Начиная с 2003 года — 5 лет, декларации за предыдущие годы — 75 лет
Расчеты по страховым взносам
50 или 75 лет, если документ создали до 2003 года
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки и дела сотрудников
50 или 75 лет, если документ создали до 2003 года
Бессрочно — годовая отчетность и промежуточная, если нет годовой, 5 лет — промежуточная
Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты
До востребования. Если документы не забрали, они хранятся 50 лет или 75 лет, если их создали до 2003 года
Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей
Документы, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами на производстве
Срок отсчитывается с 1 января следующего года после того, как было закончено делопроизводство. Например, компания заключила договор с контрагентом в 2022 году и в том же году закрыла сделку. Срок хранения отсчитывается с 1 января 2023 года и закончится в 2028 году.
Сроки хранения бухгалтерских документов | Бухгалтер
Как хранить документы
Хранят документы при бумажном и электронном документообороте . Условия хранения определяют ФЗ № 125 от 22.10.2004 и Приказ Министерства культуры РФ № 526.
Если в компании бумажный документооборот. Документы делят на текущие и архивные.
- сейчас в работе;
- уже не в работе, но срок их хранения меньше 10 лет.
Их можно хранить в офисе компании: например, в шкафу или сейфе — там, где удобно предпринимателю и управленцам.
Архивные документы — те, что больше не используются, но их срок хранения больше 10 лет. Такие документы должны храниться в собственном хранилище или одной из компаний, которая на этом специализируется. К собственному архиву есть требования, установленные Минкультуры: в помещении должна быть система пожаротушения, сигнализация, постоянная температура +17…19 °C и влажность воздуха 50—55%.
Когда истекает срок хранения документов, бизнес формирует экспертную комиссию, например из бухгалтера и юриста, которая отберет неактуальные документы. Затем составляет протокол заседания экспертной комиссии и акт с перечислением документов и способа уничтожения.
Можно их сжечь, измельчить шредером или отдать компании, которая занимается утилизацией. Акты об уничтожении документов хранятся постоянно.
Если электронный документооборот. Документы можно хранить удобным способом: на компьютере, флешках или дисках, в облаке или специальной программе электронного архива.
Источник: www.tinkoff.ru
Хранение бухгалтерских документов в 2023 году: сроки, форматы, особенности
Каждый бухгалтерский документ – не только источник ценной учетной информации, но и объект, подлежащий краткосрочному или долговременному хранению. Такое требование закреплено сразу несколькими законодательными актами, нарушение которых грозит компании серьезными неприятностями. Упорядоченно складировать и хранить бумаги – не прихоть, а насущная необходимость для любого предприятия. Особенно если оно не намерено нести дополнительные расходы и иметь нежелательные проблемы с ФНС и контрагентами.
Почему важно обеспечить хранение первичных бухгалтерских документов?
Создание бумажного или электронного архива документов бухгалтерии преследует сразу несколько целей:
Кроме того, бережное хранение документов – возможность подтвердить своевременную сдачу отчета в ФНС или социальный фонд, если его сотрудники почему-то не получили или «потеряли» документ. Также поднять данные за несколько лет приходится при подготовке сведений для начисления пенсий и других выплат, оформления трудовых книжек, сообщений в налоговую о выплаченных ранее доходах и т.д.
Виды и сроки хранения бухгалтерских документов в 2023 году
Основные сведения по срокам хранения бухгалтерских документов в 2023 году содержатся в приказе Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Согласно указанному документу выделяют:
- Бумаги временного хранения, которые необходимо сберечь в течение 1, 3, 5, 6, 15, 45, 50 или 75 лет.
- Документы постоянного хранения, которые хранятся на предприятии первые 10 лет с момента составления, после чего передаются в архив.
Важно: срок хранения бумаг отсчитывается с 1 января следующего года после завершения делопроизводства с использованием указанных сведений. Например, сотрудник был принят на работу в 2017 году и уволен в 2022 году. Табели и журналы рабочего времени с указанием его фамилии подлежат пятилетнему хранению – с 01 января 2023 года по 31 декабря 2027 года.
| Срок хранения согласно приказу № 236 | Виды бухгалтерских документов |
| 1 год | Свидетельство о постановке на учет в ФНС, уведомление о снятии с учета, правила внутреннего распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Договоры, акты, накладные, квитанции, чеки, счета-фактуры, кассовые документы, налоговые декларации, книги учета, кассовые ордера, табели и журналы рабочего времени, авансовые отчеты по командировкам |
| 45 лет | Сведения о несчастных случаях на производстве |
| 50 лет (75 лет для документов, закрытых до 2003 года) | Расчеты по страхованию с ФОТ, договоры найма, личные карты сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени для опасных и вредных условий труда, невостребованные оригиналы личных документов |
| Постоянно | Устав предприятий, протоколы собраний учредителей, документы о ликвидации, бухгалтерская отчетность, штатное расписание |
| До востребования | Оригиналы личных документов персонала |
Рекомендации по безопасному хранению бухгалтерской документации
Исключить случаи намеренной или случайной порчи, хищения и подделки бумаг во время хранения позволяет соблюдение следующих условий:
- Защита сведений от доступа посторонних лиц и сотрудников компании, не имеющих соответствующих полномочий.
- Назначение лица, ответственного за сохранность бухгалтерских документов.
- Регулярный контроль условий хранения сведений.
Если контролирующие органы выявят нарушение требований по срокам хранения бухгалтерских данных, предприятие ожидают серьезные финансовые взыскания:
- От 3000 до 10 000 рублей при отсутствии документов, по которым не истек срок хранения (ст. 15.11 КоАП).
- От 10 000 до 30 000 рублей за каждый налоговый период при нарушении правил учета расходов и доходов (ст.120 НК РФ).
- По 200 рублей за каждый документ при непредоставлении отделу ФМС запрошенных сведений для налогового контроля (ст.126 НК РФ).
- 10 000 рублей за непредоставление данных по встречной проверке (ст. 126 НК РФ).
- От 5 000 до 20 000 рублей за непредоставление документов при проведении встречной проверки у контрагента (ст. 129 НК РФ).
- · От 1 000 до 50 000 рублей за нарушение правил хранения бухгалтерских документов (ст.5.27 КоАП).
Особенности и сроки хранения электронных документов
Перевод бухгалтерии в электронный формат значительно упростило решение вопроса о выделении архива на предприятии для размещения десятков тысяч бумаг. При условии скрепления данных электронной подписью компании все сведения можно оцифровывать с целью оптимизации их хранения. При этом необходимо соблюсти ряд требований:
- Бумажные документы запрещено уничтожать раньше срока, даже если они переведены в электронный формат.
- Для хранения файлов следует предусмотреть как минимум два носителя – компьютер, съемный диск, облачное хранилище.
- В распоряжении компании должна быть техника, позволяющая читать или копировать сохраненные данные.
- Необходимо ограничить доступ посторонних к электронным архивам.
- Раз в пять лет следует проверять электронный архив бухгалтерских документов, своевременно обновляя ПО для архивирования и прочтения сведений.
Важно: минимальный срок хранения электронных документов составляет пять лет. Указанный срок закреплен в ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Электронный архив бухгалтерских документов вместе с Энтера: надежность высшего уровня
Мультисервис Entera разработан не только для автоматического ввода бухгалтерской «первички». Учитывая ее значительные объемы, разработчики предусмотрели возможность создания упорядоченного архива данных, где можно хранить как отсканированные бумаги, так и электронные документы из ЭДО. Благодаря интеграции систем удастся автоматически отправлять на распознавание и внесение в базу учета электронные документы от контрагентов, в том числе созданные с помощью СБИС и Контур Диадок. И бухгалтеру останется только создать соответствующие данные в 1С, чтобы документ прошел по счетам, а указанные сведения учитывались при составлении отчета. В результате:
- Не придется тратить время на поиск и отбор нужных бумаг из ЭДО, их скачивание и ручное внесение в Entera.
- Нет необходимости постоянно контролировать полноту оперативного учета и отслеживать случайно пропущенные документы из ЭДО.
- Сервис отправит на указанную электронную почту уведомление о дате выгрузки документа из ЭДО, что снизит риск пропуска или дублирования данных.
Важно: вне зависимости от количества страниц в документе ЭДО мультисервис Entera списывает с баланса оплату в эквиваленте стоимости одной страницы. Налицо ощутимая экономия, особенно для компаний с крупным документооборотом, работающих с десятками тысяч наименований продукции.
Подводя итог
Все документы в одном месте, детальная классификация сведений, секунды на поиск интересующих данных по любым реквизитам, возможность скачать архив или реестр, прочитать или внести нужные правки – мультисервис Entera готов предугадать и с легкостью реализовать любое ваше намерение.
Источник: entera.pro
Сколько хранится баланс предприятия?
Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст.
Сколько лет хранится бухгалтерская отчетность?
Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше. Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.
Каким документом закреплен срок хранения бухгалтерских документов?
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.
Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов?
По общему правилу (Федеральный закон № 402-ФЗ) документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
Какие бухгалтерские документы нужно хранить?
- бухгалтерские документы;
- документы, содержащие данные о доходах и расходах организации;
- налоговые документы;
- первичные документы и бухгалтерскую отчетность;
- документы с информацией о регистрации компании в налоговых органах;
- данные о выплатах в ФСС, ФОМС, ПФР.
Какие бухгалтерские документы хранятся 75 лет?
- списки личного состава;
- личные карточки сотрудников;
- служебные контракты, трудовые договоры;
- журналы и книги учета;
- личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.
Сколько лет хранится бухгалтерская документация в Казахстане?
Например, те, которые применяются для налоговой отчётности, хранятся минимум 4 года, тогда как эти же документы для целей бухгалтерского учёта — минимум 5 лет.
Сколько хранить счета фактуры и накладные?
Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера».
Какие документы хранятся до 10 лет?
В архив организации направляются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также кадровые документы. Документы временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в бухгалтериях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Сколько лет хранится первичная документация?
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Сколько хранить первичные документы для целей бухгалтерского учета?
Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст.
Сколько времени должны храниться договора?
Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
Сколько лет должен хранить документы ИП?
Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).
Что хранится в бухгалтерии?
первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, .
Сколько времени нужно хранить товарные накладные?
(«Главная книга», 2020, N 13)В соответствии с Перечнем Росархива хранить товарные накладные необходимо 5 лет. Течь этот срок начинает с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз.
Сколько хранятся зарплатные документы?
Новые сроки для зарплатных документов
документы о получении з/п теперь нужно хранить 6 лет, а не 5 (это когда у работников есть лицевые счета); реестры сведений о доходах физлиц вместо 75 лет нужно хранить всего 5 лет; лицевые счета работников: 75 лет – документы, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 г.
Источник: kamin159.ru