Верно ли, что хранить в организации листки нетрудоспособности свыше 5 лет не обязательно? Какие сроки хранения заявлений сотрудников: по отпускам, вычетам по НДФЛ, банковским реквизитам, компенсациям расходов, на выдачу под отчет, согласия на обработку персональных данных? Если суточные и компенсации расходов необходимо включать в РСВ, верно ли, что и авансовые отчеты, связанные с командировками, и обосновывающие выплату компенсации документы нужно хранить тот же срок, что и зарплатные документы?
Ответ
По вопросу хранения листков нетрудоспособности. Листки нетрудоспособности лучше хранить 6 лет. Согласно п. 896 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, больничные листки требуется хранить пять лет.
Однако поскольку больничные листы необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то их целесообразно хранить 6 лет. Такой срок установлен для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, к которым относятся в том числе листки нетрудоспособности (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ, пп. 3 ч. 1 ст. 1.2, ч. 1 ст.
ЗУП за 5 минут: новая форма СТД-Р, сроки хранения документов
4.6, ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).
При отсутствии листков нетрудоспособности могут взыскать недоимку по страховым взносам из-за документально не подтвержденных расходов на выплату пособий (ч. 4, 6 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ).
По вопросу срока хранений заявлений. Заявления по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться пять лет, а в отношении работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения составляет 75 лет (ст. 19 Перечня).
Если заявление на отпуск входит в личное дело сотрудника, то оно хранятся 75 лет, а не вошедшие — пять лет (ст. ст. 656 и 665 Перечня).
Заявление о вычете НДФЛ храните 5 лет ( ст. 384 Перечня).
Заявление на выдачу под отчет храните 5 лет ( ст. 19 Перечня).
Согласие на обработку данных относится к документам по личному составу хранится 75 лет (ст. 656 Перечня).
Заявления о банковских реквизитах следует хранить 5 лет, если оно не входит в личное дело сотрудника, если входит, то -75 лет (ст. ст. 656 и 665 Перечня).
По вопросу срока хранений авансовых отчетов
Срок хранения авансовых отчетов – 5 лет ( Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Документы по командировкам хранятся – 5 лет ( Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Срок хранения авансового отчета по командировке не зависит от того, что суточные и компенсации расходов Вы включаете в РСВ.
Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Устанавливается он разным в зависимости от вида подлежащего хранению документа. В течение этого срока уничтожать хранящуюся документацию нельзя. О различиях в продолжительности сроков хранения пойдет речь в нашей статье.
Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов
Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.
Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:
- Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
- Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.
Изучаем архив
Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.
Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.
Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.
Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.
Срок хранения налоговых документов
Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.
Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:
В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):
Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558
Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».
Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).
Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:
Работайте с кадровыми документами легко и удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она включает автоматическое формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Попробуйте бесплатно:
Сроки хранения документов
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)
Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)
(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС
5 лет после выбытия ОС
Приказы по основной деятельности
До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)
Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО
До закрытия компании
До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета
Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
Книги покупок и продаж с доп листами
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН
До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования
Годовой – до закрытия компании
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)
До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)
Хранить вместе с отчетом
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;
— 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему
График отпусков работников
1 год после использования
До закрытия компании
* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Штраф за отсутствие документов
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Источник: nalog-plati.ru
Отчёты для Росприроднадзора в 2023 году
Отправлять отчёты в Федеральную службу по надзору в сфере природопользования обязаны все организации и ИП, которые работают на территории России. Набор документов для Росприроднадзора зависит от сферы деятельности предпринимателя и степени вреда, который компания наносит окружающей среде. Уточним, какую отчётность нужно сдать в Росприроднадзор в 2023 году.
Виды отчётности для Росприроднадзора в 2023 году
Декларация о плате за НВОС
Вносить плату за НВОС и составлять соответствующую декларацию обязаны юрлица и ИП, которые оказывают негативное влияние на окружающую среду. Порядок сдачи этой отчётности и формы документа приведены в приказе Минприроды № 1043. Декларацию предоставляют не позднее 10 марта того года, который следует за отчётным периодом.
В зависимости от уровня негативного воздействия все предприятия распределены по категориям, указанным в постановлении № 2398. Сдавать декларацию НВОС обязаны организации, которым присвоена I, II или III категория. Фирмы, которым присвоена IV категория, освобождены от платы за НВОС и от сдачи декларации.
Если негативное влияние на окружающую среду заключается только в том, что компания оставляет твёрдые коммунальные отходы (то есть обычный мусор, например, обрезки бумаги в офисе), то за НВОС должен заплатить региональный оператор по обращению с ТКО, который занимается вывозом мусора.
Если компания допустила ошибку при заполнении документа, отправитель может подать уточнённую декларацию НВОС в течение трёх лет.
Форма 2-ТП (отходы)
Полное название этой формы — «Сведения об образовании, обработке, утилизации, обезвреживании, размещении отходов производства и потребления». Бланк 2-ТП (отходы) и порядок его заполнения утверждены приказом Росстата № 627. Документ сдаётся до 1 февраля года, который следует за отчётным периодом.
2-ТП (отходы) необходимо заполнять:
- юрлицам и ИП, которые собирают, обрабатывают, обезвреживают, транспортируют или утилизируют отходы;
- операторам по обращению с ТКО (в том числе региональным операторам).
Компанию освободят от предоставления 2-ТП (отходы), если предприятие произвело менее 100 кг твёрдых коммунальных отходов и заключило с региональным оператором договор об их утилизации.
Форма 2-ТП (воздух)
Полное название документа — «Сведения об охране атмосферного воздуха». Образец формы и указания по её заполнению даны в приказе Росстата № 661. Документ предоставляют не позднее 22 января года, который следует за отчётным.
Форму 2-ТП (воздух) сдают юрлица и ИП, которые:
2-ТП (отходы) необходимо заполнять:
- выделяют в год более десяти тонн загрязняющих веществ;
- выделяют в год от пяти до десяти тонн загрязняющих веществ, в составе которых выбросы 1 или 2 класса опасности.
2-ТП (рекультивация)
Официальное название этой формы — «Сведения о рекультивации земель, снятии и использовании плодородного слоя почвы». Документ утверждён приказом Росстата № 676. Форму 2-ТП (рекультивация) необходимо сдавать до 1 февраля того года, который следует за отчётным периодом.
Отправлять документ должны организации и ИП, которые:
- разрабатывают месторождения полезных ископаемых;
- занимаются изыскательскими, строительными, мелиоративными и лесозаготовительными работами;
- осуществляют размещение промышленных, строительных и твёрдых бытовых отходов.
Отчёт ПЭК
Отчёт об организации и результатах производственного экологического контроля (ПЭК) сдают юрлица и ИП, которые получили I, II и III категорию НВОС в области:
- охраны атмосферного воздуха;
- охраны и использования водных объектов;
- обращения с отходами.
Согласно статье 15 закона № 96-ФЗ, в отчёт ПЭК нужно включить сведения о фактическом объёме или массе выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух. Форма отчёта ПЭК и порядок его предоставления приведены в приказе Минприроды № 261. Сведения сдают до 25 марта года, который следует за отчётным.
Декларация о количестве выпущенных товаров и упаковки и Отчёт о выполнении нормативов утилизации
Полное название формы — «Декларация о количестве выпущенных в обращение на территории РФ товаров, упаковки товаров, включённых в перечень товаров, упаковки товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, реализованных для внутреннего потребления на территории РФ». Подробные сведения о декларации и отчёте приведены в постановлении правительства № 1417.
Заполнять декларацию обязаны все организации и ИП, которые производят в России или ввозят в страну товары и упаковку, подлежащие утилизации после использования. Перечень этой продукции дан в распоряжении правительства № 3721-р. Сдавать документы нужно до 1 апреля года, который следует за отчётным периодом.
Организации обязаны выполнять норматив по утилизации отходов. Если условия по утилизации не выполнены, компания выплачивает экологический сбор.
При перевыполнении норматива по утилизации в предыдущем календарном году норматив на текущий календарный год уменьшается. Если упаковка произведена из вторичного сырья, то к нормативу утилизации применяется понижающий коэффициент.
Технический отчёт по обращению с отходами
Форма этого отчёта зависит от того, к какой группе НВОС относится предприятие. Компании, относящиеся к I категории, разрабатывают отчёт, отталкиваясь от Проекта нормативов образования отходов и лимитов на их размещение. Организации II категории сдают все сведения в составе декларации о воздействии на окружающую среду. Предприятия III категории формируют отчётность об образовании, использовании, обезвреживании, о размещении отходов.
Сдача документов происходит до 25 марта года, который следует за отчётным. Форма и порядок предоставления указаны в статье 18 закона № 89-ФЗ и статье 4.2 закона № 7-ФЗ.
Отчёт о результатах мониторинга состояния и загрязнения окружающей среды
Полное название этой формы — «Отчёт о результатах мониторинга состояния и загрязнения окружающей среды на территориях объектов размещения отходов и в пределах их воздействия на окружающую среду». Документ утверждён приказом Минприроды № 1030.
Этот отчёт сдают только те предприниматели и юрлица, которые владеют объектами размещения отходов (мусорными полигонами, шламохранилищами) или арендуют такие объекты. Сдавать форму нужно каждый год до 15 января года, следующего за отчётным.
Декларация о воздействии на окружающую среду
Эту декларацию обязаны подавать организации и ИП, которые осуществляют деятельность на объектах II категории, то есть оказывают умеренное негативное воздействие на окружающую среду. Как указано в статье 18 закона № 89-ФЗ, в декларацию нужно внести сведения об обращении с отходами. Подробная информация об этой форме дана в статье 31.2 закона № 7-ФЗ.
В отличие от остальных документов, декларация о воздействии на окружающую среду подаётся не каждый год. Если в условиях работы компании ничего не меняется, форму достаточно подавать раз в семь лет.
Расчёт по экологическому сбору
Содержание и форму расчёта по экологическому сбору регулирует приказ Росприроднадзора № 488. Сдавать расчёт необходимо до 15 апреля года, следующего за отчётным периодом.
Чтобы выполнить расчёт и заплатить экологический сбор, предприниматель должен умножить ставку экосбора на актуальный норматив утилизации и на массу товара, выпущенного в обращение за календарный год, который предшествовал отчётному периоду.
Если в расчётах будет допущена ошибка, ведомство направит отправителю специальный акт. Организация или ИП обязаны предоставить пояснения или исправить ошибку в течение 10 рабочих дней со дня получения этого акта. В случае неуплаты нужно погасить задолженность.
Сроки сдачи экологической отчётности
Сроки хранения отчетности в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Содержание
Все кадровые документы каждый работодатель обязан хранить определенный промежуток времени. Как правило, они отправляются в архив и находятся там до истечения срока хранения, отведенного действующим российским законодательством.
Кто устанавливает сроки хранения документации
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.