Для формирования бухгалтерского баланса необходимо заблаговременное проведение большого объёма подготовительных работ. Это трудоемкий процесс, который в методическом плане доступен только специалистам в области бухгалтерского учета.[11]
Он включает следующие этапы:
ü проведение ежегодной инвентаризации перед составлением годового бухгалтерского баланса;
ü формирование оборотных ведомостей или Главной книги при журнально-ордерной форме счетоводства;
ü изучение особенностей формирования показателей баланса;
ü формирование статей бухгалтерского баланса.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. При проведении инвентаризации организациям необходимо руководствоваться Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998г.№ 34н [5], Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 [8]; постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18 августа 1998 г. № 88 [9]. Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок, сроки их проведения, а также состав инвентаризируемого имущества и обязательств определяет руководитель организации, кроме случаев, когда в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризаций обязательно.
Процедуры предшествующие заполнению форм БО
Результаты инвентаризации рассматриваются инвентаризационной комиссией с принятием решения, за счет кого должны быть отнесены недостачи, выявленные при инвентаризации, или как оприходовать излишки. Решения комиссии протоколируются. Протоколы в зависимости от размера и характера недостач утверждаются руководителем организации или вышестоящей организацией по ходатайству руководства организации. На основании утвержденных протоколов бухгалтерия производит записи по счетам, приводя тем самым в соответствие данные инвентаризации и текущего учета.
После проведения инвентаризации для обеспечения своевременного составления квартального или годового отчетов вводят сводный график работ всех подразделений бухгалтерии с указанием сроков выполнения работ.
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию бухгалтерского учёта и отчётности является закон “О бухгалтерском учёте “№ 129-ФЗ от 21.11.1996 [2], статьи которого конкретизируются в стандартах, дающих рекомендации о ведении учёта на отдельных его участках по видам операций и специфическим видам деятельности предприятия. К системе нормативного регулирования бухгалтерского учёта и отчётности относится также законодательные акты и решения правительства, затрагивающие вопросы бухгалтерского учёта. К ним относятся: Гражданский кодекс (часть 1и 2), закон “Об основах налоговой системы в Российской Федерации” № 2118 — 1 от 27 декабря 1991 года и др.
Основой для составления бухгалтерского баланса являются учетные записи, подтвержденные оправдательными документами. При ведении учета с помощью журнально-ордерной формы счетоводства баланс составляется на основании данных Главной книги. Обороты по дебету отдельных счетов собирают в Главную книгу из ряда журналов-ордеров и оборотных ведомостей. Обороты по кредиту каждого счета записываются в Главную книгу только из журналов-ордеров.
Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и формирования документации. Систематическая запись в журналы-ордера является одновременно хронологической записью. Проверенные месячные итоги из журналов-ордеров записывают в Главную книгу. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журнале делается расшифровка кредитового оборота каждого счета, а в Главной книге дебетового оборота этого же счета.
Статьи бухгалтерского баланса заполняются на основании остатков по счетам Главной книги при журнально-ордерной форме счетоводства. Ряд статей составляется с привлечением данных аналитического учета (ведомостей, журналов-ордеров или иных аналогичных по назначению регистров). Статьи баланса отражаются в двух разрезах: графа 3 «На начало отчетного года»; графа 4 «На конец отчетного периода». Данные графы 3 должны соответствовать данным графы 4 предыдущего года с учетом произведенной на начало отчетного года реорганизации, а также изменений в оценке показателей бухгалтерской отчетности. В графе 4 показываются данные о стоимости активов, капитала, о резервах и обязательствах на конец отчетного периода (месяц, квартал, год).
Бухгалтерский баланс должен включать числовые показатели в нетто-оценке, т.е. за вычетом регулирующих величин, которые должны раскрываться в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках. [7].
Источник: kazedu.com
Процедуры, предшествующие составлению бухгалтерского баланса
Перед составлением бухгалтерской отчетности на предприятии осуществляется комплекс процедур. К процедурам, предшествующим заполнению форм бухгалтерской отчетности, относятся:
- — годовая инвентаризация имущества и обязательств;
- — исправление ошибок, выявленных до даты представления бухгалтерской отчетности;
- — переоценка основных средств;
- — закрытие счетов;
- — составление Оборотно-сальдовой ведомости по счетам Главной книги.
Проведение инвентаризации на предприятии обязательно проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме инвентаризации основных средств (проводится один раз в три года). Для проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утвержден руководителем предприятия.
Ошибки в бухгалтерском учете и отчетности могут быть как технические, так и методологические. Производимые исправления оформляются справкой бухгалтера, которая имеет обязательные реквизиты первичного документа.
При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями за декабрь года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность. В случаях выявления в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся.
Такие ошибки отражаются в текущем году. Если подобные ошибки оказывают влияние на величину финансового результата, то они отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» как прибыль (убыток) прошлых лет, выявленный в отчетном году. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления вносятся лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций с указанием даты внесения исправлений.
Также на предприятии проводится переоценка основных средств. Результатом переоценки является уценка или дооценка стоимости. После переоценки восстановительную стоимость принимают за первоначальную стоимость. Сумма дооценки объекта основных средств зачисляется в добавочный капитал организации. При этом делаются записи:
Д 01 К 83 — увеличена первоначальная стоимость основных средств;
Д 83 К 02 — увеличена начисленная амортизация основных средств.
Сумма уценки объекта основных средств относится в уменьшение добавочного капитала предприятия. Составляются проводки:
Д 83 К 01 — уменьшена первоначальная стоимость основных средств;
Д 02 К 83 — уменьшена начисленная амортизация основных средств.
В конце финансового года осуществляется закрытие операционных калькуляционных, сопоставляющих, собирательно-распределительных счетов и счетов финансовых результатов. Составляется предварительный баланс по данным Главной книги с учетом оборотов с начала года.
Все обороты и сальдо по аналитическим счетам сверяют с соответствующими данными предварительного баланса, и только после этого можно начинать операции по закрытию счетов. Для составления заключительного баланса закрываются полностью следующие счета: 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки». Счета по учету денежных средств, расчетов с организациями и лицами в процессе закрытия счетов не затрагиваются, а на счете 01 «Основные средства» и счетах по учету материальных ценностей только уточняется их стоимость. На предприятии действует следующая очередность операций при закрытии счетов: 1) распределяют цеховые расходы ремонтной мастерской и списывают их по назначению, на счета текущего и капитального ремонта основных средств, изготовления инвентаря; закрывают счет 23 «Вспомогательные производства»; 2) распределяют и списывают соответствующую долю расходов будущих периодов со счета 97 «Расходы будущих периодов»; 3) распределяют и списывают расходы, учтенные на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы»; 4) закрывают счет 28 «Брак в производстве»; 5) закрывают счет 20 «Основное производство»; 6) закрывают счета сферы капитальных вложений; 7) уточняют записи на счете 90 «Продажи», списывают остатки на субсчетах к указанному счету, закрывают счет; 8) уточняют записи на счете 91 «Прочие доходы и расходы», списывают сальдо на субсчетах указанного счета, закрывают счет; 9) закрывают счет 99 «Прибыли и убытки».
Синтетический счет 90 «Продажи» сальдо на отчетную дату не имеет. По окончании отчетного года все субсчета, открытые к счету 90 «Продажи», закрываются внутренними записями на субсчет «Прибыль/убыток от продаж». Доходы и расходы по прочим операциям отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».
Записи по субсчетам «Прочие доходы» и «Прочие расходы» производятся накопительно в течение отчетного года. Если кредитовый оборот по субсчету «Прочие доходы» больше дебетового оборота по субсчету «Прочие расходы», то по прочим операциям получена прибыль, которая отражается записью: Д 91.9 К 99. Если кредитовый оборот по субсчету «Прочие доходы» меньше дебетового оборота по субсчету «Прочие расходы», то по прочим операциям получен убыток, который отражается записью: Д99 К 91.9.
Информация о формировании конечного финансового результата деятельности организации в отчетном году обобщается на счете 99 «Прибыли и убытки». Путем сопоставления дебетового и кредитового оборота по счету 99 «Прибыли и убытки» определяется конечный финансовый результат отчетного года.
Если кредитовый оборот по счету 99 «Прибыли и убытки» больше дебетового оборота по этому счету, то конечным финансовым результатом деятельности организации в отчетном году является чистая прибыль. Сумма чистой прибыли отчетного года списывается заключительными оборотами декабря с дебета счета 99 «Прибыли и убытки» в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Если кредитовый оборот по счету 99 «Прибыли и убытки» меньше дебетового оборота по этому счету, то конечным финансовым результатом деятельности организации в отчетном году является чистый убыток. Сумма чистого убытка отчетного года списывается заключительными оборотами декабря в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» с кредита счета 99 «Прибыли и убытки».
На предприятии на конец отчетного периода составляется Оборотно-сальдовая ведомость на основании данных по каждому синтетическому счету. В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Данные Оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса [21].
Источник: studwood.net
Процедуры предшествующие составлению бухгалтерского баланса
Для того, что бухгалтерская отчетность соответствовала предъявляемым к ней требованиям, при составлении отчета должны быть соблюдены следующие условия: полное отражение за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации всех производственных ресурсов, готовой продукции и расчетов; полное совпадение данных синтетического и аналитического учета; осуществление записей в бухгалтерском учете на основании надлежаще оформленных оправдательных документов.
Составлению Бухгалтерского баланса должна предшествовать значительная подготовительная работа, осуществляемая по заранее составленному графику. Важным этапов подготовительной работы является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов: калькуляционных и собирательно распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. До начала этой работы должны быть осуществлены все бухгалтерские записи на синтетических и аналитических счетах, проверена правильность этих записей.
Закрытие счетов начинают со счетов производств, имеющих максимальное количество потребителей и минимальные встречные затраты, и заканчивают счетами с минимальным количеством потребителей и максимальным количеством встречных затрат в соответствии с данным подходом закрытие счетов осуществляется в следующей последовательности.
В первую очередь исчисляют себестоимость услуг вспомогательного производства и закрываю счет 23 «Вспомогательное производство». Во вторую очередь распределяются расходы будущих периодов, общепроизводственные и общехозяйственные расходы и закрываются следующие счета: 97 «Расходы будущих периодов», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы». Затем калькулируют себестоимость основных отраслей производства и списывают затраты со счета 20 «Основное производство». После этого осуществляют списание затрат со счета 29 «Обслуживание производств и хозяйств». В порядке последующей очередности производятся записи на счетах по учету капитальных вложений, определяется финансовый результат от деятельности организации, и закрываются счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы», распределяется прибыль и закрывается счет 99 «Прибыли и убытки»
Порядок составления бухгалтерского баланса
После проведения выше перечисленных процедур на основании источников формируется бухгалтерский баланс. Одно из важнейших требований к бухгалтерской отчетности — сопоставимость данных отчетного и предыдущего годов. Это требование позволяет проанализировать показатели деятельности организации в динамике. Поэтому в графе 3 формы № 1 показываются данные на начало отчетного года (вступительный баланс), которые должны соответствовать данным графы 4 баланса за предыдущий год (заключительный баланс). В графе 4 «На конец отчетного периода» показываются данные о стоимости активов, капитала, резервах и обязательствах на конец 2009 года.
В заголовочной части баланса указываются:
— по состоянию на какую дату составлен баланс (в нашем случае — на 1 января 2010 года);
— дата утверждения баланса общим собранием участников (акционеров);
— наименование организации (заполняется в соответствии с учредительными документами);
— индивидуальный номер налогоплательщика;
— вид деятельности организации по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКВЭД 32.20.2);
— организационно-правовая форма по Общероссийскому классификатору организационно-правовых форм/форма собственности организации по Общероссийскому классификатору форм собственности ((объединение));
— единица измерения — как правило, тысячи рублей (код по ОКЕИ — 384). Организациям, имеющим существенные объемы оборотов имущества и обязательств, разрешается составлять бухгалтерскую отчетность в миллионах рублей (код ОКЕИ — 385). Если суммы, указываемые в балансе, незначительны, то их можно отражать в целых рублях (код по ОКЕИ — 383);
— адрес — указывается полный почтовый адрес организации.
Заполняя баланс, бухгалтер должен соблюдать следующие правила:
— нельзя засчитывать активы и пассивы, кроме случаев, когда такой зачет предусмотрен соответствующими положениями по бухгалтерскому учету;
— основные средства и нематериальные активы нужно отражать по остаточной стоимости;
— активы и обязательства следует разделять на долгосрочные и краткосрочные;
— данные о расчетах с другими организациями и гражданами нужно показывать в развернутом виде. По тем счетам аналитического учета, где имеется дебетовое сальдо, их записывают в активе, а по счетам с кредитовым сальдо — в пассиве;
— если какой-либо показатель имеет отрицательное значение, то в балансе его нужно записать в круглых скобках.
Составленный бухгалтерский баланс ОАО «МОРИОН» представлен в приложении 1.
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета в ОАО «МОРИОН»
Ведение учета в ОАО «МОРИОН» можно характеризовать как низкое, используются не регламентированные методы учета. Отсутствует четкая организационная структура, что приводит к несвоевременному отражения операций на счетах бухгалтерского учета, в свою очередь искажаются показатели результатов деятельности в отдельных периодах.
Мероприятия по обеспечению условий сохранения имущества обеспечивают действенность и эффективность системы внутреннего контроля, соблюдаются требования к составлению и хранению первичных документов бухгалтерского учета, что свидетельствует об эффективности системы внутреннего контроля.
В настоящее время в бухгалтерии ОАО «МОРИОН» не достаточно умело применяются компьютерные технологии. Бухгалтера не всегда грамотно пользуются программами, что приводит к ошибкам в расчетах, тратится много времени на сверку и занесение данных в базу.
Для улучшения эффективности учетного процесса в ОАО «МОРИОН» необходимо разработать должностные инструкции для каждого бухгалтера. Также необходимо предусмотреть меры ответственности за несвоевременное отражение хозяйственных операций и ошибки, совершаемые и в учете, необходимо организовать обучение работы в компьютерной программе для того что бы каждый бухгалтер мог полностью использовать все возможности программы.
У бухгалтеров много времени уходит на сдачу отчетности. Отстоять в очереди в инспекции и сдать их в срок — на это тоже нужно время. Подобных проблем можно избежать, если представлять отчетность в электронном виде по каналам связи.
Направлять налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи позволяет статья 80 Налогового кодекса. В отношении бухгалтерской отчетности такая возможность предусмотрена статьями 13 и 15 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В основе построения системы электронной документации лежит Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ). Согласно этому закону цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью. Это означает, что документ с электронной цифровой подписью (ЭЦП) имеет такую же юридическую силу, как и аналогичный бумажный документ.
После принятия Закона N 1-ФЗ налоговые органы разработали Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утвержден приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169). В нем указано, что формы налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями законодательства, являются оригиналами, имеют юридическую силу и подлежат хранению в архиве юридически значимых документов. Эти формы также могут быть использованы в качестве доказательств в суде и при рассмотрении споров в досудебном порядке. Представление налоговой отчетности в электронном виде должно осуществляться через специализированного оператора связи. Налогоплательщик, который представит отчетность, таким образом, не обязан сдавать ее в налоговый орган на бумажном носителе.
Налоговая служба разработала также нормативные документы, касающиеся форматов представления налоговой и бухгалтерской отчетности. В формате описываются состав и структура показателей отчетности и требования к ним. Состав показателей определяется на основании бумажной формы конкретной налоговой декларации (расчета) или формы бухгалтерской отчетности. На сегодняшний день форматы приняты практически по всем видам налоговой отчетности.
Если нормативными актами в формы отчетности вносятся поправки, изменяется и описание формата. Отметим, что бумажная и электронная версии форм налоговой отчетности должны появляться одновременно (см. приказ МНС России от 31.12.2002 N БГ-3-06/756). Такая норма закрепляет равенство каждой их этих форм, а налогоплательщикам, представляющим декларации в электронном виде, гарантирует своевременное обновление в случае изменения форм отчетности.
Перейти на любую безбумажную технологию бухгалтер может только при наличии компьютера и доступа к Интернету. А чтобы передавать по каналам связи налоговую и бухгалтерскую отчетность, нужно дополнительно установить специальную программу. Приобрести ее можно у специализированного оператора связи.
Оператором связи может быть любая коммерческая организация, которая удовлетворяет требованиям законодательства и имеет соответствующие лицензии, а также сертификаты программных продуктов и телекоммуникационной инфраструктуры. Свои функции специализированные операторы выполняют на основе соглашений с налоговыми органами. Оператора выбирает региональное управление по налогам и сборам.
Координаты операторов связи узнать нетрудно. Как правило, информация о них размещается на стендах или на сайтах налоговых инспекций.
Оператор подключит организацию к системе электронной отчетности по каналам связи (ЭОКС). Кроме специальной программы он также обеспечит средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) и ключами ЭЦП. Использование СКЗИ и ЭЦП необходимо для того, чтобы сохранить конфиденциальность при передаче информации, идентифицировать организацию и защитить файлы отчетности от несанкционированных исправлений. Средства шифрования при передаче отчетности по используемым алгоритмам аналогичны тем, которые применяются в силовых ведомствах, спецслужбах, банковских системах и т.д.
Программный комплекс, приобретенный у оператора, позволит заполнять формы отчетности, контролировать правильность их заполнения, подписывать все файлы ЭЦП, зашифровывать их и обеспечивать доставку в налоговую инспекцию через Интернет.
С помощью данной программы возможно также получать по электронной почте сведения об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом. Для этого в инспекцию по электронной почте направляется запрос на получение информационной выписки. Дополнительно пользователям периодически отправляются данные о бюджетных счетах, кодах КБК, инструктивные письма ФНС России и другая подобная информация.
Процесс передачи отчетности состоит из нескольких этапов. Начинается он с формирования той отчетной формы, которую необходимо переслать. Отправляемый документ должен соответствовать утвержденному формату. В программном комплексе, приобретенном у оператора связи, эти форматы уже установлены, а при изменении форм налоговой отчетности они автоматически обновляются.
Таким образом, на первоначальном этапе задача бухгалтера — вбить цифры в поля электронной формы декларации. Программа сама подсчитает и проконтролирует правильность заполнения форм. Затем документ нужно заверить ЭЦП, зашифровать (программа это делает автоматически) и отправить в инспекцию.
Оператор связи в подтверждение того, что отчетность получена, присылает документ с указанием даты и времени отправки налогоплательщиком каждого конкретного файла. Такой документ, заверенный ЭЦП оператора, можно сравнить с почтовым штемпелем на конверте при отправке отчетности по почте.
Как только организация получит от оператора подтверждение, декларация считается представленной. На это указывает пункт 4 раздела 2 названного выше Порядка представления декларации в электронном виде.
Инспекция принимает документ, расшифровывает его и проверяет подлинность ЭЦП налогоплательщика. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) из инспекции должны прийти квитанция о приеме отчетности и протокол входного контроля. Это будет подтверждением того, что отчетность в инспекцию доставлена. Указанные документы можно сравнить со штампом «получено» или подписью налогового инспектора на втором экземпляре декларации.
Квитанция о приеме представляет собой тот же файл отчетности, который передавался. При этом он подписан уже двумя ЭЦП — отправителя и налоговой инспекции. Такой документ хранится в архиве у обеих сторон. А в протоколе указывается, что декларация прошла входной контроль. Если поступила информация, что контроль не пройден, значит, при формировании отчетности были допущены ошибки.
Их необходимо исправить и отправить файл повторно.
Формы отчетности, представленные по каналам связи, считаются оригиналами, имеют юридическую значимость и подлежат хранению. Они могут быть использованы как доказательства в суде.
Даная система имеет положительные и отрицательные стороны рассмотрим их.
— необходимо оплачивать услуги оператора связи;
— возможны сбои в работе программного обеспечения. Правда, в подобных ситуациях проблемы должны решать службы технической поддержки оператора связи;
— по Интернету нельзя сдать отчетность в другие контролирующие структуры. А это значит, что «походов», например, в отделения Пенсионного фонда не избежать.
— стоимость программного комплекса для электронной сдачи отчетности, а также абонентской платы за его обслуживание невысока и соизмерима с расходами на бумажную отчетность;
— плату за подключение и абонентскую плату можно списать на затраты, а НДС принять к вычету;
— очевидная экономия времени бухгалтера. Отчетность сдается с его рабочего места в течение нескольких минут без последующего дублирования на бумажном носителе;
— можно избежать санкций за несвоевременную сдачу отчетности в авральных ситуациях. Ведь отчетность отправляется круглосуточно и без выходных. В последний день сдачи отчетности файлы отправляются до 24 часов;
— гарантированное подтверждение доставки отчетности, которое имеет юридическую силу в спорных ситуациях;
— оперативное получение форм отчетности в случае их изменения или введения новых.
Источник: studbooks.net