Каждое предприятие имеет имущество (товар, продукцию), и его необходимо учитывать. Для этого проводится ревизия, по результатам которой составляется инвентаризационная опись. Зачем это нужно? Какие формы бывают? В статье мы обо всем этом расскажем подробно.
И отдельно остановимся на том, как правильно заполнить опись и каковы ее сроки хранения.
Благодаря статье вы узнаете, как оформляются документы при инвентаризации. А вы в курсе, что на основании ее данных не только ведется учет, но и платится налог на имущество? Да, открывая свою компанию, необходимо задумываться о таких вопросах, как отчетность в государственные органы и налоговые сборы.
А если в штате нет бухгалтера и он вам не нужен на постоянной основе? Тогда мы вам советуем воспользоваться аутсорсингом. Компании, предоставляющие бухгалтерские услуги, подготовят и сдадут всю отчетность в налоговый орган и государственные фонды за вас.
Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
С этим вопросом могут помочь 20 юристов на RTIGER.com
Решить вопрос >
Виды инвентаризационных описей
Существует несколько видов инвентаризационных описей. Федеральной службой государственной статистики (Госкомстатом) разработана и утверждена их форма. Рассмотрим подробнее:
Новый документ «Изменения решения о проведении инвентаризации» в релизе 1С:БГУ 2.0.84.61
- ИНВ-1 используется для учета основных средств;
- ИНВ-2 — нематериальных активов;
- ИНВ-3 — товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
- ИНВ-5 — товаров, принятых на ответственное хранение;
- ИНВ-8а — драгоценных металлов, содержащихся в разных изделиях;
- ИНВ-16 — ценных бумаг и бланков строгой отчетности.
Кроме того, Госкомстатом РФ разработаны и другие документы, которые используются при ревизии. Например, акты инвентаризации, сличительные ведомости, журнал учета и контроля.
Формы документов, перечисленные выше, не обязательны к применению. Вы вправе использовать свои образцы бланков при проведении ревизии. В этом случае форма инвентаризационной описи и других документов должна быть утверждена учетной политикой организации.
Однако для удобства мы советуем воспользоваться бланками, которые разработаны и утверждены Госкомстатом РФ. Так вы избежите ненужных ошибок. Описи и другие необходимые документы для проведения инвентаризации вы можете скачать по ссылке, указанной в конце статьи.
Зачем нужна инвентаризационная опись?
Каждый собственник бизнеса должен знать, сколько у него имеется имущества и товара на конкретную дату. Ревизия выявит недостачу, излишки или просто залежавшуюся продукцию с истекшими или почти истекшими сроками годности. Таким образом, вовремя сделанная инвентаризация спасет бизнесмена от убытков.
При ревизии товар пересчитывается, перемеряется и перевешивается. Результаты остатков заносятся в инвентаризационную опись. Впоследствии на основании этого документа, если выявится недостача товара, можно будет взыскать убытки с материально ответственных лиц.
Инвентаризация: какими документами оформить и в каком порядке провести
В ряде случаев законодательство Российской Федерации предписывает провести инвентаризационную опись в обязательном порядке. Например:
- если имущество передается в аренду или продается;
- при ликвидации предприятия;
- при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
- для выявления хищения, порчи или злоупотребления с ТМЦ;
- при банкротстве организации или индивидуального предпринимателя;
- при продаже компании;
- после пожаров, наводнений и т.п.;
- при увольнении материально ответственного сотрудника;
- при пересменке, когда товар передается под ответственность от одного лица к другому.
Кроме того, инвентаризацию необходимо проводить раз в год для сдачи бухгалтерской отчетности. Предприятие вправе установить своими локальными актами и другие причины проведение ревизии.
Как заполнить инвентаризационную опись?
Каждый вид инвентаризационной описи имеет свои особенности по заполнению. В данной главе мы рассмотрим общие моменты.
Для начала, материально ответственные лица на первой странице описи заполняют расписку. Она говорит о том, что на момент ревизии сотрудники не имеют на руках документов, не сданных в бухгалтерию.
Кроме того, расписка подтверждает, что неоприходованные и несписанные товары на складе отсутствуют. Далее материально ответственные лица ставят подписи, ФИО (фамилии, имена, отчества) и должности.
Также на первой странице инвентаризационной описи ставят дату и номер приказа о назначении ревизии и ее дату проведения. Здесь же перечисляют членов комиссии (ФИО и должности).
В процессе ревизии все результаты измерений и пересчета заносятся в опись. В ней необходимо указать все ТМЦ, которые отражены в приказе. Например, руководитель вынес распоряжение провести ревизию склада маркетологов. Все, что там находится, должно быть внесено в опись. Товар с других складов указывать не нужно.
Заполняя опись, необходимо указать такие данные как артикул, наименование, единица измерения товара и количество. Например, проводим инвентаризацию склада автозапчастей. Внимательно осматриваем деталь и ищем артикул. Если на запчасти или ее упаковке он отсутствует, значит, необходимо поднять накладную и посмотреть его номер там.
После того как нашли необходимую информацию и посчитали товар, в определенные колонки описи заносим:
- наименование ТМЦ — фара;
- артикул — 254125;
- единица измерения — штука;
- количество — 5.
В инвентаризационной описи отражается фактическое наличие ценностей, выявленное в результате ревизии, а также данные согласно бухгалтерскому учету. То есть для количества товара будет два столбца. В один из них до проведения ревизии уже будут внесены данные.
Если какие-нибудь графы в описи не заполняются, то в обязательном порядке ставится прочерк. Это делается с целью невозможности дописывать информацию после ревизии.
Следующий этап — это подведение инвентаризационных итогов. После чего опись сшивается и на последней странице пломбируется. Далее под итогом ревизии должны расписаться члены комиссии и ответственно материальные лица.
Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах. Один для бухгалтерии, второй передается материально ответственным сотрудникам. Срок хранения такого документа составляет не менее 5 лет.
Остались вопросы? Юристы помогут. Кликните и подберите лучших
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Юристы сделают всё за вас.
Источник: rtiger.com
Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии
В конце года бухгалтерам организаций всех форм собственности предстоит провести инвентаризацию имущества и обязательств. Эта процедура проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Отмечу, что это не единственный повод для проведения инвентаризации. В Методических указаниях по проведению инвентаризации (утв.
Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49) – основном нормативном документе – прописаны и другие случаи ее проведения, но на них мы пока останавливаться не будем. Данной статьей мы открываем серию публикаций по проведению инвентаризации имущества и обязательств в организациях всех форм собственности. И первая статья будет посвящена инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Любая организация приобретает для своей деятельности товарно-материальные ценности. Проконтролировать сохранность имущественных ценностей позволяет процедура инвентаризации. Рассмотрим порядок проведения и документальное оформление инвентаризации ТМЦ в программе 1С: Бухгалтерия предприятия.
Документы инвентаризации в 1С можно найти в разделе «Склад» – «Инвентаризация». Для создания нового документа в нашем примере выбираем пункт «Инвентаризация товаров»:
Перед проведением инвентаризации издается приказ. Распечатать этот приказ можно, предварительно заполнив вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия» в документе.
Нажав на кнопку «Печать» и выбрав пункт «Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)», на экране увидим соответствующий бланк.
В программном бланке не предусмотрено поле ознакомления с приказом, поэтому прежде чем его распечатать советую дополнить печатную форму следующим полем:
После того, как издан приказ и все сотрудники, участвующие в инвентаризации, с ним ознакомлены, приступаем непосредственно к проведению самой инвентаризации.
В документе необходимо заполнить первую вкладку «Товары» учетным количеством ТМЦ на складе. Для этого нажмите над табличной частью «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»:
Программа заполняет автоматически обе колонки: «Количество учет» и «Количество факт».
Вам же необходимо фактическое количество заполнить реальными остатками материальных ценностей на складе. Для этого можно вывести на печать документ «Инвентаризация товаров на складе», очистить колонку «Количество» и выдать его членам инвентаризационной комиссии для того, чтобы они пересчитали имеющиеся ТМЦ на складе и внесли фактические остатки вручную:
Затем документ сдается в бухгалтерию, бухгалтер вносит фактические остатки в программу и выводит «Инвентаризационную опись» с заполненным учетным и фактическим количеством ТМЦ на печать. Распечатанный документ подписывается членами инвентаризационной комиссии.
При расхождении учетного и фактического наличия ТМЦ на складе помимо «Инвентаризационной описи» формируется «Сличительная ведомость»:
В сличительной ведомости отражаются только материальные ценности, по которым имеются отклонения от учетных данных:
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, то сличительную ведомость не составляют (не распечатывают).
Результаты инвентаризации представляются руководителю на утверждение, и уже он принимает решение об отражении отклонений в учете.
Недостачи могут быть списаны или отнесены на виновных лиц, а излишки – оприходованы. При выявлении пересортицы (недостача по одним позициям и излишки по другим) по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица.
Руководитель издает приказ (распоряжение), в котором утверждает результаты инвентаризации, назначает исполнителя приказа и ответственного, контролирующего его исполнение:
Отметим, что документ «Инвентаризация товаров» не формирует проводки, поэтому для отражения недостач и излишков в учете необходимо использовать документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров», расположенные в том же разделе («Склад» – «Инвентаризация»):
Оба документа заполняются автоматически на основании данных «Инвентаризации товаров».
Их можно сформировать через кнопку «Создать на основании»
либо путем добавления нового документа: «Склад» – «Инвентаризация» – «Оприходование товаров» («Списание товаров») – «Добавить». Во вновь созданном документе в поле «Инвентаризация» выбрать соответствующий документ и нажать над табличной частью кнопку «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»:
Документ сформирует проводки:
Аналогичным образом формируется и документ «Списание товаров»:
Данные документы предусматривают печатные формы. Документ «Оприходование товаров» позволит распечатать накладную:
а документ «Списание товаров» — акт на списание товаров по форме ТОРГ-16 и в произвольной форме:
Автор статьи: Анна Куликова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Источник: xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai
5 шагов для инвентаризации товаров в рознице
Когда магазин принимает товары, сотрудники заносят их в учетную систему или тетрадку. При продаже товар убирают с остатков. Но этого еще недостаточно, чтобы знать реальную картину: не воруют ли сотрудники, нет ли пересортицы и у каких товаров вышел срок годности. Чтобы это выяснить, в магазине регулярно проводят инвентаризацию. Рассказываем, когда и как ее провести и оформить.
Зачем нужна инвентаризация товаров и в чем ее суть
Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.
Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют.
Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация. Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник. Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара.
Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина. Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.
Когда проводят инвентаризацию магазина
Владелец магазина сам решает, когда проводить инвентаризацию. Как часто проводить ревизию в течение года, зависит от размеров магазина и качества работы персонала. Инвентаризация товаров — регулярно. Инвентаризацию нельзя проводить слишком часто, она мешает продажам: нужно закрыть для покупателей целый отдел или весь магазин.
Поэтому в небольшом магазине для переучета обычно выбирают время, когда покупателей меньше всего: вечер, ночь или раннее утро. Проводить инвентаризацию ежедневно, раз в месяц или в неделю — зависит от размеров магазина.
В гипермаркетах и магазинах с большим ассортиментом проводят частичную инвентаризацию каждый день, почти в онлайн-режиме. Управляющий выбирает товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках. Это делают быстро и выбирают товары так, чтобы у покупателей был доступ к их альтернативам.
Небольшой круглосуточный магазин делает полную инвентаризацию — закрывается ранним утром, когда меньше всего посетителей. На дверь вешают табличку «Учет» и теряют максимум пару покупателей за месяц.
Инвентаризация основных средств — в исключительных случаях. Иногда магазин проводит ревизию оборудования и мебели. Это нужно в редких случаях: когда магазин продают или ликвидируют, если меняют управляющего или заметили, что имущество магазина пропало или его затопили соседи сверху.
Владелец магазина увольняет управляющего и нанимает нового. Нужно знать, какое оборудование есть в наличии, а если чего-то недостает — предъявить претензии бывшему сотруднику. Тогда считают кассы, компьютеры, микроволновки, печи и шкафы.
Разберем, как проводить инвентаризацию товаров, по шагам.
Шаг 1. Подготовиться к инвентаризации
Перед тем как начинать инвентаризацию, нужно убедиться, что в процессе товары не будут добавляться на полки или уходить. Закончить приемку. Нужно принять товары и завершить все поставки. Если они появятся на полке в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — на бумаге возникнут несуществующие излишки. Приостановить продажи.
Магазин может закрыться на время или ограничить доступ покупателей к конкретной категории, если инвентаризация частичная. Если покупатели продолжат брать товары с полки, возникнет недостача.
Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы
В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись.
В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.
Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.
Инвентаризация в Кабинете Дримкас
Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.
Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.
Шаг 3. Посчитать фактические остатки
Дальше комиссия или сам владелец магазина считает фактическое количество товаров. Товары делят по категориям, пересчитывают одну и переходят к другой. Например, сначала считают весь хлеб, потом все молочные продукты. Помимо пересчета товаров смотрят на их состояние и срок годности. Если товары испорчены, их считают отдельно и делают пометку.
В дальнейшем их нужно будет списать и утилизировать. Если магазин принимает и продает товары по штрихкодам, отдельно проверяют, чтобы он был на товарах. Если штрихкода нет, такие товары откладывают и считают их отдельно. Дальше на них нужно нанести штрихкоды и добавить в учетную систему. В инвентаризационной описи напротив каждого товара ставят число.
В итоге получают фактические остатки. Расхождение в фактических и учетных остатках видно в четырех колонках справа по итогам инвентаризации — образец с gosuchetnik.ru
Шаг 4. Выявить расхождение
- излишки. Как правило, возникают из-за ошибок в учете;
- недостачу. Товаров может оказаться меньше из-за ошибки или воровства;
- порчу. Товары в наличии, но срок годности вышел или товар испортили при хранении;
- пересортицу. Общее количество товаров в одной категории верное, но одних товаров не достает, а других слишком много. Так часто бывает, например, с фруктами и овощами.
В ведомости суммы, где это возможно, разносят по каждой из этих причин и сразу рассчитывают, какой убыток возник по вине сотрудников.
Если инвентаризацию проводит сам владелец магазина, он ставит подпись за руководителя и председателя комиссии. Пример с glavkniga.ru
Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации
Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.
Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.
Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.
Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».
Что нужно знать об инвентаризации товаров
- Инвентаризация помогает выяснить, какие товары есть в наличии и как их число расходится с данными в учетной системе.
- Сколько раз проводить инвентаризацию, решает владелец магазина. В небольшом магазине ее обычно проводят раз месяц, в гипермаркете — каждый день.
- Для инвентаризации останавливают приемку, иногда и продажи, печатают остатки из учетной системы, потом считают фактические остатки.
- Излишки зачисляют в фонд магазина, недостачу удерживают из зарплаты продавцов.
Учет товаров без бухгалтерских программ
Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.
Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.
Эксперт
Источник: dreamkas.ru