Передача дел при смене главного бухгалтера

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера? Выполнить операцию не так просто, как кажется на первый взгляд. На сегодня не существует единого нормативно-правового акта, регламентирующего процесс. По этой причине предпринимателю придется самостоятельно учесть все нюансы выполнения операции. При осуществлении передачи дел при смене главного бухгалтера, пошаговая инструкция поможет упростить проведение действия.

Шаг 1 — Составление приказа

Действующее законодательство разрешает организации самостоятельно определить процесс проведения процедуры. Для этого работодатель должен издать приказ.

В документе требуется указать информацию о:

• причинах проведениях операции;
• сроках выполнения действия;
• должностных лицах, которые ответственны за прием и передачу документации;
• других лицах, принимающих непосредственное участие в проведении операции;
• срок, в течение которого должно быть завершено проведение учетных процессов;
• перечень полномочий и обязанностей лиц, которые покидают и занимают должность.

Если главный бухгалтер решает покинуть организацию по собственному желанию, на выполнение процесса отводится не больше 2 недель. За это время необходимо выполнить прием всей документации, провести инвентаризацию и освободить человека от занимаемой должности.

Если трудовой договор с бухгалтером расторгается по инициативе работодателя из-за смены собственника имущества, период, который отводится на проведение операции, существенно увеличивается.

Завершить все процессы требуется в течение 3 месяцев с даты их старта.

Шаг 2 — Прекращение учетных процессов

Когда приказ составлен, главный бухгалтер, который отходит от дел, должен ознакомиться с бумагой. К дате, которая присутствует в документации, требуется закончить выполнение всех учетных процессов.

Для выполнения действия нужно:

• завершить формирование первичных документов;
• внести бухгалтерские записи;
• сформировать отчетность и заранее предоставить ее.
• все документы в обязательном порядке подшиваются.

Шаг 3 — Инвентаризация

Чтобы бухгалтер мог покинуть компанию с чистой совестью, должна быть проведена инвентаризация. На необходимость проведения процедуры не влияет наличие договора о материальной ответственности.

Основанием для проведения проверки при смене лиц, на которых возлагалась материальная ответственность за имущество организации, служит действующее законодательство о бухгалтерском учете.

Результаты проведения процедуры фиксируются в акте. Он составляется в 3 экземплярах. Одна копия бумаги остается в бухгалтерии организации. Две других экземпляра передаются должностному лицу, которое покидает компанию, и его преемнику, назначаемому на должность. Бумаги нужно приложить к акту приема-передачи дел.

17.11: Приём-передача дел главного бухгалтера. Часть 2

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба.

Если бухгалтер меняется в небольшой организации, выполняется инвентаризация всего имущества, принадлежащего фирме. Производится учет и взятых обязательств. На крупном предприятии выполнить сверку всего имущества не представляется возможным. В этом случае инвентаризация осуществляется выборочно. Можно выполнить проверку по:

• доходам организации и понесенным расходам;
• финансовым вложениям компании;
• дебетовой и кредиторской задолженности.

Если во время сверки данных нарушений выявлено не было, можно переходить к выполнению следующего шага.

Шаг 4 — Проверка

Согласно действующему законодательству, акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера, (скачать образец документа можно здесь) составляется только после завершения всех операций по проверке состояния бухучета организации. Выполнить операцию своими силами не всегда возможно. Чтобы упростить процесс, можно прибегнуть к помощи аудиторской фирмы.

Итогом станет независимое решение о состоянии дел в организации. Если в силу каких-либо причин аудиторская компания не сможет предоставить полный отчет, новому главному бухгалтеру придется самостоятельно анализировать состояние фирмы в выбранной области.

Сотруднику, вступающему в должность, нужно внимательно изучить все операции, которые были проведены за текущий год. Они могут входить в состав отчетности, которую требуется сдавать за 12 месяцев. По этой причине человек должен заранее спланировать, как будет составлять документацию за период, в течение которого не работал в организации.

Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года.

Если новому главному бухгалтеру придется самостоятельно проводить проверку компании, он должен обратить внимание на:

• состояние учредительной документации;
• проведение учетной политики организации и нюансы распределения обязанностей между сотрудниками;
• состояние финансовой отчетности;
• результаты проведения инвентаризаций;
• информацию о наличии недочетов и хищении.

Анализ информации позволит сотруднику понять положение дел в компании и выработать методы для выполнения трудовой деятельности.

Шаг 5 — Составление акта

Во время смены должностного лица должен быть составлен акт приема-передачи. Он необходим для распределения ответственности во время проведения операции между человеком, покидающим должность, и новым сотрудником, принимающим обязанности. Если составление вызывает затруднения, образец акта приема-передачи документов при смене главного бухгалтера поможет выполнить процедуру.

Бумага фиксирует состояние:

• дел в организации на момент смены должностного лица;
• денежной стороны компании;
• материальной базы.

В документе отражаются общие сведения об организации работы компании и характеристике бухгалтерского учета в фирме. В разделе приводится информация об основных нюансах организации деятельности финансового отдела и приводятся данные о перечне присутствующих должностей. Затем указываются сведений о применяемых формах первичной отчетности. Ознакомление с разделом позволит бухгалтеру заранее понять, в какой форме придется выполнять деятельность и с чем иметь дело.

Далее следует описание состояния финансовой стороны компании. Указывается наличие кассы и человека, ответственного за совершение операций с оборудованием. Прописываются нюансы проведения расчета с работниками и состояние остальных отраслей, с которыми будет взаимодействовать главный бухгалтер. Документ включает полный перечень сведений об отчетности и наличия недостачи.

Ознакомление с актом ограждает нового человека от необходимости вчитываться в целый список документации, чтобы разобраться в сложившемся положении.

Завершение процедуры

Подписание акта является финальным этапом процедуры. После выполнения действия передача дел считается выполненной. Компания отпускает старого специалиста, а новый приступает к должностным обязанностям. Однако перечень необходимых действий не заканчивается.

Чтобы при выполнении процедуры не возникло проблем, требуется:

1. Сообщить о смене должностного лица в налоговый орган. Действующее законодательство не требует обязательного выполнения процедуры. Однако сотрудники налоговой службы выдвигают подобное требование. Чтобы избавиться от возможных разбирательств и выяснения отношений, человек, ответственный за проведение операции, должен передать в государственный орган сведения о смене главного бухгалтера.
2. Выпустить банковские карты для сотрудника с подписями во всех банках, в которых у фирмы имеются счета. Операция упростит дальнейшее взаимодействие сотрудника с кредитными организациями.
3. Ввести недостающие регистры.
4. Исправить ошибки, допущенные предшественником. Если при проведении проверки выявится, что в документации присутствуют недочеты или ошибочные сведения, новое должностное лицо должно исправить информацию и вписать корректные данные. Процедура выполняется в порядке, установленном законом РФ.
5. Подать уточненные декларации, если выполнение действия требуется.

Своевременное исправление недочетов в документе поможет новому главному бухгалтеру избежать проблем при осуществлении деятельности.

Выполнение операций после вступления нового бухгалтера в должность значительно упростит дальнейшее ведение деятельности.

Ответственность при смене должностного лица

На практике нередки случаи, когда после смены руководителя работники отдела сталкиваются с проблемами при распределении обязанностей. По этой причине необходимо знать заранее все нюансы выполнения процесса.

Следует помнить, что действующее законодательство не позволяет привлечь человека, нанятого на должность главного бухгалтера, к ответственности, если он во время выполнения деятельности выявит нарушение правил, которые были допущены предшественником.

В этом случае ответственность ложится на плечи человека, покинувшего должность. Несмотря на то, что он уже оставил пост, бывший сотрудник может понести наказание за совершенное ранее деяние. Однако, если срок уже истек, действия бухгалтера, за которые полагается административная ответственность, останутся безнаказанными.

Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года. Если деяние было совершено в иной области, наказание должно быть наложено в течение 2 месяцев. Если срок превышен, виновный сотрудник ответственности не понесет.

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба. Однако существуют нюансы. Если в период увольнения человек не был лицом, на которого возлагалась материальная ответственность, величина взыскания будет снижена до размера среднемесячного заработка.

Претендующим на должность нужно помнить, что на бухгалтера могут быть наложены штрафы. Их размер варьируется от 500 до 5 000 рублей. В зависимости от ситуации размер взыскания может быть увеличен. Претендент на должность должен осознавать всю ответственность, которую берет на себя.

Источник: vashbiznesplan.ru

Как быстро передать дела при смене главбуха

Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.

Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять. Что важно прописать в локальном акте Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации.

Назвать его можно по-разному – Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.

В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела. КСТАТИ.

Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).

Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким: – издание приказа о приемке-передаче дел; – инвентаризация имущества и обязательств; – проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов; – собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др.) с составлением описи; – составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи. Акт приемки-передачи разграничит ответственность Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника. Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

Тип документов	Формы документов
Учредительные и регистрационные документы	Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости
Организационная документация	Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии
Регистры бухгалтерского учета	Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета
Отчетные документы	Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика	Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок
Документы по учету результатов инвентаризации	Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты
Документы по учету денежных средств, в том числе: — кассовые документы — по расчетному счету	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам
Документы по расчетам с подотчетными лицами	Журнал учета авансовых отчетов
Документы по учету труда и заработной платы	Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры
Документы по учету расчетов с контрагентами	Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг
Документы по учету основных средств	Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание
Документы по учету товарно-материальных ценностей	Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета
Прочие первичные документы	Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; Журнал учета выданных доверенностей; Журнал учета бланков строгой отчетности; Журнал учета бухгалтерских справок; Журнал учета путевых листов

Источник: газета «Учет.Налоги.Право»

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: delovoymir.biz

Передача дел бухгалтером при увольнении

Смена бухгалтера зачастую не простой период в деятельности организации. Особый порядок увольнения главбуха Трудовым кодексом РФ не предусмотрен. Регламент передачи дел законодательно не установлен. Но негласные правила на практике существуют. О них сегодня и поговорим.

1. Смена бухгалтера передача дел
2. Передача дел бухгалтером при увольнении
3. Передача дел новому бухгалтеру. Особенности передачи дел по зарплате
4. Документы при передаче дел главного бухгалтера
5. Приказ о передаче дел бухгалтера
6. Акт передачи дел главного бухгалтера
7. Образец передачи дел главного бухгалтера

1. Смена бухгалтера передача дел

Смена бухгалтера передача дел, ее порядок определяется каждой организацией самостоятельно.

Поэтому лицу, ответственному за данную процедуру в конкретной организации, следует как минимум:

• определиться с составом и последовательностью действий при передаче дел,
• понять, кто будет участвовать в передаче дел, кроме прежнего и нового бухгалтера,

• решить, будет ли создаваться комиссия по передаче дел. Ее создание аргументировано, если объем документов (информации) значителен.
• уточнить, какими документами будет оформляться передача дел, и в какие сроки.

Напомним, что в идеале должны передаваться документы и данные за 5 лет, или за время работы главбуха в организации, если он трудился в данной фирме меньший период времени.

Если в организации утвержден локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий передачу дел, нужно просто строго следовать его положениям. Если такого документа в компании нет, смена бухгалтера передача дел может быть произведена в следующем порядке:

1). Ознакомление нового бухгалтера с должностными обязанностями и структурой компании. Зачастую этой процедурой пренебрегают, что может отрицательно сказаться на процессе передачи.

Например, в компании есть кадровая служба. Тогда часть документов передавать от главбуха к главбуху не потребуется. И, наоборот, если нет кадровой службы или кадрового работника в штате, состав передаваемых документов будет расширен.

2). Изучение приказа о передаче дел.

3). Инвентаризация имущества и обязательств компании. В небольших фирмах это момент иногда упускают, хотя инвентаризация при смене главбуха необходима, в т.ч. и для понимания новым сотрудником бизнес-процессов организации.

4). Проверка ведения учета и отчетности, в том числе по данным бухгалтерской программы, ознакомление с порядком работы с документами (бумажный или электронный документооборот, места хранения документов, ответственные лица и т.п.)

5). Получение пояснений от прежнего бухгалтера по неоднозначным моментам.

6). Непосредственная передача документов: фиксация в проекте акта документов, которые передаются, а также документов, которые передаваться не будут по каким-либо причинам.

7). Окончательное оформление и подписание акта приема-передачи дел.

Также рекомендуем новому бухгалтеру:

• Проверить отражение в учете документов за последний период (год, квартал и т.п.), если увольнение в середине месяца — наличие документов за этот период,
• отразить в текстовой части акта те моменты, которые представляются ему нарушением действующего законодательства по бухгалтерскому и налоговому учету. Например, то, что в организации не создавался резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете (БУ).

1. Передача дел бухгалтером при увольнении

Передача дел бухгалтером при увольнении должна сопровождаться проверкой наличия документов не только непосредственно по бухгалтерскому учету и отчетности, но и некоторых других.

Например, следующих документов по деятельности организации:

• учредительных и регистрационных,
• распорядительных и методологических.

Передача дел бухгалтером при увольнении подразумевает главным образом передачу бухгалтерских и сопутствующих им документов. Таких, как:

• учетная политика компании (в т.ч. по налоговому учету),
• другие ЛНА: положение о бухгалтерской службе, положение об оплате труда и премировании, о командировках и кассовых операциях и т.п.
• первичные учетные документы (включая бухгалтерские справки),
• оправдательные документы (договоры с поставщиками и покупателями и т.п.),
• акты сверок и инвентаризаций,
• кассовые и банковские документы,
• кадровые документы,
• регистры бухгалтерского и налогового учета,
• отчетность (бухгалтерская, налоговая, в фонды, статистику и т.п.),
• документы, связанные с судебными разбирательствами, а также недостачами, хищениями и т.п. (при наличии),
• другие документы, необходимые для ведения учета.

Следует уделить внимание и тому, в каком виде передаются документы. На наш взгляд, они должны быть подобраны в хронологическом порядке и прошиты в соответствии с перечнем (описью) к каждой сшивке. Если документы передаются в папках не прошитыми, нужно отразить этот факт в акте приема-передачи.

Рекомендуем проверять соответствие данных сданной отчетности цифрам бухгалтерской программы.

При проверке регистров учета уделить особое внимание тем статьям, по которым отражены наибольшие суммы.

Если есть аудиторское заключение, обязательно ознакомиться с ним, оценить, проведены ли корректировки в учете в соответствии с рекомендациями аудиторов, если такие имеются.

Также следует ознакомиться с документами налогового контроля, имеющимися в организации.

Особенности передачи дел по зарплате

Особенности передачи дел по зарплате заключается, с одной стороны, в возможном расширении/сужении числа передаваемых документов в зависимости от наличия кадровой службы и ее функционала.

С другой стороны, специфики используемых трудовых ресурсов. В компаниях, использующих труд иностранных работников, инвалидов, других особенных категорий работников, передача дел новому бухгалтеру включает дополнительные документы и информацию.

В любом случае документам, связанным с оплатой труда работников, нужно уделить особое внимание.

Передача дел новому бухгалтеру в этом случае включает проверку наличия следующих документов и данных:

• документов, которыми оформлены трудовые отношения (трудовые договора, договора ГПХ, приказы о приеме на работу и увольнении и т.п.),
• штатного расписания и табелей учета рабочего времени,
• документов по вычетам НДФЛ,
• расчетно-платежных ведомостей (ведомостей в банк),
• документов, подтверждающие задолженность по заработной плате (если таковая имеется).

1. Документы при передаче дел главного бухгалтера

Документы при передаче дел главного бухгалтера могут быть самые разные. Но мы советуем всегда оформлять Приказ о передаче дел бухгалтера и Акт передачи дел главного бухгалтера.

Также должны быть оформлены отзывы доверенностей прежнего главбуха на представление интересов организации, прежде всего в контролирующих органах.

Нужно проверить банковские карточки подписей. Возможно, потребуется их переоформить, если подпись уволившегося главбуха присутствовала в таких карточках.

Если при увольнении главного бухгалтера не был оформлен акт приема-передачи дел (не назначено ответственное лицо, принимающее документы), новому главному бухгалтеру рекомендуем составить опись дел и документов, с которыми он начнет работу в новой для себя фирме, а также дать краткую характеристику состояния учета.

Приказ о передаче дел бухгалтера новому ответственному должен содержать:

• ФИО лица, передающего документы.
• ФИО лица, принимающего дела,
• основание передачи дел,
• перечень других лиц, участвующих в передаче с указанием ФИО и их должностей, если такие лица участвуют в процессе.
• состав комиссии по передаче дел, с указанием председателя комиссии, если такая комиссия создается,
• период, в течение которого должна быть осуществлена передача,
• лицо, ответственное за передачу дел (с указанием ФИО и должности).

1. Акт передачи дел главного бухгалтера

Акт передачи дел главного бухгалтера, на наш взгляд, должен содержать:

• ФИО лиц, участвующих в передаче,
• дату передачи дел, период, за который передаются документы,
• ссылку на приказ, на основании которого проводилась передача,
• наименование и количество переданных документов. Это может быть количество дел, папок, сшивок и т.п. Для документов строгой отчетности следует указывать серии и номера неиспользованных бланков.
• список отсутствующих документов (документов, представленных только в виде копий и т.п.),
• список ошибок, недочетов в оформлении документов, обнаруженные в процессе передачи дел,
• число (характеристику) переданных печатей, штампов, электронных носителей информации и т.п.,
• характеристику состояния бухгалтерского и налогового учета: состав учетной политики, состояние учета по различным участкам (ОС, запасы, расчеты и т.п.).

Следует уделить внимание специфике деятельности организации, если таковая имеется, и нормативным документам, на основании которых оформлялись факты хозяйственной жизни.

• описание технических моментов создания, хранения, доступа к учетной информации фирмы.

К акту можно приложить:

• оборотно-сальдовую ведомость за последний отчетный период (год, квартал и т.п.), с максимальной расшифровкой по субсчетам и с подписью руководителя и уволившегося бухгалтера,
• опись переданных документов и материалов,
• пояснения уволившегося бухгалтера.

1. Образец передачи дел главного бухгалтера

Образец передачи дел главного бухгалтера можно посмотреть в любой из информационно-справочных систем, например, Консультант Плюс, доработать его «под себя» и использовать в работе, т.к. законодательных правил по оформлению документов передачи дел не установлено.

Образец передачи дел главного бухгалтера не приводим, так как все важные моменты, которые нужно отразить, мы подробно описали в предыдущих разделах статьи.

В заключение совет для увольняющего бухгалтера.

Рекомендуем сделать копии документов, которые в случае претензий помогут отстоять невиновность бухгалтера, передавшего дела.

Ведь есть некоторый риск привлечения главбуха к ответственности по возмещению убытков, нанесенных фирме из-за бездействия бухгалтера. Например, при наличии больших сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Но если бухгалтер все делал в соответствии с законодательством и должностной инструкцией, делал вовремя, ему нечего опасаться.