Перечень первичных документов бухгалтерского учета перечень

Первичные документы бухгалтерского учета подлежат применению на предприятии только в определенном перечне, который закрепляется в локальном нормативе. Ознакомимся с назначением и основными критериями составления такого перечня.

• Что представляет собой первичный документ
• Зачем знать перечень бухгалтерских документов
• Классификация первички в бухгалтерии: назначение документа
• Уровень документирования фактов
• Содержание фактов хозяйственной деятельности
• Количество фактов хозяйственной деятельности
• Прочие критерии: место и порядок заполнения документации

Что представляет собой первичный документ

Первичный бухгалтерский документ — это носитель данных, в котором отражаются один или несколько фактов хозяйственной жизни предприятия. На основании первички сведения об отраженной в ней хозяйственной операции вносятся в регистры бухгалтерского учета.

Первичным документом бухгалтерского учета, который ведется частным хозяйствующим субъектом, может быть любой носитель данных, соответствующий критериям, которые определены п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Первичка подлежит составлению при совершении документируемого факта хозяйственной деятельности или сразу после его совершения (п. 3 ст. 9 закона 402-ФЗ).

ЧТО ТАКОЕ ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ? ФСБУ 27/2021: ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Вместе с тем использование определенных форм первичной документации в бухгалтерии в отношении частных фирм может быть прямо установлено законом. Пример — первичка, представленная формами ПКО и РКО. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предписывают составлять их по формам № 0310001 и 0310002 по КНД соответственно.

Любое частное предприятие вправе использовать унифицированные формы первичных документов бухгалтерского учета. Например, учет в области кадров может вестись с применением форм, введенных в оборот постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если предприятие — государственное, то оно обязано использовать те формы первички, которые установлены специальным нормативным актом. Сейчас такой основной норматив — приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Зачем знать перечень бухгалтерских документов

Первичная документация — это совокупность источников данных, обязательных для использования на любом предприятии, которое ведет бухучет. И в соответствии с п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ руководитель хозяйствующего субъекта обязан утвердить у себя на предприятии те формы первички, которые на нем используются, — будь то унифицированные или самостоятельно разработанные формы. Такое утверждение производится посредством издания отдельного приказа либо посредством включения положений о применении первички в учетную политику организации.

В локальном нормативе на введение форм первички перечисляется перечень первичных бухгалтерских документов. Его необходимо составить так, чтобы он содержал позиции, полностью соответствующие специфике производственной модели компании. Любой хозяйственной операции на предприятии должна соответствовать утвержденная форма первички.

Смотреть только тем, кто составляет первичку!

Понять, какие формы документации нужны для предприятия, поможет классификация первички: проанализировав каждую категорию документов, ответственное лицо определит, какие из документов могут быть актуальны для предприятия.

Общераспространена классификация первичных документов бухгалтерского учета по следующим основным критериям:

Ознакомимся с ними подробнее и выделим дополнительные критерии, которые могут быть полезны.

Классификация первички в бухгалтерии: назначение документа

Итак, первый критерий классификации первичных документов — назначение. По нему первичка может быть:

Такая документация отражает факт распоряжения уполномоченного лица предприятия на совершение той или иной хозяйственной операции. Примеры такой первички:

• приказ директора;
• доверенность;
• наряд;
• платежка;
• наряд на выполнение работы.

На основании этих документов удостоверяется факт совершения хозяйственной операции. Примеры таких первичных документов бухгалтерского учета:

• акт приема-передачи материального актива;
• счет-фактура;
• РКО, ПКО, кассовый чек;
• квитанция;
• отчет.

3. Вспомогательной — которая сопутствует применению распорядительных или оправдательных документов.

Примеры такой документации:

Есть типы первички, объединяющие все указанные выше признаки. Например, накладная на отпуск ТМЦ, в которой имеются графы, имеющие распорядительный характер (отражающие разрешение на отпуск ТМЦ со склада в производство), а также удостоверяющие хозяйственную операцию, которая представляет собой прием ТМЦ цехом.

Уровень документирования фактов

По уровню документирования фактов первичка может быть:

В такой первичке отражаются отдельные события хозяйственной жизни:

• прием или передача тех или иных материальных активов (подтверждается актом);
• прием или выдача денежных средств (подтверждается РКО, ПКО, кассовым чеком);
• выполнение обязательств перед контрагентом по договору (подтверждается счетом на оплату).

Это может быть первичка, которая:

• обобщает данные по разным типам ранее использованной событийной первички;
• составляется на основании ранее выданной событийной первичной документации.

Типичный пример аналитической документации — Кассовая книга. Сведения в ней заполняются на основе данных, отраженных в РКО и ПКО.

По рассматриваемому критерию первичка может:

1. Включать сведения о материальных объектах:

• основных средствах;
• товарах;
• материалах.

Типичный пример материальной первички — акт приема-передачи объекта основных средств.

2. Включать сведения о денежных средствах:

• на расчетном счете;
• в кассе.

Примеры денежной первички — чеки, РКО, ПКО, выписки с расчетного счета.

3. Включать сведения об обязательствах хозяйствующего субъекта относительно контрагентов (и наоборот).

Эти обязательства могут отражаться:

• в платежках;
• в требованиях;
• в чеках.

4. Отражать сведения о движении капитала предприятия.

Капитал может меняться:

• в рамках процедуры увеличения за счет имеющихся активов — например, основных средств;
• в рамках преобразования из одного вида в другой (например, из добавочного);
• в результате присоединения другого хозяйственного общества.

Так, к примеру, увеличение уставного капитала за счет основных средств удостоверяется актом приема-передачи ОС, а также протоколом учредителей о согласовании стоимости ОС.

Количество фактов хозяйственной деятельности

По рассматриваемому критерию первичка может быть:

В ней предполагается отражение одного факта хозяйственной деятельности — обособленного от других. Примеры такой первички — счет-фактура (отражает факт отгрузки товара), кассовый ордер или кассовый чек (отражают факт приема или выдачи денежных средств из кассы в определенной сумме).

В свою очередь, накопительный первичный документ призван отражать в себе несколько однотипных (объединенных по какому-либо существенному признаку) хозяйственных событий.

Не следует отождествлять накопительные документы со сводными. Дело в том, что вторые отражают данные по нескольким уже существующим «локальным» первичным документам (и это может быть накопительная первичка): хозяйственные операции в них показаны в разное время. Первые же отражают совокупность операций единовременно: каждая из этих операций до момента фиксации в накопительной первичке не документируется отдельно от других.

Примеры накопительной первички — лимитно-заборные карты, наряды на работу.

Прочие критерии: место и порядок заполнения документации

Есть и иные — в целом второстепенные, но заслуживающие внимания критерии классификации первички. В их числе:

1. Место составления документации.

Оно может соответствовать:

• определенному отделу организации — производственному, финансовому, маркетинговому;
• головному офису, подразделению организации.

2. Форма представления.

Она может быть бумажной или электронной. Применение второй может потребовать заверения файлов квалифицированной электронной подписью.

3. Условия доступа к документации.

Так, доступ к первичке может быть разграничен:

• по степени подчиненности одних работников другим (например, когда с доверенностями от себя вправе работать только сам директор — ознакомляя с ними по своему усмотрению только доверенных лиц);
• по компетенциям на уровне конкретных должностей (когда с производственной первичкой разрешено работать только менеджерам на производстве и бухгалтерам, а с финансовой — только работникам бухгалтерии).

Перечень рассмотренных нами критериев классификации первички нельзя считать закрытым. Каждое предприятие вправе использовать собственные критерии — поскольку законодательно такая классификация не регламентирована.

Первичная бухгалтерская документация — это совокупность бумажных и электронных носителей данных о фактах хозяйственной жизни предприятия. Каждый тип первички должен содержать предусмотренные законом реквизиты.

Вам будет интересно также ознакомиться с материалами, которые мы написали специально для нашего канала Дзен.

Источник: xn--h1apee0d.xn--p1ai

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности. Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой. Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:

• № 1 от 05.01.2004;
• № 71-а от 30 октября 1997;
• № 88 от 18 августа 1998;
• № 132 от 25 декабря 1998;
• № 100 от 11 ноября 1999;
• № 7 от 21 января.2003.

Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

• распорядительный тип (доверенность, приказ);
• исполнительные (акт);
• бухгалтерского оформления (талоны, справки).

Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.

Что относится к первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

1. Форма ОС-1, представляющая собой Акт приемки-передачи.
2. Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
3. Форма ОС-4, без которой невозможно показать списание актива.
4. Инвентарные карточки.
5. Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

• в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1;
• обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2;
• трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3;
• первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
• приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6;
• при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

• бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
• несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
• лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

1. Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
2. Форма КО-2, представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
3. Форма КО-3, в которой регистрируются приходная и расходная документация.
4. Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.

Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:

• полное наименование документа;
• дата оформления специалистом;
• сведения о фирме, создающей данный документ;
• первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
• измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
• все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
• информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
• первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.

Важная особенность – если бланк документа заполняется в электронном формате, он подкрепляется электронной подписью должностных лиц, за которыми закреплена обязанность ведения первички. Все первичные документы бухгалтерского учета, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании, обладают юридической силой.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Первичные документы для бухгалтерского учета

Первичные учетные документы бухгалтерского учёта – это соответствующим образом составленная и оформленная документация, которая подтверждает осуществление предприятием фактов хозяйственной деятельности. Под фактом понимают событие, операцию или сделку, которые влияют на движение денежных средств фирмы, её финансовое состояние или экономические результаты её работы.

Первичные учетные документы подтверждают совершение таких операций и оформляются при их проведении. Кроме их применения в целях бухгалтерского учёта они также необходимы и для налогового учета, так как являются основанием для признания понесённых компанией расходов и позволяют правильно определить налоговую базу. Документы бухгалтерского учета также используются при судебных разбирательствах или спорах с контрагентами и клиентами.

Законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» запрещено принимать к учету документы, если ними оформлены факты хозяйственной жизни, не имевшие места в действительности. Это в первую очередь относится к мнимым и притворным сделкам.

Общие требования к подготовке первичных учетных документов

Установленного законодательством исчерпывающего списка первичных бухгалтерских документов, обязательных для ведения субъектами хозяйствования, нет. Определять их объемы, виды и формы предприятие может само — это зависит от целей их применения. Регламентированы только бланки «первички» по кассовым операциям.

Предприятие может пользоваться стандартными формами, наличие которых, в том числе, предусмотрено в программах для ведения бухгалтерского учета, или создать бухгалтерские документы самостоятельно. Однако следует помнить, что для этой документации законом установлен набор необходимых реквизитов, без которых они не будут считаться правильно оформленными. К ним относят:

Формы первичных учетных документов, которые будет использовать предприятие в своей деятельности, определяет руководитель предприятия и утверждает своим приказом.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Первичный учетный документ может быть составлен:

— на бумажном носителе

— в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Законодательством Российской Федерации или любым договором может быть предусмотрено представление первичного учетного документа контрагенту или в госорган на бумажном носителе. В этом случае организация обязана по требованию другого лица изготовить копии на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы также оговорены в законодательстве. Так, при исправлении в первичном учетном документе указывается дата исправления, ставятся подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, указываются их фамилии и инициалы. Могут быть указаны и иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Перечень первичных учетных документов, требуемый для сопровождения той или иной хозяйственной операции, зависит от её вида и может меняться. Преимущественно его подготовкой и формированием занимается поставщик товара или услуги. Поэтому в сделках, где ваша компания выступает покупателем, а значит юридическим лицом, которое несёт траты, уделите внимание проверке корректности составления первичной документации вашим поставщиком.

Виды первичных документов в бухгалтерском учёте

Как говорилось ранее, факты хозяйственно-экономической деятельности фирмы фиксируются посредством формирования первичной документации. В связи с этим выделяют такие её виды:

• по объему фиксируемых данных – первичные, консолидированные;
• по предназначению – бухгалтерские, директивные, исполнительные, БСО (бланки строгой отчетности);
• по методу отображения информации – консолидированные, разовые;
• в зависимости от места составления – внешние, внутренние;
• по способу формирования – в бумажном виде, электронные.

Первичная документация в бухгалтерии: перечень

Работа с «первичкой» является одной из главных задач бухгалтерии, так как правильность оформления документации — это основание правомерности признания расходов и совершения вычетов, а также основа для корректного формирования налоговой базы. Чаще всего бухгалтерия работает со следующими первичными документами:

• хозяйственный договор с контрагентом*;
• счёт-фактура* (форма утверждена постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 г.);
• счёт на оплату* (законодательно бланк не утвержден);
• товарная и товарно-транспортная накладная (ТТН), универсальный передаточный документ (УПД);
• авансовые отчеты;
• платежная документация, подтверждающая факт осуществления оплаты. К ней относят БСО, банковские платежные (требования и поручения) и кассовые (приходный и расходный ордера) документы;
• бухгалтерские справки;
• акт выполненных работ (предоставленных услуг) между заказчиком и исполнителем (преимущественно унифицированных бланков нет, однако, например, акт по строительным работам можно взять из формы, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ №100 от 11.11.1999г. либо создать его самостоятельно);
• документы по фонду оплаты труда и расчета с персоналом;
• документы учета основных средств;
• путевые листы и другая первичка.

*Такие документы как, например, хозяйственный договор, счёт-фактура и счёт на оплату, не являются самостоятельными документами первичного учета.

Так, в договоре с контрагентом фиксируются договоренности между сторонами — предмет сделки, права и обязанности, условия оплаты и поставки, санкции за нарушение положений договора и пр. Однако без подтверждающих актов (накладных, платёжных поручений и т.д.) сам договор в формировании учётных операций участвовать не будет.

В счёте отражают сумму, в которую продавец оценивает свой товар (услугу). Если он не будет оплачен покупателем, факт реализации товара не найдет своего отражения в перечне бухгалтерских операций. Поэтому счёт является скорее приложением к договору, нежели отдельным первичным документом бухучета.

Счёт-фактуру составляют для налоговых нужд — на его основании контрагент-покупатель получает право на вычет суммы НДС, которую предъявляет контрагент-поставщик. Однако, как и в случае с договором, отсутствие других подтверждающих операцию первичных учетных документов не дает оснований для признания издержек по конкретной сделке и их отражения в бухгалтерском учете.

Важно помнить, что первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте —это также часть системы налогового и управленческого учета.

Первичные документы в разрезе этапов хозяйственной операции (сделки)

Каждая сделка предприятия осуществляется в несколько этапов. На первом контрагенты проводят переговоры и приходят к соглашению о сотрудничестве. Результатом консенсуса является подписание хозяйственного договора, в котором фиксируются достигнутые сторонами договоренности, и выставление счёта на оплату.

Правильным считается оформление каждой сделки отдельным договором. Однако чаще с постоянными контрагентами компании подписывают генеральное соглашение на однотипные операции. Ряд сделок не требует заключения договора в письменной форме. Так, к примеру, розничный договор купли-продажи является заключенным с момента вручения потребителю чека.

Счёт на оплату — это бухгалтерский документ, в котором продавец предлагает свою цену на продукцию. Кроме стоимости в нём указывают сроки оплаты, порядок поставки и другие необходимые условия. Однако этот документ не даёт поставщику право требовать с покупателя совершения платежа — он только фиксирует цену на товар или услугу. Согласием покупателя является акцепт счёта.

Второй этап – платежи по договору. Документами бухгалтерского учета, в зависимости от вида оплаты, будут:

• кассовые, товарные чеки, приходные ордера и т.д. — при наличных расчётах;
• выписки из расчётного счёта, платежки, заверенные обслуживающим банком — при оплате по безналу (эквайринг, расчёты посредством платёжных систем, электронные платежи и т.д.).

Завершающий этап сделки – поставка (получение) продукции (услуг). Документальное подтверждение данных фактов является обязательным. В противном случае налоговая не признает такую операцию состоявшейся, и налоговая база может быть изменена не в пользу предприятия. На этом этапе будут оформляться:

• товарный чек — выписывается при реализации товара в рознице;
• товарная, или товаро-транспортная накладная — подтверждает факт реализации товара по договору поставки и является основанием для его последующего оприходования контрагентом-покупателем, готовится в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон. Подписывается уполномоченными лицами сторон, отвечающими за поставку и приём товара;
• акт выполненных работ — двусторонний первичный бухгалтерский документ. В нем представители сторон свидетельствуют соответствие исполненного объема работ (оказанных услуг) договорным условиям и сам факт совершения сделки.

В зависимости от договорённостей, второй и третий этап могут меняться местами, например в случае осуществления поставки товара на условиях отсрочки платежа.

Передача первичных учетных документов в бухгалтерию

Бухгалтерские учётные операции, в т.ч. признание издержек, реализации и пр., проводятся бухгалтером исключительно на основании первичных учетных документов, предоставленных в бухгалтерию лицами, ответственными за их оформление. Именно эти лица, а не бухгалтер несут ответственность за соответствие первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Поэтому сотрудникам предприятия, которые отвечают за проведение хозяйственной операции и проводят работу с первичной документацией, следует своевременно предоставлять её в бухгалтерию. Наладить документооборот помогает утверждение приказом руководителя порядка документооборота в компании и разработка памяток персоналу. Бухгалтер в свою очередь имеет право в письменной форме требовать от ответственных лиц соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета. И ответственные за оформление первичных документов лица обязаны выполнять требования бухгалтера.

По общему правилу вся первичка в бухгалтерии должна храниться не менее пяти лет после отчетного года. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются Федеральным архивным агентством. На протяжении установленного периода хранения, налоговая инспекция имеет право затребовать первичные документы на проверку у вас или у вашего контрагента. Действующие сроки хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации можно найти в Приказе Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236.

Санкции за отсутствие «первички»

Нарушение правил учета доходов и расходов, а также отсутствие первичных учетных документов чревато наступлением:

• ответственности согласно ст. 120 НК РФ. Первичное нарушение карается штрафом в сумме 10 тыс. руб. Неоднократное нарушение, выявленное в нескольких периодах, чревато штрафом в 30 тыс. руб. Если такие действия компании привели к снижению налоговой базы, её оштрафуют на 20% суммы невыплаченных налоговых платежей, но не меньше чем на 40 тыс. руб.;
• ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ — взыскание с должностных лиц штрафа в размере от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету.

Источник: dipbuh.ru