Приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 признан утратившим силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г. (далее – старый Перечень). В обоих документах приводится минимальный срок хранения документов.
Исчисление сроков хранения дел и документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2010 г., начнет осуществляться с 1 января 2011 г.
Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Так, если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них открыта с января 2004 г. и последняя запись в ней сделана в 2009 г., то исчисление срока хранения для книги начнется с 1 января 2010 г.
Прошивка на 4 прокола дел по личному составу — Елена А. Пономарева
Новый перечень состоит из 12 разделов:
1) документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
2) документы по планированию и ценообразованию;
3) документы по финансированию и кредитованию;
4) документы по учету и отчетности;
5) документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
6) документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
7) документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
8) документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
9) документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
10) документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
11) документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
12) документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности. Значительно расширен перечень документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе «Охрана труда» особое внимание уделено документам по травматизму, работе с вредными и опасными условиями труда.
1 часть: Архивное хранение документов — НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)
Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу. Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет (ст. 6). Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся 5 годами.
В новом Перечне список приказов развернут (ст. 19). В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:
приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
аттестации, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
изменению фамилии;
поощрениям, награждениям;
оплате труда, премированию, различным выплатам;
всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения (заработной платы);
дежурства по профилю основной деятельности;
длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:
дисциплинарных взысканий;
ежегодных оплачиваемых отпусков;
отпусков в связи с обучением;
дежурств;
краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.
Рассмотрим, как изменились некоторые сроки хранения бухгалтерских документов. По-прежнему годовые и сводные годовые (теперь к ним добавились и консолидированные) бухгалтерские балансы и отчеты следует хранить постоянно (ст. 351). Квартальные — 5 лет, месячные – 1 год.
Однако срок хранения аналитических документов (таблиц, докладов) к годовой бухгалтерской отчетности сокращен до 5 лет (ст. 354). Ранее их следовало хранить вместе с годовой отчетностью постоянно (ст. 137). В новом Перечне отдельно (ст.
352) выделены сроки хранения бюджетной отчетности (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки), хотя сроки хранения и установлены аналогичные. Впервые установлен срок хранения (постоянно) для бухгалтерской (финансовой) отчетности по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам (ст. 358). Срок хранения счетов-фактур сокращен с 5 (ст. 150) до 4 лет (ст. 368).
Если ранее перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следовало хранить до его замены новым (ст. 164), то теперь — в течение не менее 5 лет после его замены новым (ст. 380). Согласно старому Перечню срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах был равен 5 годам после снятия с учета (ст. 169), теперь его следует хранить постоянно (ст.381).
Отдельно указаны сроки хранения документов налогового учета и налоговой отчетности: реестры расчета земельного налога (ст. 389) – 5 лет; расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ (ст. 391): годовые – постоянно, квартальные — 5 лет; отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (ст.
391) – постоянно; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392), налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН (ст. 393), налоговые карточки формы 1-НДФЛ (ст. 394), декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование (ст. 395), сведений о доходах физических лиц (ст. 396) и т. д. следует хранить 5 лет.
Напоминаем, что в ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет. Реестры сведений о доходах физических лиц следует хранить 75 лет (ст. 397).
В новом Перечне присутствует оговорка в отношении документов по учету НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на пенсионное страхование. Если в организации не ведутся лицевые счета, то минимальный срок хранения этих документов уже не 5, а 75 лет. Впервые установлен срок хранения Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 401), – постоянно.
По мнению автора, данное положение ставит предпринимателей, применяющих УСН, в невыгодное положение с теми, кто применяет обычную систему налогообложения, поскольку последние хранят документы, являющиеся основанием для составления налоговых деклараций, в основном 5 лет. В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов.
В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений (ст. 50). Теперь постоянно следует хранить не только аудиторское заключение по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 408), но и стандарты, и методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора (ст. 404), общие планы аудита (ст.
405), общие программы аудита (ст. 406). В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.
Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почти для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано для:
договора дарения (ст. 439) – постоянно;
договора ренты (ст. 442) – постоянно;
договора лизинга имущества (ст. 449) – постоянно;
договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.
Как видим, новый Перечень является более подробным и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.
Источник: arhivanet.ru
Минимальный срок хранения бухгалтерских документов в архиве
+7 (343) 383 59 64
Мы делаем сложные дела простыми. Опыт адвокатов более 8 лет. 96% успешных дел!
ЗВОНИТЕ В ЕКАТЕРИНБУРГЕ +7 (343) 383-59-64
Чем мы можем Вам помочь?
Сроки хранения бухгалтерских документов
Документация предприятия, использующаяся в повседневной деятельности, не может быть уничтожена сразу после утраты актуальности конкретного документа.
Некоторые данные, которые содержатся в отработанных документах, длительное время могут представлять определённую ценность.
Поэтому нужно организовать архивное хранение. О сроках хранения бухгалтерских документов в архиве и пойдет речь в данной статье.
Ценность документации бухгалтерского учёта
Движение финансов при осуществлении хозяйственной деятельности коммерческой фирмой всегда фиксируется в документах бухгалтерского учёта.
Такая документация имеет довольно строгие правила заполнения и оборота, так как содержит охраняемую законом информацию о величине прибыли компании и иных операциях с денежными средствами.
Бухгалтерские документы не уничтожаются сразу после того, как работа с ними фактически закончена, и бумага не требуется более, а хранятся наряду с иными документами компании в архиве на особом учёте.
Зачастую возникает необходимость поднять из архива отработанные бухгалтерские бумаги при спорных ситуациях с партнёрами или налоговыми и иными государственными органами.
Причём изъять документы из архива правоохранительные службы могут самостоятельно в рамках проведения какого-либо расследования.
Требования о хранении бухгалтерской документации в архиве стандартны и не отличаются от правил хранения другой внутренней документации, остановимся на сроках хранения таких бумаг.
Каковы сроки хранения бухгалтерских документов
Учитывая важность бухгалтерской документации, как бумаг, описывающих движение денег в компании, законодатель пересмотрел сроки архивного хранения такого рода документов и для основных видов отчётности вместо прошлого пятилетнего минимального срока хранения определил для бухгалтерских документов постоянный срок нахождения в архиве.
Это означает, что документация хранится бессрочно, всё время существования предприятия, а после её ликвидации передаётся в соответствующий орган для ответственного хранения бумаг.
Пятилетний минимальный срок хранения оставлен лишь для уточняющей документации (переписка отделов компании с бухгалтерией) и некоторых аналитических и контрольных документов.
Уменьшить установленный законом срок хранения в архиве нельзя по воле руководителя компании, но увеличить время нахождения бумаг на хранении, если на то существует внутренняя необходимость, вполне разрешается.
Источник: pravobez.ru
О сроках хранения бухгалтерских документов в организации
Обзор изменений в сроках хранения документов и правилах подготовки программы разработки ФСБУ.
Информационное сообщение Министерства финансов РФ
№ ИС-учет-23 от 26.02.2020
Уточнен перечень архивных документов бухгалтерского учета
Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 утверждена новая редакция Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень). Новая редакция Перечня заменяет перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в деятельности организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства организаций) управленческих функций, с указанием сроков хранения. Порядок применения Перечня определен приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237.
Основные новеллы Перечня.
1. Изменены сроки хранения документов по ряду позиций Перечня. Так, срок хранения документов о недостачах, присвоениях, растратах (позиция 287) увеличен до 10 лет (ранее — 5 лет), о получении заработной платы и других выплат (позиция 295) до 6 лет (ранее — 5 лет), лицевых счетов работников и карточек-справок по заработной плате, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. (позиция 296), сокращен до 50 лет (ранее — 75 лет).
Уточнены условия исчисления сроков хранения образцов подписей материально ответственных лиц (позиция 281): они подлежат хранению 5 лет после смены материально ответственного лица (ранее — до минования надобности, но не менее 5 лет).
2. В Перечне определен срок хранения для ряда новых документов бухгалтерского учета:
а) стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта — 5 лет (позиция 267);
б) консолидированная финансовая отчетность, финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по МСФО: годовая — до ликвидации организации; промежуточная — 5 лет (позиция 275).
Кроме того, в Перечне особо указаны сроки хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами: законченных делопроизводством до 1 января 2003 г. — 75 лет; законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. — 50 лет (позиция 301).
3. Из Перечня исключен ряд позиций, в частности, формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета, заказы на бланки документов учета и отчетности.
4. Изменена структура раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня. Документы в нем объединены в пять подразделов «Бухгалтерский учет и отчетность», «Статистический учет и отчетность», «Учет оплаты труда», «Налогообложение», «Учет имущества» (ранее — два подраздела «Бухгалтерский учет и отчетность», «Статистический учет и отчетность»). В связи с этим ряд позиций подраздела 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» перенесен в новые подразделы.
5. В связи с изменениями в законодательстве Российской Федерации о бухгалтерском учете, а также в деятельности организаций уточнена терминология Перечня. В частности, в позиции 268 термин «отчет о прибылях и убытках» заменен термином «отчет о финансовых результатах», термин «месячная» отчетность — термином «промежуточная» отчетность; в позиции 272 термин «отчет организации о выполнении перспективных (долговременных) целевых и текущих программ, планов» — термином «отчеты о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации»; в позиции 277 понятие «приложения к ним [первичным документам], зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей» заменено понятием «связанные с ними [первичными документами] оправдательные документы»; в позиции 282 документы «о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.» поименованы как документы «о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности»; в позиции 289 слова «вопросы бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности» заменены словами «вопросы бухгалтерского учета, бюджетного учета».
Новая редакция Перечня вступила в силу с 18 февраля 2020 г. Одновременно с этим утратил силу приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, которым был утвержден ранее действовавший перечень (приказ Минкультуры России от 17 декабря 2019 г. № 1964). Инструкция по применению Перечня вступила в силу с 25 февраля 2020 г.
Изменены правила подготовки программы разработки
федеральных стандартов бухгалтерского учета
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» разработка федеральных стандартов бухгалтерского учета ведется в соответствии с программой, утверждаемой Минфином России. Правила подготовки и уточнения такой программы были определены в 2013 г. Приказом Минфина России от 4 декабря 2019 г. № 211н утверждена новая редакция этих Правил. Цель издания нового приказа — приведение Правил в соответствие с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» в редакции Федерального закона от 26 июля 2019 г. № 247-ФЗ.
В новой редакции Правил предусмотрено, что программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета (далее — Программа) подготавливается на пять календарных лет (ранее — на три календарных года — очередной год и двухлетний плановый период). Уточнение Программы осуществляется по мере необходимости (ранее — ежегодно). По новым Правилам предложения для включения в проект Программы представляются в Минфин России не позднее 1 июля года, предшествующего очередному пятилетнему периоду (ранее — не позднее 1 ноября).
Уточнено, что предложения, представляемые в Минфин России для включения в проект Программы, могут быть посвящены как разработке новых проектов федеральных стандартов бухгалтерского учета, так и изменению или признанию утратившими силу федеральных стандартов (ранее — только разработке новых проектов стандартов).
Приказ Минфина России от 4 декабря 2019 г. № 211н вступил в силу с 22 февраля 2020 г.
Департамент регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности Минфина России
Источник: www.berator.ru