением в этом случае являются чаевые, которые автоматически включены в счет.
У компании может возникнуть проблема не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам. Налоговые органы могут посчитать чаевые доходом, который подлежит обложению НДФЛ и взносами.
Нарушение 4 — Расходы на подарки
Распространена практика, когда принимающая сторона вручает приглашенным лицам какие-либо подарки. В этом случае компания относит их стоимость на представительские расходы, хотя это является нарушением законодательства. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ, если имущество передается безвозмездно, то такие расходы не являются расходами, которые можно было бы учесть при налогообложении.
В этой ситуации есть исключение — если компания дарит подарки, на которые нанесена ее символика. Тогда организация может обосновать целесообразность вручения подарков и расходы отнести на представительские. Этой же позиции придерживаются и чиновники, о чем, например, указано в письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 г. № 20-12/041966.2.
Учет представительских расходов в 2023 году
Коммерческие компании заинтересованы в крепких партнерских отношениях. Их налаживанию способствуют различные мероприятия, например, деловые завтраки, обеды.
Какие виды трат относятся к представительским, как их правильно оформить и учесть, рассказываем дальше.
Какие расходы относятся к представительским
- официальный прием (например, деловой обед, завтрак и тому подобное) или заседание, проводимое как на территории компании, так и за ее пределами, например, в ресторане;
- буфетное обслуживание во время мероприятия;
- доставку участников к месту официального приема и обратно, например, от гостиницы или офиса принимающей стороны в ресторан;
- услуги переводчиков, не состоящих в штате принимающей стороны.
Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно дляофициального приема (письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Не относятся к представительским расходам траты, не имеющие отношения к деловой встрече на (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796):
- развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны);
- оплату проезда из других населенных пунктов;
- проживание лиц, приглашенных для участия в официальном приеме;
- покупку призов, дипломов для участников приема.
Зачастую партнерам на переговорах вручают подарки. Это могут быть письменные принадлежности, цветы, сувениры.
Минфин считает, что такие затраты не уменьшают налог на прибыль (письмо Минфинаот 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). Однако если на сувениры нанесена символика принимающей стороны, то такие расходы можно учесть как представительские (письмо УФНС по городу Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2).
Норматив представительских расходов
В налоговом учете представительские расходы включают в состав прочих расходов только в пределах 4% от затрат организации на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК).
Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Если компания использует метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов необходимо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК).
Если фирма определяет доходы и расходы кассовым методом, то траты на оплату труда учитывают в размере погашения задолженности перед сотрудниками по выплате зарплаты (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК).
Норматив считают нарастающим итогом с начала года, поэтому затраты, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.
Пример
ООО «Альфа» в I квартале потратило на проведение переговоров с представителями компании-покупателя 36 тыс. рублей, в том числе НДС 6 тыс. рублей. В II квартале таких трат не было.
Расходы на оплату труда составили:
- за I квартал – 477 тыс. рублей;
- полугодие – 1 007 тыс. рублей.
Норматив представительских расходов в I квартале составляет 19 080 рублей (477 000×4 %).
Это меньше фактической величины трат, поэтому для налога на прибыль учитываем только 19 080 рублей. Принимаем к вычету НДС 3 816 рублей (19 080×20 %).
Норматив за полугодие составляет 40 280 рублей. (1 007 000×4 %).
Это больше фактической величины, поэтому списание представительских расходов можно провести полностью.
Тридцатого июня признаем остаток расходов 10 920 рублей (30 000 – 19 080) и принимаем к вычету остаток НДС 2 184 рублей (6 000 – 3 816).
Документальное оформление представительских расходов
Расходы учитываются в составе представительских согласно п. 2 ст. 264 НК при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов, подтверждающих затраты на проведение деловых встреч в рамках переговоров с клиентами (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
Для целей налогообложения прибыли такие траты должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК:
- быть экономически обоснованными;
- быть документально подтвержденными.
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на проведение встреч;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах по проведенным официальным приемам;
- первичные документы (накладные, акты, чеки), в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров, оплаты услуг сторонних организаций.
Конкретный перечень документов нужно установить в локальном нормативном акте компании, например, в положении о представительских расходах. Формы документов следует утвердить в учетной политике организации.
Ниже подробно разберем, как такие документы составить и приведем их образцы.
Образец положения о представительских расходах
Утвержденной формы положения о представительских расходах не существует. Каждая компания разрабатывает его самостоятельно.
В положение включают:
- общие положения, в которых речь идет о его предназначении;
- термины и понятия, используемые в документе;
- цели осуществления представительских расходов;
- перечень представительских расходов – в соответствии с п. 2 ст. 264 НК;
- лимит представительских расходов;
- список документов, используемых предприятием в целях учета представительских затрат и формирования отчетности по ним;
- список сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий;
- список сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним и так далее.
Положение может содержать формы используемых документов. Оно может быть утверждено в качестве:
- самостоятельного локального нормативного акта;
- приложения к учетной политике предприятия.
Образец приказа о проведении представительского мероприятия
Форму приказа о проведении официального приема компания также разрабатывает самостоятельно.
Документ включает в себя:
- название компании, если документ составляется не на бланке;
- название (оно может звучать, к примеру, как приказ о проведении делового обеда);
- цель делового мероприятия;
- формулировку «Приказываю. »;
- размер представительских расходов;
- список специалистов, ответственных за проведение делового ужина или обеда;
- список задач, которые возлагаются на этих работников;
- названия приложений при их наличии. В качестве приложений может выступать смета, программа мероприятия и так далее.
Приказ подписывает руководитель компании. С документами необходимо ознакомить под подпись сотрудников, ответственных за проведение мероприятия.
Образец сметы представительских расходов
Форму сметы представительских расходов фирма разрабатывает самостоятельно.
- гриф утверждения, который состоит из слова «Утверждаю», Ф.И.О., должности и подписи лица, заверившего документа. Как правило, смету расходов утверждает генеральный директор компании;
- название, состоящее из слова «Смета» и названия мероприятия, на проведение которого планируются траты. Например, «Смета представительских расходов на организацию и проведение переговоров с представителями компании „Гамма“ 21 апреля 2022 года»;
- сведения о запланированном количестве участников официального приема (партнеры, сотрудники фирмы, внештатные приглашенные лица);
- перечень трат, который оформляют в табличной форме: в первом столбце проставляют порядковый номер вида расходов, во втором – название вида расходов, в третьем – запланированную сумму трат;
- информацию об общей сумме предполагаемых издержек;
- сведения о составителе сметы. Им может быть коммерческий директор, главный бухгалтер или другое заинтересованное должностное лицо. Проставляется Ф.И.О., должность и личная подпись.
Образец отчета о представительских расходах
В отчет о представительских расходах необходимо включить:
- дату и место проведения официального приема;
- цель мероприятия;
- результаты, достигнутые по его итогам. Например, можно указать номера и даты заключенных договоров;
- список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие в деловом ужине или обеде;
- список сотрудников компании, участвовавших в мероприятии;
- виды и размеры понесенных трат. Удобнее всего такие данные включить в таблицу. В первой графе указать порядковый номер вида трат, во второй – название вида затрат, в третьей – запланированную сумму издержек в соответствии со сметой, в четвертой – размер фактических трат, в пятой – реквизиты документов, подтверждающих расходы.
Документ подписывает сотрудник или сотрудники, отвечающие за проведение мероприятия, и утверждает руководитель компании.
Образец расчета представительских расходов
Расчет планируемых представительских трат определяют в смете.
Фактические расходы приводят в отчете о проведении представительского мероприятия. Образцы этих документов можно посмотреть выше в соответствующих разделах статьи.
Бухгалтерские проводки по учету представительских расходов
Если официальный прием проводят с участием потенциальных или уже существующих клиентов и его цель – увеличение объема продаж, то расходы учитывают в качестве коммерческих по дебету счета 44 «Расходы на продажу».
В других случаях расходы могут быть учтены какуправленческие на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Датой признания представительских расходов может быть (пп. 16, 18 ПБУ 10/99):
- дата утверждения авансового отчета, если товары и услуги для проведения официального приема были оплачены через подотчетное лицо;
- дата утверждения отчета о представительских расходах.
Понесенные траты отражают следующими проводками:
Операция
Дебет
Кредит
Учтены представительские расходы
Отражен НДС по представительским расходам
Принят к вычету НДС в части представительских расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли
Оплачены товары (работы, услуги), приобретенные в представительских целях
Налоговый учет представительских расходов: налог на прибыль и НДС
Представительские расходы учитывают в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК). Учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив. О правилах нормирования мы рассказали выше.
Момент признания расходов зависит от метода учета, который применяет компания:
- при методе начисления представительские расходы по общему правилу признают в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда товары или услуги были оплачены (п. 1 ст. 272 НК). Например, расходы, оплаченные через подотчетное лицо, признают на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК);
- при кассовом методе представительские расходы можно учесть только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК).
НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (ст. 171 НК).
Пример
ООО «Альфа» в I квартале 2023 года провело ряд встреч с партнерами.
Представительские расходы составили 960 тыс. рублей, в том числе НДС 20 процентов – 160 тыс. рублей.
Затраты на оплату труда за I квартал 2023 года – 16 млн рублей.
В II квартале 2023 года представительские расходы составили 240 тыс. рублей, в том числе НДС 20 процентов – 40 тыс. рублей.
Затраты на оплату труда за полугодие 2023 года – 30 млн рублей.
Налог на прибыль
При уплате налога на прибыль за I квартал 2023 года для целей налогообложения можно учесть только часть представительских расходов в размере 640 000 рублей (16 000 000×4 %).
При расчете налогооблагаемой базы за полугодие предельный размер представительских расходов составит 1 200 000 рублей (30 000 000×4 %).
То есть при уплате налога на прибыль за полугодие можно учесть всю сумму представительских расходов в размере 1 000 000 рублей (960 000 – 160 000 + 240 000 – 40 000).
«Клерк.Премиум» – подписка, которую любят бухгалтеры!
- эксперты рядом 24 на 7: ответят на вопросы, помогут заполнить отчет, настроить 1С, разобраться в изменениях;
- более 600 вебинаров и онлайн-курсов специально для бухгалтера;
- выгодная цена! За курсы и вебинары даем сертификаты.
Забирайтелучший бухгалтерский подарок!
НДС
В связи с тем, что в I квартале 2023 года из 800 000 рублей (960 000 – 160 000) представительских расходов по нормативу можно учесть только 640 000 рублей, к вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 128 000 рублей (640 000×20 %).
По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль.
Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 32 000 рублей (160 000 – 128 000) плюс «входной» налог в сумме 40 000 рублей. Итого 72 000 рублей.
- учет расходов
- представительские расходы
- бухгалтерские проводки
- налоговый учет
- налог на прибыль
- НДС
Источник: www.klerk.ru
Представительские расходы и их учет в 1С: Бухгалтерии
Для начала, давайте определимся, что мы имеем в виду под определением «представительские расходы». Слово «представитель» означает лицо, которое представляет чьи-либо интересы, в нашем случае – предприятия, на котором он работает. Соответственно, представительские расходы включают в себя и деловые встречи с клиентами, и сбор членов правления организации, и приём иностранных представителей зарубежных компаний. Рассмотрим отражение таких расходов в бухгалтерском и налоговом учете на практических примерах в 1С: Бухгалтерии.
В бухгалтерском учёте отражение представительских расходов обычно не вызывает вопросов, так как они в полном объёме относятся на дебет затратных счетов, определяемых в соответствии с целями проводимого мероприятия. Например, если расход напрямую связан с производством, то выбирают дебет 20 счёта, а если с продажами – то 44. Также можно их отнести на 26 счёт в случае принадлежности этих расходов в целом ко всему предприятию.
В налоговом же кодексе сказано, что к представительским расходам можно отнести расходы:
— связанные с официальным приёмом и обслуживанием представителей других фирм, принимавших участие в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;
— связанные с организацией приёма участников, прибывших на заседания руководящего органа налогоплательщика;
— на транспортировку вышеперечисленных лиц к месту проведения мероприятия или заседания и обратно;
— на буфетное обслуживание во время переговоров;
— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.
Из вышесказанного следует, что представительские расходы в налоговом учёте можно разделить на 2 типа: на те, которые перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ, и те, которые не могут быть учтены в налоговых расходах. Например, посещение театра с клиентом для установления более дружеских отношений, по сути, должно относиться к представительским расходам, но не в налоговом учёте.
Для отражения второго типа расходов рекомендуется выбирать счёт 91.02 и статью прочих расходов, не принимаемую к налоговому учету.
Первый же тип представительских расходов к налоговому учёту принимается, но только в пределах нормирования – 4% от фонда оплаты труда.
Какие документы подтвердят наличие представительских расходов в организации?
Во-первых, приказ руководителя, в котором определяются дата, цель мероприятия и назначается ответственный за его проведение.
Во-вторых, смета расходов, утверждённая руководителем.
В-третьих, отчёт о проведении мероприятия с указанием списка гостей и величины расходов.
И четвёртый, самый важный пункт – это первичные документы, подтверждающие покупки и оплаты оказанных услуг. Например, накладные, акты, чеки.
Отражение представительских расходов в 1С: Бухгалтерии может быть реализовано путём ввода одного или нескольких документов:
— Поступление (акты, накладные) в разделе «Покупки», в случае закрытия расходов напрямую от поставщиков,
— Авансовый отчет (раздел «Банк и касса»), если денежные средства на организацию мероприятия выдавались сотруднику предприятия.
Рассмотрим оба варианта.
Отражение представительских расходов в 1С с помощью документа «Авансовый отчёт»
В разделе «Банк и касса» выбираем пункт «Авансовые отчёты» и при помощи кнопки «Создать» вводим новый документ.
Устанавливаем необходимую дату и выбираем сотрудника, предоставившего отчётные документы. На вкладке «Авансы» при помощи кнопки «Добавить» нужно выбрать документ, которым была зарегистрирована выдача денежных средств подотчётному лицу (выдача подотчётных средств должна производиться до расходования их сотрудником либо наличными через кассу предприятия, либо путём перечисления на расчётный счёт работника организации).
В качестве примера мы выберем 26 затратный счёт и создадим новую (если не вводили ранее) статью затрат с видом «Представительские расходы».
Как вы помните, представительские расходы должны быть нормированы, и в целях нашего примера не спроста выбран ФОТ равный 100 000 рублей. Ведь 4% от 100 000 рублей – это 4000 рублей, а представительские расходы составили 5000 рублей. Соответственно, в текущем месяце принять представительские в полном объёме не удастся.
Расчет норматива производится при закрытии месяца.
Перейдём в раздел «Операции» и выберем пункт «Закрытие месяца». Запустим обработку, нажав на кнопку «Выполнить закрытие месяца», и проанализируем проводки по операции «Расчёт долей списания косвенных расходов».
Проводки по данной операции указываются в долях, принятых к налоговому учёту расходов. То есть расходы на представительские мероприятия составили 5000 рублей, а принять мы можем только 4000 рублей.
Получаем: 4000/5000 = 0,8.
На второй вкладке «Расчёт нормирования расходов» можно увидеть и размер представительских расходов, и принимаемый норматив.
В следующем месяце после начисления заработной платы норматив будет увеличен, и те расходы, которые мы не смогли принять в текущем месяце, будут отнесены к следующему. Но только в пределах одного календарного года.
Отражение представительских расходов с помощью документа «Поступление (акты, накладные)»
Во втором примере рассмотрим представительские расходы на посещение театра, которые мы не можем принять к налоговому учету.
В разделе «Покупки» выбираем пункт «Поступление (акты, накладные)». Нажимаем на кнопку «Поступление», из выпадающего меню нас интересует пункт «Услуги (акт)».
Вводим дату и номер первичного документа, выбираем поставщика услуг. При помощи кнопки «Добавить» вводим информацию о предоставленной услуге. В колонке «Счета учёта» укажем счёт 91.02 и выберем из справочника «Прочие доходы и расходы» строку, не принимаемую к налоговому учёту. Если необходимой строки нет, то её нужно создать.
Заполненный документ будет выглядеть следующим образом:
Проведённый документ создаст проводки по дебету счёта 91.02 и кредиту 60, а также отнесёт сумму, не принимаемую к расходам в налоговом учете, на служебный забалансовый счёт НЕ.03.