Согласно ст. 81 НК РФ, если налогоплательщик после подачи декларации (по НДС, налогу на прибыль, УСН, 3-НДФЛ) не полностью внес необходимые сведения или допустил, а впоследствии обнаружил, ошибки, приводящие к занижению суммы налога, то ему нужно отправить в налоговую уточненную декларацию. К документу прилагают сопроводительное письмо, также оно может называться пояснительной запиской к уточненной декларации. Объясним, какую информацию оно должно содержать.
Коротко об уточненной декларации
Такой документ должен быть отправлен в ФСС по месту жительства ИП или по месту регистрации ООО. Также важно, что она должна быть по форме, которая действует в тот период, когда она подается. Об этом сказано в п. 5 ст. 81 НК РФ.
Бывает, что ошибки в декларации приводят к завышению налога, тогда подача уточненки будет правом налогоплательщика, а не обязанностью. В этом случае налог можно вернуть или зачесть в счет уплаты на будущее. К такому заявлению о возврате можно также приложить сопроводительное письмо.
КАК ПИСАТЬ МОТИВАЦИОННОЕ / СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО? МОЙ ОПЫТ И СОВЕТЫ!
Общие сведения о сопроводительном письме в налоговую
Налоговый кодекс не утверждает обязательный характер сопроводительных писем. Если уточненка придет в налоговую без пояснений, то сотрудники ведомства могут инициировать выездную налоговую проверку, поэтому важно дать подробные объяснения и убедить налоговиков в том, что в компании теперь все в порядке. Кроме предоставления поясняющей информации, письмо также регистрирует перечень отправленных документов: декларации, приложений к ней.
Составляем сопроводительное письмо к уточненке
Законодательно разработанной формы такой бумаги не существует, поэтому ее пишут в произвольной форме. На документе должна стоять подпись руководителя компании, ИП или уполномоченного на данные действия лица.
Сопроводительное письмо состоит из шапки и основной части. В шапке нужно указать следующую информацию:
- Кому адресовано письмо. Тут пишут, что письмо предназначено для руководителя той ИФНС, к которой относится предприниматель. То есть указывают номер налоговой, ее адрес с индексом.
- От кого письмо. Вносят наименование компании, ее адрес, ОГРН, ИНН, КПП.
- Номер письма.
- Наименование документа — сопроводительное письмо к уточненной декларации.
Далее начинается основная часть. В ней подробно указывают:
- причину, по которой подается уточненная декларация;
- период и налог, по которым отправлена уточненка;
- какие изменения были внесены в документ; этот пункт можно оформить в виде таблицы, где указать номер строки декларации с исправлением, прежние данные и новые;
- сумму к уплате и пени или переплату.
Также нужно указать, какие документы прилагаются к письму: это обычно уточненная декларация с количеством листов, копии платежных документов (доплатить налог и пени нужно до подачи уточненки) или заявление на возврат или зачет налога (при переплате).
В конце расписывается ИП или руководитель компании. Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.
Мастер класс: «Как правильно составить резюме и сопроводительное письмо»
От способа подачи уточненки будет зависеть количество ее экземпляров. Один нужен будет, если письмо и декларация отправляются по почте либо электронной почте. Два экземпляра нужны при личной подаче документов. В этом случае один экземпляр остается в налоговой, а на втором сотрудник ИФНС ставит отметку о получении документов.
Сопроводительное письмо к уточненной декларации — образец, бланк 2023 года
При выявлении налогоплательщиком факта подачи в ИФНС декларации с недостоверными данными или ошибками (по НДС, налогу на прибыль, УСН, 3-НДФЛ), которые приводят к уменьшению налогообложения, ему необходимо предоставить в налоговое ведомство уточненную декларацию, в соответствии со ст. 81 НК РФ.
При этом, вместе с исправленной отчетностью, ему рекомендуется предоставить также сопровождающее письмо, которое указывает на неточности и объясняет причину их осуществления.
Обязательно ли оно?
Бюрократия в РФ является всеобъемлющей, требующей на каждый составленный документ, как минимум еще один, с регистрированием предъявленных справок в соответствующих журналах. Особое место среди справок и документов занимают сопровождающие письма. Сопровождение уточненной декларации объяснением не относится к обязательному документу. Если, налогоплательщиком отправлена отчетность без ошибок и у налоговой инспекции нет вопросов – прикладывать сопровождающее пояснение не нужно.
Однако, если в декларации были выявлены неточности или ошибки, то в этом варианте, человеку придется исправить отчетность и отправить ее вместе с приложенным письмом, где указать на неточности и причины таких ошибок. Главное, чтобы в этом послании были отображены нужные сведения для работников ИФНС по отношению к декларации.
Кроме того, сопровождающее письмо может быть составлено с перечислением прикрепленных документов для перестраховки того, что ни один листок не будет утерян.
В каких случаях необходимо?
Как уже отмечалось, сопровождающее письмо не считается обязательным посланием при отсылке уточненной декларации и не регламентируется законодательными нормами РФ. В то же время, практика демонстрирует, что объяснение к декларации оказывает помощь в ускорении и облегчении работы инспекторов ИФНС.
Прикладывать сопровождающую объяснительную рекомендуется к следующим видам отчетов, в случае:
1) Уточненной декларации, которая направляется в ИФНС:
- До завершения срока декларирования.
- После предельного срока отсылки декларации, но до окончательно срока уплаты налогов.
- После завершения всех сроков.
2) Нулевой отчетности, подаваемой ИП при отсутствии работы.
3) Лесной — отображающей сведения об использовании лесных ресурсов, с отчетом о фактической вырубке леса.
4) По ЕНВД, представляющая собой ежеквартальную отчетность, независимо от деятельности или простоя, а также при отсутствии дохода.
5) По УСН — отчетность в налоговую инспекцию ИП или ООО за календарный год, независимо от наличия/отсутствия прибыли.
Кроме этого, приложенное объяснение может быть направлено в случае возникновения вопросов у налоговиков при камеральной проверке, по причинам, отмеченным в п. 3 ст. 88 НК РФ.
При этом, следует иметь ввиду, что многие служащие ИФНС предпочитают иметь объяснительную, особенно при отсылке исправленной отчетности. В этом случае, объяснение отображает исчерпывающие данные о причине уточнения отчетности, что упрощают работу налоговиков.
Во всех прочих ситуациях сопровождающий документ не является обязательным элементом.
Цель предоставления
При наличии сопровождающего письма к налоговой декларации снижается риск возникновения дополнительных вопросов от служащих ИФНС по поводу сданной отчетности.
Сопровождающее письмо не обладает смысловой нагрузкой, однако его наличие:
- Подтверждает факт подачи отчетности (п. 1 ст. 80 НК РФ).
- Обеспечивает порядок подачи декларации и причину ее корректировки (п. 2 ст. 93 НК РФ).
- Фиксирует срок подачи уточненного декларирования, в ответ на запрос ИФНС (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Благодаря сопровождающему письму:
- Могут предотвращаться возможные споры в отношении комплектности поданных документов.
- Облегчается работа канцелярии по регистрированию принятой отчетности.
- Разъясняется цель отправки документов в ИФНС.
- Принятые документы перенаправляются нужному специалисту.
Кто пишет?
Сопровождающее письмо к налоговой декларации, обычно составляется лицом, декларирующим свои доходы. К таким лицам относятся:
Если уточненная декларация и сопровождающее письмо к ней отправляется юр. лицом или ИП, то составлением объяснения, обычно, занимается, либо штатный юрист, либо бухгалтер, отвечающий за налоги. При этом, подписывать документы обязан директор и гл. бухгалтер, подтверждая подлинность подписей печатью.
Если отправкой уточненной декларацией занимается физлицо, то в этом варианте, можно ему самому составить письмо или обратиться к юристу. Юрист поможет оформить объяснение к уточненной декларации более профессионально, с учетом правил в делопроизводстве.
Как составить сопроводительное письмо к уточненной декларации в 2023 году?
Чтобы составить сопровождающее письмо к откорректированной декларации, надо иметь ввиду, что утвержденного унифицированного шаблона такого документа законодательными нормами РФ не предусмотрено. Поэтому, такое приложение к декларации составляется в произвольном стиле либо на простом листе А4, или на фирменном бланке предприятия, с соблюдением правил оформления служебных писем, установленных в делопроизводстве.
При этом, в таком письме непременно должно отображаться:
1) В верхнем правом углу листа – «шапка», с указанием:
- Названия налогового ведомства и обозначением Ф.И.О. руководителя ИФНС.
- Названия предприятия, отправляющего декларацию, с указанием его реквизитов (ИНН/КПП/ОКПО). На фирменном бланке реквизиты предприятия заполнять не надо.
- Юридического адреса фирмы.
2) Напротив, «шапки» — в левой верхней части страницы:
- Исходящий номер письма.
- Дата его составления.
3) Название документа, которое размещается под «шапкой» по центру строки, с обозначением краткого содержания письма.
4) Далее излагается содержательная часть приложения, где приводится:
- Ссылка на законодательные нормы РФ.
- Пояснения о внесении изменений в предварительно поданную декларацию с указанием причин допущенных ошибок или неточностей.
5) Завершающим этапом оформления письма является:
- Заполнение приложения, где нужно отобразить название документа, который прикреплен к сопровождающему письму, с обозначением численности листов.
- Подпись директора предприятия и гл. бухгалтера, с расшифровкой их фамилий и скреплением их подписей печатью предприятия.
Примечание. При составлении письма требуется пользоваться деловым стилем, без допущения ошибок, исправлений и зачеркиваний. Заполненное послание, как правило, составляется в 2-хэкземплярах (один отправляется в ИФНС, второй остается на предприятии). Его требуется зарегистрировать в журнале исходящих писем.
Отправить документы можно, посетив отделение налоговой инспекции, или отправить документы заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о получении его адресатом.
Источник: vsepisma.com