Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи. Может ли ИП наделить правом первой подписи другого человека?
Право руководителя
- ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
- ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.
Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.
210 Чтение баланса организации (справочно)
Права работников организации и третьих лиц
ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.
Причины могут быть различными:
- болезнь, отпуск, командировка руководителя;
- круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
- значительные объемы документооборота.
Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:
- За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
- Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
- Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
- Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.
Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.
Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.
Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1.
Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.
Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).
Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.
Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:
- персональные данные замещающего лица;
- перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.
Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.
На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.
Главный бухгалтер и право второй подписи
Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.
В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):
- денежные;
- расчетные;
- касающиеся финансовых обязательств и кредитов.
В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.
Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.
Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.
Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.
Тезисно
- Право подписи руководителя на документах организации является абсолютным, проистекает из норм ГК РФ и ряда федеральных законов, подзаконных актов. Это право может быть передано любому лицу в организации или вне ее на основании приказа, доверенности.
- Если в силу Устава у организации два равно наделенных полномочиями руководителя, право первой подписи определяет Устав. Право второй подписи главного бухгалтера не возникает автоматически, при заключении трудового договора. Им работник может быть наделен так же, как и правом первой подписи – на основании доверенности либо приказа.
Источник: assistentus.ru
Главбух без права подписи: точно ли он нужен вашему бизнесу? Как оформить, плюсы и минусы
Главбух — второе лицо компании после директора. Обычно у него не только много обязанностей, но и достаточно руководящих прав, в частности есть право подписи финансовых документов, в т.ч. в банке. Но иногда руководитель по каким-то причинам не хочет, чтобы у главного бухгалтера были такие широкие полномочия, что тогда делать? Главбух без подписи — законно ли это, какие преимущества и недостатки есть в этом случае у сотрудника и бизнеса?
Главбух — второе лицо компании после директора. Обычно у него не только много обязанностей, но и достаточно руководящих прав, в частности есть право подписи финансовых документов, в т.ч. в банке. Но иногда руководитель по каким-то причинам не хочет, чтобы у главного бухгалтера были такие широкие полномочия, что тогда делать? Главбух без подписи — законно ли это, какие преимущества и недостатки есть в этом случае у сотрудника и бизнеса?
А так вообще можно?
Да, закон позволяет принять на работу главбуха, не давая ему права подписи. Хотя конечно полностью этого права главного бухгалтера обычно не лишают, просто ограничивают перечень документов, которые он должен подписывать.
Вместо бухгалтера, без каких-либо дополнительных приказов и доверенностей, документы может подписывать руководитель. Другим сотрудникам делегирование права подписи происходит на основании распорядительного документа (приказа) или доверенности (обычно на разовые операции, например, подписание договора или получение матценностей).
Итак, давайте посмотрим, какие законы позволяют не давать главбуху право подписи :
- Положение по бухгалтерскому учету, утв. Приказом 34н (п. 14) — список тех, кто будет подписывать первичные документы, утверждает руководитель;
- П.8 статьи 13 ФЗ «О бухгалтерском учете» — бухгалтерская отчетность считается составленной после подписания руководителем, подпись главбуха на ней не фигурирует;
- Отчетность в ФНС также подписывает руководитель. Но в данном случае он еще может делегировать подписание уполномоченному лицу (чаще это уполномоченная на ведение учета бухгалтерия, аутсорсер) — статьи 27, 29 и п. 5 статьи 80 НК РФ. По желанию директор может передать право и главному бухгалтеру;
Сдавайте отчетность через Онлайн-Спринтер . Быстрый доступ, сверка с ФНС за пару кликов, удобное добавление файлов, настройка интерфейса (есть темная тема), календарь бухгалтера.
Прямо сейчас — 30 дней тестирования бесплатно . Полный функционал.
- Согласно Инструкции Центробанка № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов. » правом подписи может не обладать даже руководитель (!). Он может передать его сотруднику организации (конечно, в т.ч. и главбуху) или даже третьему лицу — клиринговой организации, управляющему или управляющей компании, конкурсному управляющему (при банкротстве) и т.д.;
При этом в пункте 4.3 Указания № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций. » сказано, что подписывать кассовые документы должен главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель . Если кассу ведет и оформляет директор, то он сам подписывает кассовые документы.
Т.е. если в организации есть главбух, то подписывать документы должен он, если при этом есть рядовые бухгалтеры, то право подписи может быть передано им. Если же руководитель сам составляет документы по операциям в кассе, то и подписывать все будет сам.
- Отдельно о счетах-фактурах . В них есть строка с подписью главного бухгалтера. Но прямо в форме стоит оговорка «или иное уполномоченное лицо». Т.е. и тут можно передать право подписи кому-то еще.
Плюсы и минусы главного бухгалтера без подписи
Раньше в банке строго требовали — главбух должен иметь право второй подписи. Если директор хотел только самолично подписывать платежки, он предоставлял в банк приказ, которым возлагал на себя обязанности главбуха . А главный бухгалтер превращался в рядового.
Многие первичные документы и отчетность требовали обязательной подписи главбуха. Но это, во-первых, тормозило работу компании (документы проходили как минимум двойное согласование и визирование — у директора и бухгалтера), а во-вторых, ставили главных бухгалтеров в сложное положение — даже если ты не согласен с каким-то документом, тебе нужно его подписать, иначе его просто невозможно сдать, например, в налоговую.
После того, как подпись главбуха пропала из отчетов и даже баланса, а также перестала быть обязательной в большинстве первичных документов, сразу обозначились плюсы и минусы ее отсутствия.
Плюсы для бухгалтера:
- Меньше работы с документами, можно делегировать часть работы подчиненным.
- Мнение главбуха, не совпадающее с мнением руководителя, можно зафиксировать в служебной записке, а принять к учету или провести какую-то операцию, внести данные в отчет руководитель может по своему почину. Главбуху заверять документ своей подписью теперь нет необходимости , а ответственность при наличии письменного несогласия и распоряжения директора, с него снимается (доказать непричастность ранее, если документ подписал главбух, было гораздо сложнее).
- Главбух, освободившись от лишней первички, может переключить внимание на другие важные задачи. Например, взыскание дебиторки.
- Вероятность, что главбуху инкриминируют нарушение закона, например, махинации с первичкой (счет-фактурами, накладными, чеками и т.д.) снижается в разы. Всегда можно сказать « не подписывал, не составлял, только провел в учете по указанию директора ».
Плюсы для организации:
- Главбух занят меньше рутиной и больше глобальными задачами , больше времени может потратить на аналитику, управленческую отчетность, заняться новым направлением (например, госзакупками, автоматизацией учета, регулярной инвентаризацией).
- Документооборот ускорится , исчезнут лишние этапы в согласовании. Главбух все равно может иметь право подписи, если установить его локальным актом (приказом).
- Можно немного сэкономить на ФОТ — раз у работника не будет лишних полномочий, то и оклад ему можно предложить чуть меньше (хотя, напомним, ответственность у главбуха всегда высокая).
Минусы для бухгалтера:
- У главбуха несколько теряется контроль за операционкой. С одной стороны делегирование освободило время, с другой — нужно теперь контролировать подчиненных , перепроверять за ними те же проводки. Хотя бы выборочно. Если ошибется один сотрудник — негативные последствия по цепочке перейдут и на другие участки. В итоге — неверная отчетность, вероятность доначислений.
- Должность главбуха предполагает высокий уровень ответственности, но по сути у бухгалтера без подписи возможностей не больше, чем у рядового бухгалтера. При этом, как руководитель бухгалтерской службы, он, например, будет вызываться на допрос в налоговую, отвечать на требования, продолжает нести субсидиарную ответственность наравне с директором , при том, что контролировать большую часть операций уже не может.
- Третий минус для главбуха вытекает из плюса для компании — могут предложить меньшую зарплату, т.к. подписывать документов нужно будет меньше. По мнению некоторых руководителей это означает, что и отвечать бухгалтеру ни за что не придется.
Минусы для бизнеса:
- Увеличиваются финансовые риски — если раньше все платежи контролировал главбух, то теперь без его ведома сомнительный платеж может провести тот же директор. Не всегда руководитель тщательно проверяет контрагентов и один платеж в адрес не совсем благонадежной компании может обернуться и блокировкой счета, и повышенным интересом налоговиков. Это в лучшем случае. В худшем — организация потеряет деньги, перечислив их мошенникам, компании-банкроту или просто ненадежному контрагенту, который не исполнит обязательства.
- Нужно тщательно проработать внутренние и внешние процессы работы с документами, определить круг лиц имеющих право подписи различных документов.
Например, счет-фактуры и накладные будут подписывать менеджеры, а авансовые отчеты бухгалтер по работе с материалами и т.д. Разработка регламентов займет время . К тому же, контрагенты могут запрашивать приказы, доверенности на сотрудников, имеющих право на подпись счет-фактур, чтобы обезопасить себе вычеты по НДС. А значит возрастет количество переписки.
- Если главбух ошибся в составлении документа, то привлечь его к ответственности будет труднее, особенно, если бизнес-процессы в компании не регламентированы и доказать, кто составил конкретный документ, невозможно.
Здесь может помочь сервис электронного документооборота, такой как Такском-Файлер . Вы легко определите, кто составил документ и подписал его электронной подписью. Документы не потеряются, а провайдер будет хранить их у себя бессрочно и бесплатно.
Отметим, что нередок случай, когда по факту сотрудник исполняет обязанности главбуха, но должность его звучит иначе, как правило, просто « бухгалтер ». Так руководитель старается обезопасить себя от несанкционированных действий работника и в то же время упрощает вопрос с документами — нет главбуха, значит за него будет расписываться сам директор.
Как оформить главного бухгалтера без подписи
Прием на работу бухгалтера не отличается от этой процедуру для любого другого сотрудника.
Берем заявление о приеме на работу, уточняем, какая у сотрудника книжка — бумажная или электронная, будет ли он писать заявление о переходе на ЭТК, оформляем трудовой договор, приказ о приеме, отправляем форму СЗВ-ТД в ПФР, не забываем познакомить главбуха со всеми существующими положениями компании — о зарплате, подотчете, командировках, провести положенные инструктажи по ТБ и тому подобное.
Сотрудника также надо будет ознакомить с его должностной инструкцией — в нее можно как раз внести и сведения о праве подписи документов. Либо оформить для этого отдельный приказ.
А наказать главбуха без права подписи можно?
Конечно, ведь он как и другие сотрудники может нести материальную ответственность. К примеру, если отвечает за работу с наличными. Будет возмещать ущерб, если его нанес — сломал ноутбук, допустим.
Что касается административной ответственности за несвоевременную сдачу отчетности или за нарушения в ведении учета, то в первую очередь она ложится на руководителя. Хотя он может представить доказательства, что фактически за ту или иную операцию отвечает именно главбух. Но опять же без подписи бухгалтера в документах это сделать сложнее .
Отказываться же от уплаты штрафа директору не рекомендуем. Обычно его размер не очень большой. Например, за неподачу нулевой декларации — 1000 рублей, за позднюю отправку СЗВ-М с тремя сотрудниками — 1500. Но если при этом на момент подачи отчета не был уплачен налог или нарушение длящееся (к примеру, не пробивали чеки по онлайн-кассе полгода), то и накажут суровее. Кстати, наблюдать за работой онлайн касс можно в одном кабинете — здесь вы сразу увидите, бьются ли чеки, на какую сумму прошли продажи и что именно было продано, все в режиме реального времени.
Неисполнение требования об уплате штрафа влечет «заморозку» операций по счетам на сумму задолженности, а блокировку сейчас легко увидеть при помощи специальных сервисов, таких как Такском-Досье . Контрагенты, заметив, что ваш счет заблокирован, зададутся вопросом — надежная ли у вас компания? Т.е. тут есть и репутационные риски .
В итоге выбор — давать главбуху право подписи или нет, лежит на руководителе, а ему следует взвесить все за и против, которые мы привели в статье. Зачастую наделение главного бухгалтера правом подписи позволяет увеличить ответственность сотрудника и сделать его более внимательным к ведению учета.
Комплекс решений для любого бизнеса
Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
- #главбух
- #бухгалтер
- #главный бухгалтер
- #право подписи
- #подписание документов
- #карьера бухгалтера
Источник: www.klerk.ru
Право подписи генерального директора за главного бухгалтера
Право подписи генерального директора за главного бухгалтера — когда может возникнуть необходимость в передаче таких полномочий и что потребуется оформить, чтобы подпись директора за главбуха имела законную силу? Об этом расскажем в нашей статье.
Вам помогут документы и бланки:
- Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?
- Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха
- Итоги
Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?
Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера — такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.
Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:
- возможность генерального директора действовать без доверенности от имени компании закреплена законодательством (ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
- совмещать директорские функции с «главбуховскими» отдельным категориям коммерсантов позволяет п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация — главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).
Как составить приказ или доверенность на предоставление права подписи документов, расскажут размещенные на нашем сайте статьи:
Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха
Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.
Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.
Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:
- контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
- у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).
Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Наделить правом подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации можно других сотрудников организации или лиц, не состоящих в штате. Для этого нужно . (подробнее смотрите в К+). Пробный доступ к К+ получите бесплатно.
Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:
Итоги
Право подписи за главного бухгалтера может быть у генерального директора, если ведение бухучета он принял на себя. В остальных случаях это право лучше возложить на иное лицо, подтвердив такие полномочия доверенностью или приказом.
Источник: nalog-nalog.ru