Распределение обязанностей между бухгалтерами пример

Как оформить распределение и перераспределение должностных обязанностей Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — документ внутреннего...

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — документ внутреннего пользования, с помощью которого руководитель организации делегирует полномочия своим заместителям и начальникам подразделений. В статье — примерная форма распоряжения и правила его составления.

Для чего нужен

Чтобы конкретизировать, какой работник за что отвечает и чем занимается, в организации должен появиться приказ о распределении функциональных обязанностей. Он не обязателен, если руководитель самостоятельно контролирует все процессы. Но в крупных организациях, где множество отделов и большая численность сотрудников, он необходим.

Независимо от того, где будет выпущен приказ о распределении обязанностей — на строительном объекте, в производственной компании, в аппарате госучреждения или учебном заведении, он будет выполнять несколько задач:

  • разграничит деятельность работников;
  • уточнит лица, ответственные за определенные виды работ;
  • повысит согласованность действий и взаимодействия между структурными подразделениями или работниками одного подразделения;
  • поможет оперативно управлять производственными процессами и персоналом в различных ситуациях;
  • сделает процесс управления организацией более эффективным и контролируемым.

Форма документа

Ни один нормативный акт на федеральном уровне не утвердил образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками, хотя несколько шаблонов найти можно. Например, в 2010 году ОАО «Центр проектной продукции в строительстве» и ФГУ «ВНИИ охраны и экономики труда» представили «Руководящий документ. МДС 12-53.2010.

Распределение обязанностей между кадровиком и бухгалтером — Елена Пономарева

Макеты распорядительных и регламентных документов системы управления охраной труда строительной организации». В нем имеется пример, как может выглядеть приказ о распределении должностных обязанностей по охране труда. Пользоваться им, конечно, не обязательно, но для понимания сути и структуры документа такая справка очень пригодится.

Структура

Поскольку документ о разделении полномочий составляется в свободной форме, сказать четко, какие пункты обязательно должен содержать приказ о распределении или приказ о перераспределении обязанностей между сотрудниками, сложно. Но рекомендуется придерживаться следующей структуры:

  • шапка. Здесь традиционно указывают наименование организации, ее регистрационные данные, допускается использовать ранее утвержденный фирменный бланк;
  • ниже указывают название документа, его номер, дату составления, преамбулу;
  • в распорядительной части текста перечисляют функции и полномочия должностных лиц, меры ответственности, иные детали;
  • в заключительной части достаточно подписи руководителя. О н уполномочен делегировать полномочия между подчиненными.

Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками

Помните: когда документ подпишет начальство и он вступит в силу, ознакомьте с текстом лиц, на которых распространяются его нормы.

Обязанности бухгалтера. Что делает бухгалтерия кроме налогов? Лайфхаки бизнеса и его ошибки

Как оформить перераспределение

Руководители администрации иногда решают сменить зону ответственности сотрудников, и в таком случае кадровику понадобится образец приказа о перераспределении должностных обязанностей. Его же используют, если:

  • сформировано новое подразделение, и часть функций перешла сотрудникам этого отдела;
  • один работник слишком загружен, а у другого остается свободное время;
  • появился отдельный специалист, который отвечает за конкретную часть работы;
  • работник уходит в отпуск и его функции надо поручить другому (допускается после получения письменного согласия будущего исполнителя).

Пример — о разделении полномочий и ответственности между отдельными лицами. В некоторых случаях может понадобиться внести изменения в должностные инструкции. Здесь надо учитывать, что такие изменения не должны менять саму трудовую функцию работника, поскольку это существенное условие трудового договора, и подобные поправки нужно согласовывать с сотрудником.

Источник: clubtk.ru

Издаем приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — это документ, необходимый для делегирования полномочий руководителя иным работникам. У него нет специальной формы, но тем сложнее кадровикам понять, как его составить. Кроме того, при определенных обстоятельствах издать приказ будет недостаточно, нужны иные мероприятия, в том числе изменение должностных инструкций. Статья поможет разобраться, как правильно оформить распределение полномочий.

Суть распределения и перераспределения обязанностей

В небольших организациях, где мало подразделений и трудится один бухгалтер и один кадровик, нет смысла издавать распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками. Такой документ понадобится в случаях, когда компания крупная, у нее большой штат, в отделе кадров, бухгалтерии или ином отделе взаимодействуют по нескольку специалистов. Чтобы разделить, кто чем занимается и за какой участок работы отвечает, руководитель распределяет функции и полномочия между подчиненными. К примеру, если в бухгалтерии трудятся главбух, экономист и кассир, одному поручают ведение учета и документации, другому — планирование и отчетность, третьему — контроль за выдачей подотчетных сумм и начисление зарплаты. Таким образом, приказ о распределении функциональных обязанностей не только разграничивает деятельность работников, но и:

  • повышает согласованность действий между работниками подразделения;
  • упрощает и совершенствует процесс управления производственными процессами и персоналом.

Распределять полномочия руководитель может не только внутри одного подразделения, но и между руководителями разных отделов. Например, для выполнения требований по охране труда начальник может определить, чем занимается каждое из существующих в организации подразделений: кто проводит инструктажи, кто обеспечивает саму безопасность на разных участках, кто занимается подготовкой внутренней документации и проверкой ее соответствия законодательству. В этом случае тоже придется составить приказ о распределении обязанностей (на строительном объекте, в школе, на заводе, в офисе, иной организации).

Если в компании появляется новое подразделение и сотрудник, который будет заниматься, например, той же охраной труда, надо оформить перераспределение полномочий и часть работы от других сотрудников передать ему. К такому методу прибегают также, если:

  • работник уволился (ушел в декретный отпуск, на длительный больничный), на его место пока не нашли другого специалиста, но выполнять работу надо;
  • один сотрудник более загружен, чем другой;
  • появились иные лица, которые будут заниматься определенной деятельностью.

Как оформить распределение и перераспределение полномочий

Работник обязан выполнять трудовые функции в оговоренных трудовым договором и должностной инструкцией рамках. Если начальник распределяет (перераспределяет) полномочия, не меняя трудовой функции, ничего, кроме соответствующего распоряжения, кадровику делать не надо.

Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии, отделе кадров или между подразделениями всегда составляют в свободной форме, но с учетом общих правил, применяемых к структуре. Стандартный документ будет содержать:

  • шапку с наименованием организации, ее регистрационными данными;
  • название, дату составления и регистрационный номер;
  • вводную и распорядительную части — для чего издается, какие правила принимаются;
  • заключительную часть — кто контролирует исполнение поручений, кто подписал приказ.

Пример (для бухгалтерии)

Аналогичную структуру будет иметь и приказ о перераспределении обязанностей между сотрудниками: в качестве цели мероприятия тоже можно указать «для улучшения работы» или «для повышения эффективности деятельности подразделения».

В обоих случаях с приказами надо знакомить лиц, на которых они распространяются.

Если на работника придется «повесить» дополнительные обязанности, необходимо получить его письменное согласие на это. Такое же согласие надо получить, если будут вноситься изменения в должностную инструкцию. В случаях, когда планируется доплачивать за выполнение новых работ, изменить название должности, внести иные изменения существенных условий трудового договора, работодатель обязан заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Источник: ppt.ru

Блестящий эффект от делегирования полномочий

Из этой статьи вы узнаете, как правильно распределить полномочия между специалистами в бухгалтерской фирме. Почему высококвалифицированному бухгалтеру сложно перестроится с наёмного работника в руководителя и собственника бизнеса. Что мешает масштабировать бизнес: отсутствие распределения полномочий или нерациональное их применение?

Блестящий эффект от делегирования полномочий

Из этой статьи вы узнаете, как правильно распределить полномочия между специалистами в бухгалтерской фирме. Почему высококвалифицированному бухгалтеру сложно перестроится с наёмного работника в руководителя и собственника бизнеса. Что мешает масштабировать бизнес: отсутствие распределения полномочий или нерациональное их применение?

Открыв свою бухгалтерскую фирму, вы наверняка сохранили огромный опыт и багаж знаний. Но все это вы получили, выполняя чужие указания. Теперь нужно перестать думать, как наемный работник. Вы — шеф и работаете на себя, а не ради своих подчиненных.

Многие бухгалтеры-аутсорсеры спотыкаются в самом начале своего дела из-за отсутствия делегирования полномочий. А ведь структура организации — это ее фундамент и напрямую зависит от делегирования полномочий между специалистами.

От четкого распределения обязанностей зависит развитие бизнеса в дальнейшем. Выбор за вами. Выполнять всю работу самостоятельно и топтаться на месте или организовать работу других вокруг себя.

В результате вы получите качественный рост и масштабирование бухгалтерской конторы. И в этом нет ничего сложного. Все бизнес-гуру за вас уже давно написали на эту тему кучу книг и защитили сотни диссертаций. Вам осталось грамотно воплотить лучшие практике в своем деле. А в этом я могу помочь.

Мотивация и моральная подготовка бизнесмена-бухгалтера

Перед тем, как бежать раздавать инструкции и методички своим работающим сотрудникам, или звонить и нанимать «недостающих», нужно морально и психологически настроиться. Подготовиться, так сказать, перед «укладкой фундамента» своего бизнеса.

  • У вас есть опыт работы наемником. Его не стоит забывать, пусть хранится в «чертогах разума». Так вы сможете понять, какие проблемы возникают у подчиненных и чего не хватает для качественного результата. Начните с себя, учитесь и получайте новый опыт управления и делегирования полномочий.
  • Рутинные операции в бухгалтерии — это все равно что конвейер на производстве. Теперь вы сами собираете и чините свой «конвейер», т.е. занимаетесь бизнес-планированием, ценообразованием, построением бизнес процессов, нанимаете и обучаете рабочих для оказания бухгалтерских услуг. Почувствуйте разницу.
  • Не ждите когда, к вам в дверь постучаться клиенты. Пока вы не начнете себя рекламировать и продавать, чуда не случится. Можете заниматься раскруткой самостоятельно, а можете передать полномочия, и только контролировать результат. Так ведь все директора поступают.
  • Бухгалтерский бизнес — это бизнес построенный на актуальной и своевременной информации. Управление информацией требует внедрения современных технологий. Отсюда вывод, бросайте вести учет по-старинке, учитесь и осваивайте современные сервисы и технологии.⠀
  • Осуществите переоценку ценностей. Раньше вы получали зарплату, а теперь зависите от чистой прибыли всей организации. Следовательно, еще одно напоминание к важности ценообразования. На заниженных расценках фирма долго проработать не сможет. К вопросам цен и тарифов подходите, как владелец бизнеса, а не наемник.

После самокопания в себе и с перестроенным мышлением можно творить свой бизнес.

Освободите время на планирование с помощью делегирования.

Верный алгоритм успешного делегирования.

1. Передаем рутинные операции и разовые задачи. Чтобы было проще искать исполнителя и проще проверить результат, используйте современные биржи фриланса и исполнителей. Обратите внимание на проверенные сайты: work-zilla.com, youdo.com, fl.ru, freelance.ru, kwork.ru.

Обращайте внимание на отзывы, рекомендации, а не только на рейтинг исполнителей.

2. Ищем специалистов в штат и формируем рабочие группы . Исходя из ваших потребностей, сотрудники могут работать на удаленке, частично или полный день. Сориентируйтесь в масштабах бизнеса. Бухгалтеров можно найти на популярных сайтах с обширной базой резюме, такие как : hh.ru, youla.ru, avito.ru, rabota.ru. Проводите собеседования онлайн с предварительным тестированием знаний.

Специалистов вы обучаете под себя. Вы должны жить и общаться на одной волне, чтобы минимизировать недопонимание. На этом этапе не переусердствуйте. Сотрудники сядут на шею и поедут. Сотрудники — это ваша рабочая семья, и только.

Самопожертвованием ради вашего бизнеса они заниматься не будут.

Поэтому не стоит, даже если очень хочется, к ним привязываться. Люди приходят и уходят, это нормально. К этому надо быть готовым, и настроить так систему, чтобы не зависеть от какого-то.

3. Разрабатываем четкую инструкцию с пошаговым описанием регламента работы , функционал, процедуру принятия решения, инструкцию в чрезвычайных ситуациях. Будьте точны в этом вопросе. Чем четче вы пропишите алгоритм работы, тем эффективнее персонал будет работать.

Кроме четкого разграничения полномочий оставляйте возможность для инициативы

Небольшой лайфхак из личного опыта. Распечатайте короткие инструкции-шпаргалки, раздайте сотрудникам, можно даже под роспись. Пусть их разместят на виду у рабочего места. Кстати, подобные инструкции вы можете заметить, например, у работников банка, так что практика эта проверенная и рабочая.

4. Обучаем отобранных специалистов под нюансы вашего бизнеса. Мотивируем процентом и помогаем укорениться внутри компании, собирая костяк компании.

5. Не только управляем сотрудниками, но контролируем их работу. Вооружитесь современными технологиями. На помощь придут сервисы для организации работы, управления задачами и контроля: bitrix24.com, trello.com, kickidler.com/ru

В этом же пункте проверяем работу только по дедлайнам и контрольным точкам, которые вы уже обозначили в регламенте.

Вместо перекладывания ответственности установите правила контроля. Руководитель группы отвечает за подмастерье, вы контролируете и проверяете работу мастеров.

Никто не сомневается, что лучше вас никто не выполнит поставленную задачу

Ответственность за результат — это отличное качество. Сотрудники должны нести ответственность за решения принятые в рамках их компетенции. Вместе с задачей вы передаете и ответственность за её выполнение. В итоге сотрудники не расслабляются, находятся в тонусе и замотивированы на положительный результат.

Эффективная система управления поможет справиться с любой бизнес бедой. Так, например, больная для многих тема — сотрудники уводят клиентов на сторону. В четкой построенной системе вы сразу заметите слабые звенья, и не допустите такого произвола. Между прочим, именно для этого используются корпоративные сим-карты, а сотрудникам некоторых компаний запрещается давать личные номера клиентам.

Делегирование даст возможность вздохнуть и не потерять контроль над бизнес-процессами. Если вы выстроите понятную систему управления в своей фирме, то сможете добавлять или убирать, менять местами, составлять лучшие комбинации из специалистов и ничего не рухнет.

Не пускайте ваш бизнес-корабль в свободное плавание, сверяйте выбранное направление с картами и вы получите стабильно высокие доходы и сплоченную команду.

  • #аутсорсинг
  • #собственник
  • #бухгалтерский аутсорсинг
  • #делегирование полномочий

Источник: www.klerk.ru

Оцените статью
Добавить комментарий